Möchtest du den Serienbrief in Word gestalten und dann mit Webling personalisieren und ausdrucken? In dieser Anleitung erfährst du, wie das geht.
Serienbrief mit Platzhaltern in Word erstellen
Öffne ein neues Word-Dokument und schreibe den gewünschten Text. Damit du alle Empfänger mit dem Namen ansprichst, helfen dir die Platzhalter, den Serienbrief zu personalisieren.
Du definierst die Platzhalter mit den Pfeilen <<...>>, damit Webling sie als solche erkennen kann. Die Adresse und weitere Details der Mitglieder trägst du also mittels dieser <<Platzhalter>> ein und speicherst die Datei danach ab. Webling ersetzt die <<Platzhalter>> bei Drucken mit den jeweiligen Mitgliederdaten.
Du kennst die genauen Feldnamen nicht oder er hat sich geändert? Kein Problem. Webling ermöglicht dir, die Platzhalter mit den Feldnamen der Mitgliederdatenbank zu matchen. Siehe hierzu Schritt 3.
Word Serienbrief hochladen oder eine bestehende Serienbrief-Datei auswählen
Schritt 1 – Empfänger wählen
Navigiere zu «Mitglieder» (1) und wähle den Empfängerkreis (2) aus. Du kannst dies wie üblich via einer gespeicherten Suche, der Auswahl einer Gruppe oder dem selektiven Auswählen einzelner Mitglieder mittels gesetztem Häkchen erreichen. Dann wählst du «Drucken» (3) und die Option «Word Serienbrief drucken» (4).
Die Reihenfolge der Mitglieder in der am Schluss erstellten Word-Datei entspricht der Sortierung der Ausgangsliste. Du kannst diese wie üblich auf- und absteigend sortieren, indem du auf die Spaltentitel klickst.
Schritt 2 – Serienbriefdatei hochladen oder auswählen
Jetzt kannst du die vorbereitete Datei auswählen und hochladen (1). Webling zeigt dir zudem alle bestehenden Dateien im Format «.docx» an, auch wenn diese keine Platzhalter aufweisen (2). Klicke jetzt auf «Weiter» (3).
Wenn du mehr über Dokumente wissen möchtest: Über die Dokumente
Schritt 3 – Platzhalter und Datenfelder zuordnen
Webling liest die Datei und versucht, alle Platzhalter im Dokument (1) den entsprechenden Datenfeldern der Mitgliederdatenbank zuzuordnen. Schlägt dies fehl, so zeigt die Zuordnung unter «Webling-Feld wählen» den Wert --ignorieren--(2). Für die korrekte Zuordnung klickst du auf das Feld und wählst aus dem Dropdown-Menü das entsprechende Feld aus.
In seltenen Fällen kann Webling die Platzhalter nicht korrekt erkennen. Für diesen Fall: Word Platzhalter werden nicht erkannt
Schritt 4 – Word Serienbrief drucken
Wenn alle Zuordnungen festgelegt sind, klickst du auf «Serienbrief erstellen». Webling erstellt nun eine Word-Datei, in der für jedes ausgewählte Mitglied ein Brief enthalten ist, und speichert sie auf deinem Rechner. Du kannst die Datei nun in Word öffnen und die Serienbriefe drucken.
Die Reihenfolge der Mitglieder in der erstellten Word-Datei entspricht der Sortierung der Ausgangsliste in Schritt 1. Du kannst diese wie üblich auf- und absteigend sortieren, indem du auf die Spaltentitel klickst.