Was ist das Übertragskonto und warum brauche ich das?
Jede Webling Buchhaltung, mit welcher Rechnungen verschoben wurden, besitzen ein transitorisches Hilfskonto in den Aktiven. Das Standardkonto dafür heisst "Übertragskonto" und wird von Webling auf Wunsch automatisch erstellt. Man kann beim Verschieben der Rechnung aber auch ein beliebiges anderes Aktivkonto verwenden. Wir empfehlen jedoch ein eigens dafür gedachtes Konto zu verwenden. So bleiben die Übertragsbuchungen der offenen Rechnungen alle zusammen am gleichen Ort und werden nicht mit anderen Buchungen vermischt.
Warum braucht es so ein Konto?
Am Ende eines Rechnungsjahres bucht man alle Rechnungen aus, welche nicht bezahlt sind und auch nicht mehr bezahlt werden. Alle anderen offenen Rechnungen, die im Folgejahr bezahlt werden, musst du vor dem Abschluss in die Folgeperiode verschieben. Beim Verschieben der Rechnungen geht Webling so vor:
- Webling verschiebt die Rechnungen in die Folgeperiode, die Ertragsbuchungen bleiben jedoch bestehen.
- Webling erstellt eine Buchung über den Gesamtbetrag der offenen Rechnungen vom Debitorkonto auf das Übertragskonto
- Die verschobenen Rechnungen in der Folgeperiode erhalten als Ertragsbuchung anstatt vom normalen Ertragskonto eine Buchung vom Übertragskonto.
In der Folgeperiode ist der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen also wieder auf dem Debitorkonto ersichtlich. Wenn du jedoch einen Blick auf das Übertragskonto wirfst, siehst du dort den Gesamtbetrag als Anfangssaldo. Und mit den erwähnten "Ertragsbuchungen" verschiebt sich dieser Betrag wieder auf das Debitorkonto.
Was wird genau gebucht?
So werden zwei Rechnungen (100.00 und 50.00) vom Jahr 2025 nach 2026 verschoben.
31.12.2025 – Rechnungen verschieben (Buchung in der alten Periode)
Buchungstext: "Rechnungen verschieben" (eine Buchung für alle Rechnungen)
- Soll Übertragskonto Debitoren 150.00 / Haben Debitorenkonto 150.00.
Webling verschiebt die Rechnung ins neue Jahr, aber die Ertragsbuchung bleibt im alten Jahr. Am Ende des Jahres ist das Debitorenkonto 0.00 und das Übertragskonto 150.00.
01.01.2026 – Eröffnungsbuchung in der Folgeperiode
Das Übertragskonto hat 150.00 als Anfangssaldo und das Debitorenkonto hat 150.00 als Anfangssaldo.
01.01.2026 – Ersatz-Ertragsbuchung in der Folgeperiode
Weil Webling aus technischen Gründen zu jeder Rechnung eine Ertragsbuchung braucht, entsteht eine Lücke: Die echte Ertragsbuchung liegt schon in 2025, aber die Rechnung liegt jetzt in 2026. Deshalb wird pro Rechnung eine Ersatzbuchung erstellt (jede Buchung ist mit der jeweiligen Rechnung verknüpft):
- Soll Debitorenkonto 100.00 / Haben Übertragskonto Debitoren 100.00
- Soll Debitorenkonto 50.00 / Haben Übertragskonto Debitoren 50.00
So steht das Debitorenkonto in 2026 wieder korrekt auf 150.00 und das Übertragskonto auf 0.00 für jede einzelne Rechnung.
Mein Übertragskonto stimmt nicht
Wenn der Betrag auf dem Übertragskonto nicht "stimmt", dann kann dies unterschiedliche Gründe haben. Meistens ist es auf Buchungsfehler zurückzuführen.
Eine Möglichkeit ist, dass der Anfangssaldo nicht mit der Vorperiode übereinstimmt. Der Endstand des Kontos im alten Jahr wird jeweils beim Jahresabschluss als Anfangssaldo im neuen Jahr übernommen. Wenn man nun nach dem Jahresabschluss noch Änderungen in der alten Periode macht, dann kann es dazu kommen, dass diese Zahlen nicht mehr übereinstimmen. Der Jahresabschluss muss dann erneut ausgeführt werden (kann problemlos mehrmals durchgeführt werden).
Eine andere Möglichkeit ist, dass verschobene/übertragene Rechnungen gelöscht oder geändert wurden. Rechnungen die man in eine neue Periode übertragen hat, sollte man nicht löschen, sondern immer ausbuchen. Den Betrag von bestehenden Rechnungsposten sollte man dann auch nicht mehr ändern oder löschen, sondern einen neuen Rechnungsposten hinzufügen bzw. eine Teilausbuchung machen. Wenn man das trotzdem gemacht hat, dann kann man es mit einer manuellen Korrekturbuchung vom Übertragskonto auf ein Aufwandskonto korrigieren (das Gleiche, was auch das Ausbuchen gemacht hätte).
Es kann auch sein, dass der Fehler schon ein paar Jahre zurückliegt und immer unbemerkt mitgenommen wurde. Dann findet man das Problem nicht in der aktuellen oder vorherigen Periode. In diesem Fall ist es meist am einfachsten, ebenfalls eine Korrekturbuchung auf Aufwand zu machen.
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