In der Schweiz ist der Standard für Rechnungen die QR-Rechnung. Webling erstellt automatisch Rechnungen mit offiziellem QR-Zahlteil. Hier ist beschrieben, wie du eine solche erstellen und versenden kannst.
Für die EU gibt es den GiroCode. Webling unterstützt diesen auch. Informationen dazu findest du in dieser Anleitung.
Rechnungen erfassen
Im ersten Schritt muss die Rechnung erfasst werden. Wenn du das noch nicht gemacht hast, erfasse sie zuerst in der Buchhaltung. Dazu gehst du auf "Buchhaltung" > "Rechnungen" und klickst auf "Rechnungen erfassen". Folge anschliessend den Schritten im Dialog. Wie das genau funktioniert, ist hier beschrieben.
Sobald du deine Rechnungen erfasst hast, dann kannst du mit dem nächsten Schritt fortfahren.
QR-Rechnungen drucken
Unter "Buchhaltung" > "Rechnungen" findest du nun deine Rechnungen. Um eine QR-Rechnung zu drucken, klicke auf "Drucken" > "Rechnung drucken".
Es erscheint ein Dialog mit einer Auswahl von Designs. Wähle dort das Design "QR-Rechnung":
Nun erscheint die Rechnung und du kannst den Text der Rechnung wie gewünscht anpassen und die Rechnung gestalten.
Im unteren Bereich siehst du bereits eine Vorschau des QR-Rechnung-Abschnittes. Wenn du die Funktion das erste Mal verwendest, musst du die Empfänger-Adresse und deine QR-IBAN hinterlegen. Klicke dazu auf "QR-Rechnung anpassen".
Die einzelnen Einstellungen der QR-Rechnung sind weiter unten genauer beschrieben.
Nachdem du alles eingegeben hast, klickst du auf "Vorschau & Drucken", um eine Vorschau anzuzeigen. Wenn du zufrieden bist, kannst du mit "Rechnungen drucken" die QR-Rechnungen als PDF herunterladen und dann ausdrucken.
Die neue QR-Rechnung kannst du auf normales Papier drucken.
Einstellungen der QR-Rechnung
QR-IBAN: Die QR-IBAN ist nicht dasselbe wie deine normale IBAN-Kontonummer. Du erhältst sie von deiner Bank. Du erkennst die QR-IBAN daran, dass sie an der fünften Stelle immer eine 3 hat, beispielsweise: CHXX 3XXX XXXX XXXX X.
Es ist zwar möglich, auch mit einer normalen IBAN eine QR-Rechnung zu erstellen, aber der Abgleich funktioniert dann nicht so gut, da nicht alle erforderlichen strukturierten Informationen von der Bank übermittelt werden. Ohne QR-IBAN wird die Rechnungsnummer über das Referenz-Textfeld übergeben. Dieses kann vom Zahlenden geändert oder gelöscht werden. Mit der QR-IBAN wird sichergestellt, dass die QR-Referenz (früher Referenznummer) immer gültig ist und mitgeliefert wird. Darum macht die QR-IBAN die elektronische Verarbeitung zuverlässiger und ist grundsätzlich zu bevorzugen.
Kundenidentifikation Bank: Dies ist die ehemalige ESR-Teilnehmernummer. Diese ist mit der Einführung der QR-Rechnung grundsätzlich nicht mehr nötig. Kann aber aus Kompatibilitätsgründen weiterhin angegeben werden. Falls du eine solche erhalten hast, kannst du sie hier eingeben. Dieses Feld ist optional und erscheint nur, wenn du eine gültige QR-IBAN eingegeben hast. Die Zahl besteht meist aus 6 Ziffern (nur Zahlen), manchmal ist sie aber auch länger. Als Kundenidentifikation kannst du die BESR-ID/Bankreferenz/QR-Teilnehmernummer verwenden, die du früher mit den ESR-Einzahlungsscheinen (orange) benutzt hast. Postfinance nutzt diese Nummer nicht. Als Postfinance-Kunde lässt du dieses Feld leer.
Rechnung mit/ohne Betrag drucken: Wenn du eine Rechnung mit Betrag druckst, dann wird der Restbetrag der Rechnung als Betrag aufgedruckt. Bei einer Rechnung ohne Betrag kann das Mitglied den Betrag selber wählen, es wird auch kein Betrag auf der Rechnung aufgedruckt (z.B nützlich für freiwillige Spenden).
Zahlungszweck / Zusätzliche Informationen: Dies erscheint auf der QR-Rechnung als Information für deine Mitglieder. Hier kannst du zum Beispiel den Grund der Rechnung (z.B. "Jahresrechnung") und die Rechnungsnummer angeben. Platzhalter im Format {{Rechnung:ID}} sind hier erlaubt.
Einzahlung für / Zahlungsempfänger: Hier gibst du die Adresse des Kontoinhabers an. Das kann beispielsweise die Adresse deines Vereins oder die Adresse der Person sein, auf die das Konto läuft.
Zahlung durch / Zahlungspflichtiger: Dies ist die Adresse deiner Mitglieder. Du kannst konfigurieren, aus welchen Datenfeldern diese Informationen ausgelesen werden.
Druckeinstellungen: Wähle aus, ob du auf normales oder perforiertes Papier druckst. Bei normalem Papier werden zusätzliche Trennlinien aufgedruckt. Ist dein Papier perforiert, dann ist das nicht notwendig.
Sprache: Wähle, in welcher Sprache der QR-Abschnitt gedruckt werden soll.
QR-Rechnungen per E-Mail versenden
Um QR-Rechnungen per E-Mail zu versenden, klickst du oberhalb der Rechnungsliste auf "Versenden" > "Rechnung per E-Mail senden". Wähle ein Design oder eine Vorlage für deine E-Mail aus und klicke auf "Weiter".
Unterhalb des Textfeldes findest du nun "Rechnung anfügen".
Wähle für die Rechnung das Design "QR-Rechnung".
Die weiteren Schritte sind ab jetzt dieselben wie weiter oben unter QR-Rechnung drucken beschrieben.
Weitere Informationen
Weitere Informationen zur Umstellung von ESR-Einzahlungscheinen nach QR-Rechnung findest du auf folgender Seite: