Alle Adressen in einem Webling werden als Mitglieder gezählt. (Weitere Infos) Allerdings kann man sein Webling so einrichten, dass man die Adressen von Externen und Mitgliedern trennt. Das gibt nicht nur eine bessere Übersicht, damit ist es auch möglich die Zugriffsrechte genauer zu steuern.
Struktur der Mitgliedergruppen anpassen
Damit wir die externen Kontakte und die Mitglieder trennen können, passen wir die Mitgliederstruktur etwas an. Zuerst benennen wir die obersten Mitgliedergruppe um:
Anschliessend erstellen wir zwei neue Gruppen mit den Bezeichnungen "Extern" & "Verein":
Wenn wir noch keine Untergruppen in den Mitglieder haben, können die externen Kontakte und die Mitglieder nun in den beiden neu erstellten Gruppen erfasst oder dahin verschoben werden.
In unserem Beispiel sehen wir, dass unser Beispielverein ein Sportclub mit verschiedenen Manschaften ist. Wenn das der Fall ist, müssen die Untergruppen zum Schluss noch in die Gruppe "Verein" verschoben werden. Gruppen verschieben geht über den Menüpunkt "Gruppen bearbeiten" links unten im Seitenmenü. Eine detaillierte Anleitung zum Bearbeiten, Kopieren und Verschieben von Mitgliedergruppen: Mitgliedergruppen bearbeiten
Sobald alle Gruppen verschoben sind, sieht unser Organigramm nun wie folgt aus:
Das gleiche kannst du natürlich auch für Sponsoren, Interessierte, Ehemalige, Gönner, Firmen etc. machen.
Auf die gleiche Art können auch die Anmeldungen für Lager und Anlässe verwaltet werden. Dazu haben wir ein eigenen Artikel geschrieben: Event-Anmeldung mit Hilfe von Mitgliedergruppen
Rechnungen an Externe Kontakte schreiben
Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- Man erfasst die Person wie oben beschrieben als externe Person
- Oder man gibt beim Erfassen der Rechnung direkt eine Adresse ein.
Die Option für eine externe Adresse ist nur bei "Einzelne Rechnung erfassen" verfügbar:
Wenn die Person in Webling erfasst ist, dann hast du den Vorteil, dass du die Rechnung auch gleich via Webling per E-Mail versenden kannst. Das ist beim Erfassen der Adresse nicht möglich. Du kannst jedoch das PDF der Rechnung herunterladen uns selber drucken/verschicken.