Rechnungen bearbeiten

Rechnungen drucken funktioniert auf die gleiche Art wie ein Serienbrief. Der wichtigste Unterschied ist, dass die zusätzlichen Datenfelder des Debitors als Platzhalter verwendet werden können.

Die Rechnungen können anstatt gedruckt, auch als Anhang in einem E-Mail an die Debitoren verschickt werden.

Rechnung drucken

Um einen Serienbrief zu erstellen, wähle den oder die gewünschten Debitoren aus und klicke anschliessend auf “Drucken” > “Rechnung drucken”. Der Assistent führt durch dich die weiteren Schritte.

Schritt 1: Design auswählen

Im ersten Schritt wählst du die gewünschte Vorlage aus. Du hast di Auswahl zwischen einer neutralen Vorlage in den verschiedenen Designs unter "Design wählen". Aufgelistet werden aber auch "Gespeicherte Vorlagen" (Eigene Vorlagen) und "Verlauf" (Die zuletzt benutzten Vorlagen).

In Webling stehen folgende Designs zu Auswahl:

  • Einfacher Brief: Ein Brief ohne Adressfeld
  • Adresse links: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der linken Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der linken Seite.
  • Adresse rechts: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf er rechten Seite.
  • DIN lang: Ein Brief mit der Empfängeraderesse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format DIN lang mit dem Fenster auf der rechten Seite.

Du kannst auch ein Word Dokument als Vorlage benutzen. Klicke dazu auf "Word Vorlage hochladen" im entsprechenden Bereich. Lade ein Word Dokument hoch oder wähle ein bereits hochgeladenes Dokument in Weling aus. Die Platzhalter werden wie im Webling Serienbrief als sog. Doppeltags <<Vorname>> eingefügt. Anschliessend erstellt Webling den Brief und du kannst ihn als Word Dokument herunterladen.

Schritt 2a: Rechnung schreiben

Schritt 2a: Rechnung schreiben

Absenderadresse: Die Absenderadresse wird klein oberhalb der Empfängeradresse gedruckt. Du kannst die Absenderadresse weglassen wenn du möchtest. Dieser Block ist im Design Einfacher Brief nicht vorhanden.

Empfängeradresse: Die Empfängeradresse ist so platziert, dass die Adresse im Fenster des Fenstercouverts erscheint. Hier solltest du Platzhalter verwenden, Platzhalter sind weiter unten beschrieben.

Der Brief ist ein Text, der von Webling zu einem PDF verarbeitet wird. Die Darstellung im PDF nicht genau gleich wie auf dem Bildschrim. Damit es so aussieht, wie gewünscht musst du verschiedene Einstellungen probieren.

Schritt 2b: Rechnung gestalten

Schritt 2b: Rechnung gestalten

Es gibt einige Elemente, die du beim Gestalten einer Rechnung einsetzen kannst.

Erste Zeile von links:

  • Schriftart: Du kannst die Schriftart z.B. eines Titels ändern und den Rest des Briefs in einer anderen Schriftart belassen
  • Schriftgrösse: Damit kann man die Schriftgrösse eines Teils des Texts anpassen.
  • Nummerierte Liste: Nützlich für Traktanden oder Tagesordnungspunkte
  • Nicht nummerierte Liste: Nützlich für Aufzählungen
  • Tabellen: Mit Tabellen kann man Tabellen machen. Wenn man den Rand der Tabelle entfernt, kann Text mit einer Tabelle positioniert werden. Bis es genau passt, muss etwas experimentiert werden.
  • Bilder: Es können Bilder eingefügt werden. Bis die Grösse des Bildes genau passt, muss etwas experimentiert werden.
  • Horizontaler Strich: Mit dem Strich können Abschnitte getrennt werden
  • Zentriert: Zentrierter Text
  • Blocksatz: Briefe werden normalerweise im Blocksatz gesetzt. Dies ist die Standardeinstellung

Zweite Zeile von links:

  • Platzhalter: Damit können Platzhalter ausgewählt werden. Platzhalter sind weiter unten beschrieben
  • Stil: Überschriften werden am besten mit diesem Knopf gestaltet
  • Fett: Fetter Text
  • Kursiv: Kursiver Text
  • Unterstrichen: Unterstrichener Text
  • Durchgestrichen: Durchgestrichener Text
  • Farbige Schrift: Eine Farbe für die Schrift auswählen
  • Als Text einfügen: Text aus einem anderen Programm einfügen
  • Aus Word einfügen: Text aus Word einfügen. Einige Formatierungen können dabei übernommen werden. Wegen unterschiedlichen Technologien können nicht alle Optionen von Word unterstützt werden.
  • Formatierung Entfernernen: Formatierungen eines Textes entfernen, dies ist eine nützliche Funktion um mit der Formatierung neu starten zu können
  • Rechtschreibung: Rechtschreibeprüfung

Schritt 2c: Layoutoptionen und Schriften

Es stehen folgende Layoutoptionen zur Verfügung:

Design: Hier kannst du das Design ändern. Die einzelnen Designs sind oben beschrieben

Schriftart: Es stehen folgende Schriftarten zur Verfügung:

  • Source Sans: Eine Serifenlose Schrift
  • Source Serif: Eine Schrift mit Serifen
  • Raleway: Eine elegante serifenlose Schrift
  • Oribtron: Eine futuristische serifenlose Schrift
  • Short Stack: Eine verspielte Schrift
  • Knewave: Eine fette, gemalte Schrift
  • Dancing Script: Eine handschriftähnliche, geschwungene Schrift

Schriftgrösse: Mit einer kleinen Schrift, kann man mehr Text auf einer Seite unterbringen. Für einen Brief mit wenig Text kann eine grössere Schrift gewählt werden.

Seitenränder: Mit kleinen Seitenrändern sind die Zeilen etwas länger, mit grossen Seitenränder hat es mehr weissen Rand. Mit kleinen Seitenrändern bringt man mehr Text auf eine Seite.

Kopfzeile: In der Kopfzeile kann ein Logo oder ein Absender untergebracht werden

Fusszeile: In der Fusszeile kann ein Logo, ein Absender, Kontoverbindungen etc eingefügt werden.

Schritt 2d: Platzhalter

Jeder wird gern mit dem eigenen Namen angesprochen. Eine Rechnung mit persönliche Anrede wird eher gelesen und kommt besser an.

Die persönliche Anrede in Webling wird mit Platzhaltern gemacht. Mit Platzhaltern kann man Datenfelder aus dem Mitglied und dem Debitor in der Rechnung verwenden. Die Anrede wird folgendermassen gemacht: Guten Tag <<Vorname>>. Beim Erstellen des Briefes wird <<Vorname>> automatisch durch den Vornamen des Mitglieds ersetzt. Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Judith.

Auch die Datenfelder des Debitors, wie das Fälligkeitsdatum oder der Betrag können verwendet werden. Mehr zu den Platzhaltern finden wir hier.

Schritt 3: Vorschau

Die Vorschau zeigt die fertige Rechnung. Es kann sein, dass die Vorschau etwas anders aussieht als im vorherigen Schritt. Solche Unterschiede haben technische Ursachen und lassen sich nicht vermeiden.

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