ESR / BESR einlesen (CH)

ESR / BESR bzw. CAMT Dateien werden von der Postfinance und den Schweizer Banken bereit gestellt, sofern das Konto entsprechend eingerichtet ist und die ESR-Rechnungen verschickt wurden. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, kann eine solche ESR Datei im Online-Banking heruntergeladen werden.

Beachte: Webling unterstützt Dateien vom ESR v11 Typ 3 und camt.54. ESR v11 ist der alte Standard, welcher 2017 von CAMT (Gemäss ISO 20022) abgelöst wird. Ab 2018 wird zudem ein neuer Standard von Einzahlungsscheinen in der Schweiz eingeführt. Webling wird auch diesen neuen Standard fristgerecht einführen. Weitere Informationen zu den Schweizer Einzahlungscheinen sind auf unserem Blog zu finden. Weitere informationen zu den neuen Standards finden Sie in unserem Artikel "ISO20022, CAMT, neue Einzahlungsscheine".

ESR / CAMT Datei einlesen

Lade die ESR / CAMT Datei von deinem Onlinebanking herunter. Danach kannst Du die Datei in Webling einlesen.

Klicke dazu bei der Debitoren Liste auf "Einlesen" > "Kontodaten einlesen"

Es öffnet sich ein Dialog, welcher durch die nächsten Schritte führt.

Im ersten Schritt wählt man das Konto aus, auf welches die Einzahlungen eingegangen sind und wählt die ESR Datei aus.

Im zweiten Schritt werden die Debitoren aufgelistet, welche von Webling erkannt und einem Debitor zugeordnet wurden. In der Spalte "Status" sieht man ob

  • die Zahlung mit dem Debitor überein stimmt,
  • zu viel oder zu wenig ein bezahlt wurde,
  • die Zahlung zu einem Debitor aus einer anderen Rechnungsperiode gehört oder
  • ob der Debitor bereits bezahlt wurde.

Falls

  • der Betrag höher als der Debitor ist,
  • der Bertrag bereits beglichen wurde oder
  • die ID zu einem Debitor aus einer andere Periode gehört,

muss zusätzlich definiert werden ob und wie die Zahlung verbucht werden soll. Dies kann in der Spalte "Ertrag verbuchen in" definiert werden.

Einbezahlter Betrag ist höher als der Debitor

Wenn der einbezahlte Betrag grösser ist als der Betrag des zugeordneten Debitors, bietet Webling folgende Optionen an:

  • Betrag nicht verbuchen: Die Zahlung wird ignoriert und nicht verbucht.
  • Zusatzbuchung Ertragskonto: Wählt man diese Option, so erstellt Webling eine zusätzliche Buchung auf das gewünschte Ertragskonto. Diese Buchung erfolgt direkt vom Ertragskonto auf das Bankkonto und wird nicht mit dem Debitor verknüpft.
  • Nur mit dem neuen CAMT Format: Der Debitor kann automatisch auf den zusätzlichen Betrag erhöht und abgeschlossen werden.

Rechnung bereits beglichen

Wenn dieser Status angezeigt wird, dann wurde diese Zeile entweder bereits mit einer anderen ESR Datei eingelesen oder die Rechnung wurde doppelt bezahlt. Es stehen die gleichen Option wie beim zu hohen Betrag zur Verfügung.

Rechnung mehrfach bezahlt

Dieser Status trifft zu, wenn ein Debitor doppelt bezahlt wurde, jedoch in Webling noch nicht abgeschlossen ist. (Zwei Zahlungen über den Gesamtbetrag des Debitors in der gleichen ESR Datei.) Auch hier stehen die gleichen Optionen wie vorhin zur Verfügung.

Debitor in anderer Periode

Dieser Status trifft zu, wenn ein Debitor bezahlt wurde, der aus einder vorgehenden Periode stammt. (Zum Beispiel, wenn ein Mitglied einen alten Einzahlungssschein vom letzten Jahr verwendet.) Auch hier stehen die gleichen Optionen wie vorhin zur Verfügung.

Nicht zugeordnete Buchungen

Sämtliche Buchungen der eingelesenen ESR Datei, welche im zweiten Schritt nicht aufgelistet wurden, werden hier angezeigt. Das ist nur der Fall, wenn die Referenznummer mit keinem in Webling gespeicherten Debitor überein stimmt. Das ist der Fall wenn

  • Die ESR Rechnung zu dieser Zahlung aus einem anderen System stammt. (z.B. Früher benutztes Buchhaltungssystem)
  • Der dazugehörige Debitor gelöscht wurde.

Da ausser der Referenznummer die ESR Datei keine Informationen zur Herkunft der Zahlung enthält, kann die Zahlung in diesem Fall nicht zugeordnet werden. Du hast folgende Möglichkeiten:

  • Betrag manuell auf das Kreditorenkonto verbuchen: Mit dem Kreditorenkonto hast du alle Informationen aus der ESR Datei zur Verfügung, die dir weiterhelfen (Betrag und Datum der Einzahlung). Falls sich ein Mitglied nach eine Mahnung beschwert, dass die Zahlung vorgenommen wurde, kannst du in Rücksprache mit dem Mitglied anhand des Betrags und des Datums feststellen von wem die Zahlung stammt.
  • Nachforschungen der Bank: Du kannst deine Bank bitten, die ESR Zahlung mit dieser ID zurückzuverfolgen. Beachte, dass dies meistens mit Kosten verbunden ist.
  • ESR Datei im alten System einlesen: Falls die Zahlung aus früher verwendeten Buchhaltungssystem stammt, empfehlen wir die Datei im alten System einzulesen. Sobald mit Hilfe des alten Systems die Zahlung einem Mitglied zugeordnet werden kann, ist es in Webling möglich den Debitor von Hand abzuschliessen.
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