ESR / BESR bzw. CAMT Dateien werden von der Postfinance und den Schweizer Banken bereit gestellt, sofern das Konto entsprechend eingerichtet ist und die ESR-Rechnungen verschickt wurden. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, kann eine solche ESR Datei im Online-Banking heruntergeladen werden.
Beachte: Webling unterstützt Dateien vom ESR v11 Typ 3 und CAMT.
ESR v11 ist der alte Standard, welcher 2017 von CAMT (Gemäss ISO 20022) abgelöst wurde.
In der Schweiz wird in Zukunft ein neuer Standard für Einzahlungsscheinen eingeführt. Webling wird auch diesen neuen Standard fristgerecht einführen. Weitere Informationen zu den Schweizer Einzahlungscheinen sind auf unserem Blog zu finden. Weitere informationen zu den neuen Standards finden Sie in unserem Artikel "ISO20022, CAMT, neue Einzahlungsscheine".
ESR / CAMT Datei einlesen
Lade die ESR / CAMT Datei von deinem Onlinebanking herunter. Diese Datei kannst du dann in Webling einlesen.
Klicke oberhalb der Rechnungsliste oder der Buchungsliste auf "Einlesen".
Es öffnet sich ein Dialog, welcher durch die nächsten Schritte führt.
Im ersten Schritt wählt man das Konto aus, auf welches die Einzahlungen eingegangen sind und wählt die ESR Datei aus.
Im zweiten Schritt werden die Rechnungen aufgelistet, welche von Webling erkannt und einem Debitor zugeordnet wurden. In der Spalte "Status" sieht man ob
- die Zahlung mit der Rechnung überein stimmt,
- zu viel oder zu wenig ein bezahlt wurde,
- die Zahlung zu einer Rechnung aus einer anderen Rechnungsperiode gehört oder
- ob die Rechnung bereits beglichen wurde.
Falls
- der Betrag höher als der der Rechnungsbetrag ist,
- der Betrag bereits beglichen wurde oder
- die ID zu einer Rechnung aus einer andere Periode gehört,
muss zusätzlich definiert werden ob und wie die Zahlung verbucht werden soll. Dies kann in der Spalte "Ertrag verbuchen in" definiert werden.
Einbezahlter Betrag ist grösser als der Rechnungsbetrag
Wenn der einbezahlte Betrag grösser ist als der Betrag der zugeordneten Rechnung, bietet Webling folgende Optionen an:
- Betrag nicht verbuchen: Die Zahlung wird ignoriert und nicht verbucht.
- Zusatzbuchung Ertragskonto: Wählt man diese Option, so erstellt Webling eine zusätzliche Buchung auf das gewünschte Ertragskonto. Diese Buchung erfolgt direkt vom Ertragskonto auf das Bankkonto und wird nicht mit der Rechnung verknüpft.
- Die Rechnung kann automatisch erhöht und abgeschlossen werden.
Rechnung bereits beglichen
Wenn dieser Status angezeigt wird, dann wurde diese Zeile entweder bereits mit einer anderen ESR Datei eingelesen oder die Rechnung wurde doppelt bezahlt. Es stehen die gleichen Option wie beim zu hohen Betrag zur Verfügung.
Rechnung mehrfach bezahlt
Dieser Status trifft zu, wenn eine Rechnung doppelt bezahlt wurde, jedoch in Webling noch nicht abgeschlossen ist. (Zwei Zahlungen über den Gesamtbetrag der Rechnung in der gleichen ESR Datei.) Auch hier stehen die gleichen Optionen wie vorhin zur Verfügung.
Rechnung in anderer Periode
Dieser Status trifft zu, wenn eine Rechnung bezahlt wurde, die aus einer anderen Periode stammt. (Zum Beispiel, wenn ein Mitglied einen alten Einzahlungssschein vom letzten Jahr verwendet.) Auch hier stehen die gleichen Optionen wie vorhin zur Verfügung.
Nicht zugeordnete Buchungen
Sämtliche Buchungen der eingelesenen ESR Datei, welche im zweiten Schritt nicht aufgelistet wurden, werden hier angezeigt. Das ist nur der Fall, wenn die Referenznummer mit keiner Webling Rechnung überein stimmt. Das ist der Fall wenn
- Die ESR Rechnung zu dieser Zahlung aus einem anderen System stammt. (z.B. Früher benutztes Buchhaltungssystem)
- Die dazugehörige Rechnung gelöscht wurde.
Da ausser der Referenznummer die ESR Datei keine Informationen zur Herkunft der Zahlung enthält, kann die Zahlung in diesem Fall nicht zugeordnet werden. Du hast folgende Möglichkeiten:
- Betrag manuell auf das Kreditorenkonto verbuchen: Mit dem Kreditorenkonto hast du alle Informationen aus der ESR Datei zur Verfügung, die dir weiterhelfen (Betrag und Datum der Einzahlung). Falls sich ein Mitglied nach eine Mahnung beschwert, dass die Rechnung beglichen wurde, kannst du in Rücksprache mit dem Mitglied anhand des Betrags und des Datums feststellen von wem die Zahlung stammt.
- Nachforschungen der Bank: Du kannst deine Bank bitten, die ESR Zahlung mit dieser ID zurückzuverfolgen. Beachte, dass dies meistens mit Kosten verbunden ist.
- ESR Datei im alten System einlesen: Falls die Zahlung aus früher verwendeten Buchhaltungssystem stammt, empfehlen wir die Datei im alten System einzulesen. Sobald mit Hilfe des alten Systems die Zahlung einem Mitglied zugeordnet werden kann, ist es in Webling möglich die Rechnung von Hand abzuschliessen.