Rechnungen schreiben, drucken & verschicken

Rechnungen Drucken oder Versenden funktioniert auf die gleicher Art wie ein Serienbrief. Der wichtigste Unterschied ist, dass die zusätzlichen Datenfelder der Rechnung (Rechnungsdetails) auch als Platzhalter zur Verfügung stehen.

Um eine Rechnung für ein Mitglied zu drucken, muss zuerst eine Rechnung erstellt werden. Die Rechnung erstellen wir in der Buchhaltung, indem wir links im Menü auf "Rechnungen" und dann auf den "Erfassen" Knopf klicken. Die erstellte Rechung tauch dann in der Rechnungslite auf. Wir wählen die Rechung(en) in der Liste aus und klicken oberhalb der Liste auf "Drucken" oder "Versenden".

Drucken: Design oder Vorlage auswählen

Im neu geöffneten Fenster erscheint die Auswahl mit den verschiedenen Vorlagen. Hier haben wir die Auswahl zwischen einer neutralen Rechnung in den verschiedenen Designs unter "Design wählen".

Design auswählen

  • Einfacher Brief: Ein Brief ohne Adressfeld
  • Adresse links: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der linken Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der linken Seite
  • Adresse rechts: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der rechten Seite
  • DIN lang: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format DIN lang mit dem Fenster auf der rechten Seite

Gespeicherte Vorlagen

Hier können wir eigene Rechnungsvorlagen erstellen. Diese Funktion bietet sich für Beispiele an, welche sich öfters wiederholen. Es kann beispielsweise eine Vorlage für die Mitgliederbeiträge, eine für die erste und eine für die zweite Mahnung erstellt werden. Benutzen Sie in diesen Vorlagen die Platzhalter, um die Rechnungen jeweils zu personalisieren. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage kann jeweils entschieden werden, ob diese Vorlage nur für uns, oder für alle Nutzer von Webling öffentlich ist.

Sind die Vorlagen einmal erstellt, erleichtern diese uns die Arbeit mit Webling enorm. Um die Rechnungen zu drucken, wählen wir einfach die gewünschte Rechnung und die passende Vorlage aus. Die Platzhalter personalisieren die Rechnung für jedes Mitglied. Mit wenigen Klicks können wir also viele personalisierte Rechnungen drucken.

Tipps, wie wir bei einer bestehenden Vorlage die Sichtbarkeit von "öffentlich" zu "privat" oder umgekehrt ändern, finden wir hier.

Verlauf

Im Verlauf sehen wir die Rechnungen / Texte, welche wir als letztes gedruckt haben. Auch diese können nochmals geöffnet und bearbeitet werden, falls wir das möchten.

Drucken: Rechnungsbrief bearbeiten und drucken

Ist das Design oder die Vorlage ausgewählt, klicken wir auf weiter und gelangen ins "Bearbeitungsfenster".

Hier können wir nochmals diverse Einstellungen vornehmen. Oberhalb des Textes können die Empfänger bearbeitet (neue hinzugefügt, andere gelöscht) werden.

Auf der rechten Seite des Rechnungstextes können nochmals das Design abgeändert, die Schriftart und -grösse sowie die Seitenränder angepasst werden.

Im unteren Feld wird der Text der Rechnung eingegeben. Falls Sie eine Vorlage ausgewählt haben, erscheint natürlich der Text der Vorlage.

Mit Klick auf "Vorlage" können wir jederzeit schauen, wie die Rechnung aussieht, wenn diese gedruckt wird.

Wenn alle Felder vollständig ausgefüllt sind, klicken wir auf "Serienbrief erstellen", und dann auf "Serienbrief herunterladen", um die Rechnung zu drucken.

Mehr Informationen zum Bearbeiten der Rechnungen finden wir hier.

Mehrere Rechnungen erstellen mit der Funktion „Platzhalter“

Jeder wird gern mit dem eigenen Namen angesprochen. Eine Rechnung mit persönlicher Anrede wird eher gelesen und kommt besser an. Die Platzhalter ermöglichen uns, mehrere personalisierte Rechnungen auf einmal zu erstellen.

Die persönliche Anrede in Webling wird mit den Platzhaltern gemacht. Mit Platzhaltern kann man die Datenfelder auf dem Mitglied und der Rechnung verwenden. Die Anrede wird folgendermassen gemacht:

Guten Tag <<Vorname>>. Beim Drucken der Rechnung wird <<Vorname>> automatisch durch den Vornamen des jeweiligen Mitglieds ersetzt. Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Judith.

 

Um mehrere Rechnungen zu drucken, müssen zuerst die jeweiligen Rechnungen erstellt werden. Um mehrere Rechnungen zu erstellen, markieren wir in der Liste alle gewünschten Rechnungen.Wenn alle angewählt sind, klicke auf „Drucken“ und dann auf „Rechnung drucken“.  

Automatisierte Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen

Nicht in allen Vereinen bezahlt jedes Mitglied den gleich grossen Mitgliederbeitrag. Einige Vereine verschicken auch regelmässig Rechnungen, wobei die Rechnungsbeträge von Leistungen abhängig sind. Mehr zum Erstellen von Rechnungen mit verschieden grossen Beiträgen erfahren wir hier.

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare