Rechnungen schreiben & drucken

Mit Webling Rechnungen zu erstellen - kein Problem - es ist ganz einfach.

Rechnungen Drucken funktioniert auf die gleicher Art wie ein Serienbrief. Der wichtigste Unterschied ist, dass die zusätzlichen Datenfelder des Debitors (Buchhaltung) auch als Platzhalter verwendet werden können.

Um eine Rechnung für ein Mitglied zu erstellen, muss zuerst ein Debitor erstellt werden. Mit dem Erstellen des Debitors wird die Rechnung in Ihrer Webling Buchhaltung abgespeichert. Den Debitor erstellen wir in der Buchhaltung, indem wir auf Debitoren und dann auf Erfassen klicken. Im Feld „Eintrag hinzufügen“ können wir das gewünschte Mitglied einsetzen. Der Buchungstext kann Beispielsweise „Mitgliederbeitrag 2016“ sein. Wir füllen die entsprechenden Felder aus und wichtig ist natürlich, bei dem „Debitorenkonto“ das Konto Debitoren zu wählen. Mit dem Klick auf „Debitor erstellen“ wird der Debitor erstellt. Der Debitor erscheint nun in der Debitorenliste in der Buchhaltung. Wir wählen ihn an, indem wir das Kontrollkästchen auf der linken Seite aktivieren. Als nächstes möchten wir die Rechnung erstellen. Dafür klicken wir (während der gewünschte Debitor angewählt ist) auf „Drucken“ und dann auf „Rechnung drucken“.

Design oder Vorlage auswählen

Im neu geöffneten Fenster erscheint die Auswahl mit den verschiedenen Vorlagen. Hier haben wir die Auswahl zwischen einer neutralen Rechnung in den verschiedenen Designs unter "Design wählen". Unterhalb werden auch die eigens gespeicherten Vorlagen sowie die eigenen Word-Vorlagen aufgelistet. Als erstes jetzt aber zu den Designs:

Design auswählen

  • Einfacher Brief: Ein Brief ohne Adressfeld
  • Adresse links: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der linken Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der linken Seite
  • Adresse rechts: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format C5 mit dem Fenster auf der rechten Seite
  • DIN lang: Ein Brief mit der Empfängeradresse auf der rechten Seite. Dieser Brief ist für Fenstercouverts im Format DIN lang mit dem Fenster auf der rechten Seite

Gespeicherte Vorlagen

Hier können wir eigene Rechnungsvorlagen erstellen. Diese Funktion bietet sich für Beispiele an, welche sich öfters wiederholen. Es kann beispielsweise eine Vorlage für die Mitgliederbeiträge, eine für die erste und eine für die zweite Mahnung erstellt werden. Benutzen Sie in diesen Vorlagen die Platzhalter, um die Rechnungen jeweils zu personalisieren. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage kann jeweils entschieden werden, ob diese Vorlage nur für uns, oder für alle Nutzer von Webling öffentlich ist.

Sind die Vorlagen einmal erstellt, erleichtern diese uns die Arbeit mit Webling enorm. Um die Rechnungen zu drucken, wählen wir dann nur noch die gewünschten Debitoren und dann die Vorlage aus. Die Platzhalter personalisieren die Rechnung für jedes Mitglied. Mit wenigen Klicks können wir also viele personalisierte Rechnungen drucken.

Tipps, wie wir bei einer bestehenden Vorlage die Sichtbarkeit von "öffentlich" zu "privat" oder umgekehrt ändern, finden wir hier.

Verlauf

Im Verlauf sehen wir die Rechnungen / Texte, welche wir als letztes gedruckt haben. Auch diese können nochmals geöffnet und bearbeitet werden, falls wir das möchten.

Rechnung bearbeiten und drucken

Ist das Design oder die Vorlage ausgewählt, klicken wir auf weiter und gelangen ins "Bearbeitungsfenster".

Hier können wir nochmals diverse Einstellungen vornehmen. Oberhalb des Textes können die Empfänger bearbeitet (neue hinzugefügt, andere gelöscht) werden.

Auf der rechten Seite des Rechnungstextes können nochmals das Design abgeändert, die Schriftart und -grösse sowie die Seitenränder angepasst werden.

Im unteren Feld wird der Text der Rechnung eingegeben. Falls Sie eine Vorlage ausgewählt haben, erscheint natürlich der Text der Vorlage.

Mit Klick auf "Vorlage" können wir jederzeit schauen, wie die Rechnung aussieht, wenn diese gedruckt wird.

Wenn alle Felder vollständig ausgefüllt sind, klicken wir auf "Serienbrief erstellen", und dann auf "Serienbrief herunterladen", um die Rechnung zu drucken.

Mehr Informationen zum Bearbeiten der Rechnungen finden wir hier.

Mehrere Rechnungen erstellen mit der Funktion „Platzhalter“

Jeder wird gern mit dem eigenen Namen angesprochen. Eine Rechnung mit persönlicher Anrede wird eher gelesen und kommt besser an. Die Platzhalter ermöglichen uns, mehrere personalisierte Rechnungen auf einmal zu erstellen.

Die persönliche Anrede in Webling wird mit den Platzhaltern gemacht. Mit Platzhaltern kann man die Datenfelder auf dem Mitglied und dem Debitor in der Rechnung verwenden. Die Anrede wird folgendermassen gemacht:

Guten Tag <<Vorname>>. Beim Erstellen der Rechnung wird <<Vorname>> automatisch durch den Vornamen des jeweiligen Mitglieds ersetzt. Aus Guten Tag <<Vorname>> wird also Guten Tag Judith.

 

Um mehrere Rechnungen zu drucken, müssen zuerst die jeweiligen Debitoren erstellt werden.

Um mehrere Rechnungen zu erstellen haben wir entweder die Möglichkeit, links bei den gewünschten Debitoren das Kontrollfeld zu aktivieren, und wenn alle angewählt sind, auf „Drucken“ und dann auf „Rechnung drucken“ klicken; oder Sie gehen direkt auf "Drucken“ > "Rechnung drucken“, und wählen dann erst die Debitoren aus, an welche Sie die Rechnungen verschicken möchten. Es erscheint ein neues Fenster und ganz oben haben Sie die Möglichkeit, die Empfänger zu bearbeiten. Sie können Einträge hinzufügen und Einträge löschen, bis Sie die gewünschten Empfänger (Debitoren) ausgewählt haben.

So können wir uns viel Arbeit ersparen.

Automatisierte Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen

Nicht in allen Vereinen bezahlt jedes Mitglied den gleich grossen Mitgliederbeitrag. Einige Vereine verschicken auch regelmässig Rechnungen, wobei die Rechnungsbeträge von Leistungen abhängig sind. Mehr zum Erstellen dieser Debitoren mit verschieden grossen Beiträgen erfahren wir hier.

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