Mitglieder im gleichen Haushalt (Familien, Paare, etc.)

Falls mehrere Mitglieder im gleichen Haushalt wohnen, kann es Sinn machen Versände oder Mitgliederbeiträge zusammen zu fassen. In dieser Anleitung befassen wir uns mit Varianten, wie man mit den Mitglieder im gleichen Haushalt nur einen Brief pro Versand zukommen lässt. Eine Anleitung wie Mitgliederbeiträge pro Haushalt berechnet (Debitoren erstellen) werden können, gibt es im Kapitel Buchhaltung.

Einfache Variante

Falls es schnell gehen muss und die Ansprüche nicht allzu hoch sind, gibt es eine einfache und schnelle Variante. Dabei muss weder die Datenstruktur angepasst werden, noch sonst irgendwelche Daten verändert werden.

Ziel dieser Variante ist es, alle Serienbriefe für den gleichen Haushalt, im gleichen Briefumschlag zu verschicken. Dafür sortieren wir vor dem Druck die Mitgliederliste für den Versand nach der Strasse. Das geht mit einem Klicke auf den entsprechenden Spaltentitel in der Liste.

Eine Sortierung nach der Strasse bietet den Vorteil, dass die Sortierung auch dann funktioniert, wenn Personen mit verschiedenen Nachnamen im gleichen Haushalt wohnen. Wenn die Liste korrekt sortiert ist, erfolgt der Seriendruck auch in dieser Reihenfolge. Es ist somit sehr einfach beim Verpacken der Briefe, die Ausdrucke für den gleichen Haushalt, in den gleichen Briefumschlag zu stecken.

Tipp: Das Funktioniert auch beim Etikettendruck

Anspruchsvolle Variante

Möchte man die Briefe nicht nur in den gleichen Umschlag stecken, sondern nur ein Brief pro Haushalt drucken, brauchen wir dazu ein zusätzliches Datenfeld. Es gibt mehrere Möglichkeiten für dieses Datenfeld. Mit dem folgenden Fallbeispiel zeigen wir eine mögliche Lösung auf.

Herr Muster und seine zwei Kinder sind Mitglied im Verein. Um die Mitgliederdaten unterscheiden zu können, erstellen wir eine neues Auswahlfelde mit der Bezeichnung "Mitgliedschaft" und den Werten "Einzelmitglied", "Hauptmitglied" und "Familienmitglied". Bei Herr Muster stellen wir das Feld auf "Hauptmitglied" und bei seinen Kindern auf "Familienmitglied".

Über die Suche nach dem allen Mitgliedern mit dem Wert "Einzelmitglied" oder "Hauptmitglied" erhalten wir nun alle Haushalte, welche den Versand erhalten sollen. So wird kein Brief oder Etikette zu viel gedruckt.

Angepasste Anreden

Arbeitet man mit der anspruchsvollen Variante und möchte im Brief oder in der Adresse nicht nur das Hauptmitglied persönlich ansprechen, ist ein zusätzliches Datenfeld notwendig. Dafür erstellen wir eine neues Datenfeld mit der Bezeichnung "Anrede Familie".

Bei Herr Muster schreiben wir nun in dieses Feld den zusätzlichen Teil der Anrede: ", Sandra und Peter". In der Serienbriefvorlage fügen wir dann bei der Anrede den zusätzlichen Platzhalter "Anrede Familie" ein:

Hallo <<Vorname>><<Anrede Familie>>

Im Serienbrief steht dann:

Hallo Hans, Sandra und Peter

Alternativ kann man die Anrede neutral (z.B. Liebe Mitglieder) gestalten und den zusätzlichen Platzhalter für die Adresse verwenden.

Tipp: Wenn die Gestaltung im Serienbrief mit den Platzhaltern Schwierigkeiten bereiten, empfehlen wir für Einzelmitglieder und die Kollektivmitglieder eigene Vorlagen zu erstellen. So hat man etwas mehr Gestaltungsfreiheiten bei den Anschriften. Sind die Vorlagen einmal erstellt, ist es kein grosser Aufwand den Serienbrief für beide Gruppen einzeln zu drucken.

Unterschiedliche Mitgliederbeiträge

Im Kapitel Buchhaltung haben wir einen Anleitung dazu, wie auf Grundlage der anspruchsvollen Variante, die Mitgliederbeiträge automatisch individuell berechnet werden können.

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