Mitglieder archivieren (Austritte, Ehemalige)

Je mehr Mitglieder eine Organisation hat, desto mehr Austritte gibt es mit der Zeit. Bei den Meisten wird ein Mitglied nach dem Austritt nicht gleich gelöscht. Mit den Jahren sammeln sich so immer mehr nicht mehr benötigte Adressen. Da bei Webling die Anzahl Adressen unter anderem die Grösse des Abos betrifft, erreicht man so auch mit der Zeit eine Limite.

Folgendes sind Erfahrungsbeispiele, wie einige Organisationen dies lösen:

Löschen nach einer gewissen Zeit

Die meisten Webling Organisationen löschen ausgetretene Mitglieder nach einer gewissen Zeit. Bei manchen ist das nach einem Jahr, bei anderen nach drei Jahren. Damit man den Überblick behält, welche Mitglieder ausgetreten sind, gibt es zwei Möglichkeiten.

Variante A - Datenfeld Austrittsdatum

Die exakteste Variante ist, ein Datenfeld "Austrittsdatum" zu erstellen. So wird das genaue Datum festgehalten und es kann danach gesucht oder sortiert werden.

Variante B - Austrittsgruppe

Falls ein Datenfeld nicht in Frage kommt, geht es auch anders. Dazu wird eine neue Mitgliedergruppe benötigt. Dies benennt am am Besten gleich entsprechend, zum Beispiel "Austritte". Alle ausgetretenen Mitglieder werden in diese Gruppe verschoben. Sofern erwünscht, kann auch für jedes Austrittsjahr eine eigene Gruppe erstellt werden.

Archivieren vor dem Löschen

Über die Webling Zeitreise, können die Daten von gelöschten Mitgliedern ausgelesen werden. Wer jedoch eine gute Übersicht über die ausgetretenen Mitglieder möchte, der archiviert die Austritte, bevor sie gelöscht werden.

Archiv Beispiel

  1. Die Austritte, welche gelöscht werden sollen, mit einer Suche (Variante A) oder über eine Gruppe (Variante B) in einer Liste anzeigen.
  2. Liste nach Excel exportieren.
  3. Excel in den Webling Dokumenten archivieren.

Auf diese Weise können die Adressen innerhalb Webling archiviert werden, ohne dass sie für das Abolimit relevant sind.

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