E-Mail Zustellbarkeit verbessern - wie schreibe ich E-Mails die ankommen?

Es steht ein Anlass an für den noch dringend Helfer benötigt werden oder die Jahresrechnung wird an die Mitglieder versandt, dies und vieles mehr wird per E-Mail versandt. E-Mail ist schnell, praktisch und günstig, das Ideal Kommunikationsmittel für Vereine. 

Allerdings droht der Spamfilter jedesmal, wenn der Senden-Knopf gedrückt wird. Wir haben einige Tipps, wie du deine Mails am Spamfilter vorbeibringst:

Allgemeine Tipps

  • Verwende die eigene, verifizierte Vereinsdomain als Absender, vermeide Anbieter wie  wie GMail, GMX, Yahoo etc. Diese erlauben keine Verifizierung von Webling.
  • Verwende eine persönliche Anrede mit Namen im E-Mail (z.B mit Platzhaltern). Das erhöht die Chance, dass die Nachricht in der Inbox landet.
  • E-Mails mit grossen Attachements werden von einigen E-Mail Anbietern abgelehnt oder eher als Spam klassifiziert. Wenn sie grössere Dateien verschicken möchten (grösser als 1MB), dann ist es in der Praxis sinnvoll einen Link zu senden (z.B von Dropbox) anstatt die Datei anzuhängen.
  • Sei sparsam mit Bildern, E-Mails die praktisch nur Bilder enthalten, landen eher im Spamfilter.

Relevante E-Mails schreiben

  • Wenn ein E-Mail für den Empfänger nutzlos oder langweilig ist, dann klickt der Empfänger manchmal auf den "Dies ist Spam" Knopf im E-Mailprogramm. Dann landen zukünftige E-Mails auch im Spamordner. Versende nur E-Mails, welche die Empfänger auch interessieren.
  • Wenn du sowohl Newsletter als auch andere E-Mails wie z.b Rechnungen versendest, dann verwende sie unterschiedliche Absender Adressen für diese Nachrichten. Der Grund ist, dass viele Empfänger einen Newsletter als Spam markieren wenn sie ihn nicht interessant finden anstatt sich abzumelden. Damit landen später aber auch die Rechnungen im Spam, da sie vom selben Absender kommen.

Abmelden ermöglichen

  • Wenn viele Empfänger deine E-Mails als Spam markieren, dann kann es auch Auswirkungen haben auf Personen, die deine Mails nicht als Spam klassifiziert haben. Wenn jemand wünscht, sich aus dem E-Mail Verteiler austragen zu lassen, sollten sie dies deshalb unbedingt beachten. Am besten fügst du in der Fusszeile einen Hinweis ein, warum die Person die Nachricht erhält, und wie man sich abmelden kann. Ein Beispiel: "Du erhältst diese E-Mail, weil du Mitglied im Verein XY bist. Wenn du diese Nachrichten nicht mehr erhalten möchtest, dann schreibe uns eine Nachricht an kontakt@deinverein.com um dich vom Newsletter abzumelden." Stellen sicher, dass der Empfänger nach der Abmeldung auch keine Newsletter mehr erhält.
  • In der Fusszeile sollte auch der Absender klar ersichtlich sein, häufig werden auch die Adresse oder andere Kontaktmöglichkeiten angegeben. Einige Spamfilter achten auf den Inhalt in der Fusszeile.

Weitere Tipps, um wirksame E-Mails zu schreiben

  • Wenn Leute etwas machen sollen (z.B sich anmelden, etwas herunterladen, kaufen, etc.), dann füge einen einen deutlich sichtbaren "Call-To-Action" Link/Button in die Nachricht ein, mit dem der Empfänger die Aktion ausführen kann. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger macht, was du willst.
  • Wichtige Informationen sollen immer gut sichtbar im Text stehen. Verstecke wichtige Informationen nicht in Bildern. Viele Empfänger zeigen heute Bilder nicht mehr automatisch an. Die E-Mail sollte auch ohne die Bilder gut verständlich sein.  Darum sollte man Bilder eher zur Dekoration verwenden, und nicht für Informationen.
  • Verwende einen kurzen und aussagekräftigen Betreff. Studien haben gezeigt, dass E-Mails mit einem Betreff von 7 oder weniger Wörtern häufiger gelesen werden als solche mit einem langen Betreff. 
  • Zum Versandzeitpunkt gibt es unterschiedliche Informationen. Generell kann man sagen, dass E-Mails, die unter der Woche entweder am Morgen oder am Abend versandt wurden, am häufigsten gelesen werden.

 

In diesem Artikel wird beschrieben, wie vorgegangen werden kann, wenn E-Mails nicht zugestellt werden.

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