Rechnung erstellen (erfassen)

Eine neue Rechnung kannst du erfassen, in dem du in der Buchhaltung links im Menü auf "Rechnungen" und dann oberhalb der Liste auf den  "Rechnung erfassen" Knopf klickst. In einem zweiten Schritt kannst du dann die Rechnungen drucken oder per E-Mail verschicken.

Eine einzelne Rechnung kannst du mit der Option "Rechnung erfassen" > "Rechnung erfassen" erstellen.

Mehrere Rechnungen auf einmal kannst du mit der Option "Rechnung erfassen" > "Mehrere Rechnung erfassen" erstellen. Dabei kannst du auch die Mitglieder wählen, welche die Rechnung erhalten sollen.

Mehrere Rechnungen erstellen mit unterschiedlichen Beträgen

Mit folgenden Beispiel erstellen wir viele Rechnungen gleichzeitig. Dazu benutzen wir Regeln um individuelle Beiträge automatisch zu berechnen.

Beispiel: Matthias spielt in einem Handballverein. Sein Verein muss in seine Spielklasse Lizenzen für Spieler bei deren Liga im Verband lösen. Diese zusätzlichen individuelle Kosten muss Matthias übernehmen und bezahlt deshalb zusätzlich zum Mitgliederbeitrag, einen Lizenzgebühr.

Damit wir beim Erstellen der Rechnungen eine entsprechende Regel nutzen können, muss im Mitgliederstamm ein Datenfeld vorhanden sein, wo die jeweilige Lizenz des Spielers erfasst ist. Das kann ein Auswahl- der ein Betragsfeld sein.

Bei (1) wählen wir "angepasster Beitrag", damit die Regeln eingeblendet werden. Bei (2) definieren wir den Grundbetrag. In unserem Beispiel wären das 50.- für den Mitgliederbeitrag. Bei (3) erstellen wir die Regeln, damit je nach Spielklasse, die korrekten Lizenzgebühren dazu berechnet werden.

Anstatt Auswahlfelder können auch Betragsfelder im Mitglied genutzt werden. Dann wird der im Mitglied erfasste Betrag, mit der entsprechenden Regel, zu der Rechnung addiert. Falls ein negativer Betrag im Mitglied gespeichert ist, wird dieser von der Rechnung abgezogen.

Beispiel mit verbrauchsabhängigen Rechnungen mit Betragsfeldern.

Rechnungsdetails

Die Rechnungsdetails beinhalten:

  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Ertragskonto
  • Debitorenkonto
  • Rechnungskategorie (optional)

Beim Ertragskonto gibst du an, für was der Betrag der Rechnung geschuldet ist, z.B. "Mitgliederbeiträge".

Das Debitorenkonto ist das Zwischenkonto, auf welchem der Rechnungsbetrag darauf "wartet" bis er bezahlt wird. Deshalb siehst du in der Buchhaltung am Saldo des Debitorkonto auch an, wie viele Rechnungen von deinen Mitgliedern noch nicht bezahlt sind. Als Debitorenkonto wählst du z.B. ein Konto mit dem Namen "Debitoren" und nicht dein Bank- oder Postkonto.

Rechnungen ohne Mitglied

In der Regel sind Rechnungen mit einem Mitglied verknüpft. Es können auch Rechnungen erstellt werden, welche nicht mit einem Mitglied verknüpft sind. Dies ist jedoch nur mit der Einzeln-Erfassen Option "Rechnung erfassen" > "Rechnung erfassen" möglich.

Eine Übersicht über Alle Artikel zum Theme Rechnung findest du hier: Rechnungen

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