Mitglieder in eine Gruppe verschieben oder kopieren

Deine Gruppenstruktur bildet ab, wie dein Verein wirklich funktioniert. Und dieser Verein verändert sich laufend: Ein Junior rückt in die A-Mannschaft auf, ein Aktivmitglied übernimmt das Kassieramt, ein Mitglied tritt zusätzlich der Theatergruppe bei.

Ob du verschiebst oder kopierst, entscheidet darüber, was danach passiert:

• Beiträge: Rechnungen erstellst du meist pro Gruppe. Steht ein Mitglied nach dem Kopieren in zwei Gruppen, erhält es unter Umständen zwei Rechnungen.
• E-Mails und Serienbriefe: Auch hier wählst du normalerweise Gruppen aus. Ein kopiertes Mitglied taucht in beiden Empfängerlisten auf.
• Berechtigungen: Zugriffsrechte hängen an Gruppen. Verschiebst du ein Mitglied, verliert es die Rechte der alten Gruppe.

Weil derselbe Datensatz erhalten bleibt, gehen dir beim Verschieben keine Daten verloren: Adresse, Notizen, Beitragshistorie und Dokumente wandern mit.

• Junioren jahrgangsweise in die nächste Alterskategorie hochstufen
• Neue Vorstandsmitglieder ins Ressort «Kassier» oder «Präsidium» einordnen
• Ein Mitglied zusätzlich in eine Projekt- oder Eventgruppe aufnehmen, ohne es aus der Stammgruppe zu entfernen
• Austretende Mitglieder in eine Gruppe «Ehemalige» verschieben, statt sie zu löschen
• Mehrere Mitglieder auf einmal umteilen, statt jedes einzeln zu bearbeiten

Alles beginnt gleich: Öffne «Mitglieder» (1) und klicke die Gruppe (2) an, in der die Mitglieder heute stehen. Setze in der Liste bei jedem gewünschten Mitglied den Haken links (3).

Sobald mindestens ein Haken gesetzt ist, erweitert Webling die Aktionszeile (4) neben «Erfassen» um drei zusätzliche Schaltflächen: «Bearbeiten», «Verschieben» und «Löschen». Über der Liste siehst du zur Kontrolle, wie viele Mitglieder du ausgewählt hast, zum Beispiel «28 Mitglieder, 4 ausgewählt».

Mitglieder verschieben

1. Wähle die Mitglieder aus.
2. Klicke auf «Verschieben» (1). Ein Fenster öffnet sich, zum Beispiel «4 Mitglieder verschieben».
3. Klicke im Gruppenbaum die Zielgruppe (2) an. Die gewählte Gruppe färbt sich blau und erhält einen Haken. Die Gruppe, in der du gerade stehst, ist grau und kann nicht ausgewählt werden.
4. Klicke auf den grünen Knopf «4 Mitglieder verschieben».

Webling nimmt die Mitglieder aus der bisherigen Gruppe heraus und legt sie in der Zielgruppe ab.

Du kannst mehrere Zielgruppen gleichzeitig anklicken. Dann stehen die Mitglieder anschliessend in allen angeklickten Gruppen – und nicht mehr in der Ausgangsgruppe.

Mitglieder kopieren

Kopieren ist kein eigener Knopf, sondern ein Haken im selben Fenster.

1. Wähle die Mitglieder aus und klicke auf «Verschieben» (1).
2. Klicke die Zielgruppe oder die Zielgruppen an (2).
3. Setze den Haken bei «Aktuelle Gruppe beibehalten (kopieren)» (3). Darunter erklärt dir Webling, was passiert, zum Beispiel: In der Gruppe «Junioren» behalten und zusätzlich zu den neuen Gruppen hinzufügen.
4. Der grüne Knopf heisst jetzt «4 Mitglieder kopieren». Klicke darauf.

Die Mitglieder bleiben in der Ausgangsgruppe und stehen zusätzlich in den gewählten Gruppen. Achte auf die Beschriftung des grünen Knopfes – sie verrät dir immer, was Webling gleich ausführt.

Wenn die Zielgruppe links im Gruppenbaum sichtbar ist, geht es schneller mit der Maus.

1. Setze in der Liste die Haken bei den Mitgliedern, die du umteilen willst.
2. Zeige auf eines der markierten Karteikarten-Symbole und halte die linke Maustaste gedrückt.
3. Ziehe die Auswahl auf die gewünschte Gruppe im Gruppenbaum. Webling zeigt dir an, was du gerade in der Hand hältst, zum Beispiel «4 Mitglieder verschieben».
4. Unter der Gruppe erscheinen zwei Optionen: «Verschieben» (1) und «Hinzufügen» (2). «Verschieben» nimmt die Mitglieder aus der alten Gruppe heraus, «Hinzufügen» belässt sie dort und ergänzt die neue Gruppe – das entspricht dem Kopieren.
5. Fahre mit weiterhin gedrückter Maustaste auf die gewünschte Option. Sie hebt sich farblich ab.
6. Lass die Maustaste los. Webling führt den Befehl sofort aus.

Willst du nur ein einziges Mitglied umteilen, klicke auf dessen Karteikarte (1). Im Mitgliederdialog siehst du alle Gruppen, in denen dieses Mitglied steht. Dort kannst du Gruppen entfernen und ergänzen (2). Dieser Weg lohnt sich, wenn du zuerst prüfen willst, wo das Mitglied überall eingetragen ist.

Trage zuerst die neue Gruppe ein und entferne erst danach die alte. Diese Reihenfolge ist nicht nur eine Empfehlung – sie schützt dich vor einem Mitglied, das plötzlich unauffindbar ist.

Das passiert so: Als Benutzer ohne Administratorenrechte siehst du nur die Gruppen, für die dein Verein dir Zugriff gegeben hat. Entfernst du im Mitgliederdialog zuerst alle bisherigen Gruppen, steht das Mitglied für einen Moment in gar keiner Gruppe. Damit liegt es ausserhalb deines Zugriffsbereichs. Der Dialog schliesst sich, das Mitglied verschwindet aus deinen Listen, und du kannst die neue Gruppe nicht mehr eintragen.

Zurückholen kann das Mitglied dann nur noch, wer Zugriff auf alle Mitglieder hat: eine Administratorin, ein Administrator oder ein Benutzer mit entsprechender Berechtigung. Melde dich in diesem Fall bei einer dieser Personen und nenne ihr den Namen des Mitglieds.

Trägst du die neue Gruppe zuerst ein, bleibt das Mitglied durchgehend in mindestens einer Gruppe, auf die du Zugriff hast. Dann kannst du die alte Gruppe gefahrlos entfernen.

Bei Weg 1 und Weg 2 besteht dieses Risiko nicht. Dort erledigt Webling das Entfernen und das Eintragen in einem einzigen Schritt, sodass nie eine Lücke entsteht.

Nach jeder Aktion blendet Webling oben rechts eine Bestätigung ein. Solange diese Meldung sichtbar ist, machst du die Aktion mit einem Klick darauf rückgängig. Verschwindet die Meldung, teilst du die Mitglieder von Hand zurück – über denselben Weg, nur in die andere Richtung.

Beachte: Die Bestätigung erscheint nur bei Weg 1 und Weg 2. Änderst du die Gruppen direkt im Mitgliederdialog (Weg 3), gibt es keine Rückgängig-Meldung.

Verschieben aus der Untergruppen-Ansicht. Rufst du Mitglieder über «Extras» (1) → «Mitglieder in Untergruppen anzeigen» (2) auf, fehlt in dieser Ansicht die Schaltfläche «Verschieben». Du kannst dort nur bearbeiten und löschen. Der Grund: Webling weiss nicht, aus welcher der vielen Untergruppen es die Mitglieder herausnehmen soll.

Über die Suche kommst du trotzdem ans Ziel, denn Suchergebnisse lassen sich in eine Gruppe kopieren.

Variante A – nach einem Kriterium suchen

1. Klicke links auf «Suchen».
2. Suche die gewünschten Mitglieder, zum Beispiel alle unter 16 Jahren.
3. Markiere die Treffer und kopiere sie in die gewünschte Gruppe.

Variante B – über eine Hilfs-Checkbox (3)

1. Lege in der Administration ein Mitgliederfeld vom Typ Checkbox an, zum Beispiel «Umteilung».
2. Setze bei allen Mitgliedern, die du umteilen willst, den Haken in dieser Checkbox.
3. Suche alle Mitglieder mit gesetzter Checkbox.
4. Markiere die Treffer und kopiere sie in die Zielgruppe.
5. Entferne die Haken wieder, damit das Feld für die nächste Umteilung frei ist.

Variante B eignet sich, wenn sich deine Auswahl nicht über ein Suchkriterium beschreiben lässt, sondern du die Mitglieder einzeln zusammenklickst.

• Mitgliedergruppen erstellen – neue Zielgruppe anlegen
• Mitgliedergruppen bearbeiten – Gruppen umbenennen, umhängen, löschen
• Organigramm & Gruppenstruktur– Aufbau der Gruppenhierarchie
• Mitglieder bearbeiten (mutieren) und löschen