Das Organigramm zeigt dir alle Mitgliedergruppen als Baum: welche Gruppe unter welcher liegt und wie viele Mitglieder darin sind. Es ist eine reine Leseansicht. Umbauen kannst du die Struktur unter «Gruppen bearbeiten».
In einem neu registrierten Webling gibt es erst eine Gruppe: «Mitglieder». Sobald du Gruppen anlegst, wächst der Baum mit.
Warum ist das wichtig
Gruppen sind in Webling keine blossen Ordner. Sie steuern mit, wer welche Rechnung bekommt, wer eine Serien‑E‑Mail erhält, wer welche Termine sieht und wer welche Daten bearbeiten darf. Steht ein Mitglied in der falschen Gruppe, merkst du das meist erst beim Rechnungslauf.
Das Organigramm ist deine Kontrollansicht. Auf einer Seite siehst du, ob eine Gruppe leer geblieben ist, ob Mitglieder direkt in der obersten Gruppe hängen und ob die Zahlen plausibel wirken.
Wofür kannst du das nutzen
- Dir einen Überblick verschaffen, wenn du ein Webling übernimmst
- Neuen Vorstandsmitgliedern die Struktur zeigen
- Schnell in eine Gruppe springen
- Vor einem Rechnungslauf oder Serienbrief kurz prüfen
- Deine Struktur planen und aufräumen
Das Organigramm öffnen
Jedes Kästchen ist eine Gruppe, die Linien zeigen die Hierarchie. Ganz oben steht immer die oberste Gruppe. Die blaue Zahl nennt die Anzahl Mitglieder und ist ein Link. Die Reihenfolge entspricht der, die du unter «Gruppen bearbeiten» festgelegt hast.
Ein Punkt sorgt oft für Verwirrung: Ein Mitglied darf gleichzeitig in mehreren Gruppen stehen. Webling legt dabei keinen zweiten Datensatz an – es bleibt dieselbe Person, sie erscheint nur mehrfach. Änderst du ihre Adresse, stimmt sie überall. Deshalb ergibt die Summe aller Gruppenzahlen nicht zwingend deine Mitgliederzahl.
Gruppe oder Datenfeld?
Bevor du eine Gruppe anlegst: Benötigst du wirklich eine Gruppe oder reicht ein Datenfeld?
Gruppe, wenn die Einteilung dauerhaft ist und deinen Verein sinnvoll gliedert (Aktive, Passive, Junioren, Extern oder doch besser Abteilungen, Mannschaften, Teams?), wenn du Zugriffsrechte pro Bereich vergibst oder regelmässig genau diese Mitglieder verrechnest.
Datenfeld, wenn ein Mitglied mehrere Eigenschaften gleichzeitig hat, wenn die Eigenschaft häufig wechselt oder wenn du damit Beiträge berechnen willst. Gespeicherte Suchen erlauben es, dynamische Ergebnisse zu erhalten, ohne dass etwas verschoben oder kopiert werden muss.
Beispiel aus dem Sport: Die Mannschaft kannst du als Gruppe oder als Mehrfach-Auswahlfeld abbilden. Das Datenfeld kann besser sein, wenn genau eine Zuordnung korrekt ist → Aktivmitglied, Passivmitglied. Du musst niemanden kopieren oder bei einem Wechsel verschieben, sondern setzt einen anderen Haken oder wählst einen anderen Wert aus.
Bewährt haben sich eigene Gruppen für Teams, Kategorien, Sponsoren, Spenderinnen und externe Kontakte. Gruppen, wie Funktionen (Trainer, Physio…) können sinnvoll sein, wenn sich die Funktionen Unterlagen teilen oder ihrerseits interagieren wollen. Eine E-Mail an alle Trainer(innen)? Gruppen oder Auswahlfeld für gespeicherte Suchen helfen ungemein.
Verein und Extern trennen
Erfasst du auch Sponsoren, Behörden oder Ehemalige, trennst du sie am besten zuoberst:
- Benenne die oberste Gruppe um, zum Beispiel auf den Vereinsnamen (1).
- Erstelle darunter den «Verein» (2) und «Extern» (3).
- Verschiebe deine bestehenden Untergruppen in «Verein» (4).
- Lege unter «Extern» an, was du brauchst, etwa «Sponsoren» oder «Ehemalige» (5).
Was nicht geht
- Im Organigramm bearbeitest du nichts. Kein Ziehen, kein Umbenennen, kein Löschen.
- Ämter und Funktionen erscheinen nicht. Das Organigramm zeigt Gruppen, nicht Rollen.
- Die Zahlen stimmen pro Gruppe, aber addieren sich nicht sauber, weil ein Mitglied in mehreren Gruppen vertreten sein kann.