In Webling gibt es unterschiedliche Identifikationsnummern (ID) und Referenznummern. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick.
Mitglieder ID
Die Mitglieder ID ist ein Datenfeld in den Mitgliedern, dass aktiviert oder deaktiviert werden kann. Egal ob aktiv oder nicht, werden den Mitgliedern beim Erfassen eine ID zugeteilt. Die Mitglieder ID
- ist eine eindeutige, unveränderbare Nummer,
- wird einmalig pro Mitglied vergeben
- beginnt beim ersten Mitglied bei 1 und steigt dann entsprechend an
Die ID's von gelöschten Mitgliedern werden nicht neu vergeben. Mehrere Mitglieder ID Datenfelder sind möglich, machen aber seltne Sinn. Falls du noch kein Mitglieder ID Feld hast, füge unter "Mitglieder" > "Datenfelder bearbeiten" eines hinzu.
Rechnungs ID (Debitoren ID)
Die Rechnungs ID wird automatisch beim Erstellen einer Rechnung erstellt. Die Rechnungs ID
- hat nichts mit der Mitglieder ID zu tun
- ist eine eindeutige, unveränderbare Nummer (Pro Buchhaltungs Mandant)
- wird einmalig pro Rechnung erstellt, die erste erstellte Rechnung erhält die Rechnungsnummer 1, danach steigt die Zahl entsprechend an
- wird in der der Referenznummer (ESR) und der SEPA LSV Datei zur Identifikation der Zahlung verwendet
Falls gewünscht, setzen wir dir die Rechnungs ID auf eine bestimmte Zahl (Bsp. 10'000) hoch, um nicht mit alten Buchhaltungsprogrammen zu kollidieren. Kontaktiere uns, falls erwünscht.
Beim Erstellen von ESR-Einzahlungsscheinen wird die Rechnungs ID automatisch in die Referenznummer eingefügt. Beim Verbuchen der eingegangenen ESR-Zahlungen bietet die Referenznummer dann die Verbindung zur Rechnung.
Rechnungsnummernkreis
Der Rechnungsnummernkreis entspricht in Webling den Rechnungs ID's, die jeweils einmalig und von 1 an aufsteigend in den Mandanten vergeben werden. Diese Debitoren ID's sind pro Mandant einzigartig.
-> Ein Rechnungsnummernkreis entspricht den Rechnungs ID's innerhalb eines Mandants.
Referenznummer
Die Referenznummer wird automatisch beim Erstellen von ESR-Einzahlungsscheinen erstellt. Die Referenznummer
- enthält die Rechnungs ID
- Eine Prüfziffer
- und bei Banken zusätzlich eine Nummer der Bank
Mit den Referenznummern kann beim Verbuchen der eingegangenen ESR-Zahlungen die Verbindung zur dazugehörigen Rechnung hergestellt werden.
Beleg und Buchungs ID (Belegnummer)
In Webling kann die Rechnungs ID oder der Beleg als Rechnungsnummer genutzt werden. Da der Beleg von Hand gesetzt wird, ist vom System her nicht garantiert, dass der Beleg einmalig ist. Bei Rechnungen empfehlen wir daher die Rechnungs ID zu verwenden. Neben der Rechnungs ID gibt es jedoch auch noch die Buchungs ID. Die Buchungs ID wird wie die Rechnungs ID vom System vergeben und ist pro Buchung einmalig. Da eine Rechnung mehr als eine Buchung hat, gibt es pro Rechnung auch mehrere Buchungs ID's.
