In Webling gibt es unterschiedliche Identifikationsnummern (ID) und Referenznummern. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick.
Mitglieder-ID
Die Mitglieder-ID ist ein Datenfeld in den Mitgliedern, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. Unabhängig davon, ob es aktiviert ist oder nicht, wird den Mitgliedern bei der Erfassung eine ID zugewiesen. Die Mitglieder-ID.
- ist eine eindeutige und unveränderliche Nummer
- wird pro Mitglied nur einmal vergeben
- beginnt beim ersten Mitglied bei 1 und wird dann entsprechend hochgezählt
Die IDs gelöschter Mitglieder werden nicht neu vergeben. Mehrere Mitglieder-ID-Datenfelder sind möglich, aber selten sinnvoll. Wenn du noch kein Mitglieder-ID-Feld hast, füge eines unter «Mitglieder» → «Datenfelder bearbeiten» hinzu.
Wenn du dennoch IDs möchtest, welche neu von Eins beginnen, beachte bitte folgende Anleitung:
Rechnungs-ID (Debitoren-ID)
Die Rechnungs-ID wird automatisch beim Erstellen einer Rechnung erstellt. Die Rechnungs-ID
- hat nichts mit der Mitglieder-ID zu tun
- ist eine eindeutige, unveränderbare Nummer
- wird einmalig pro Rechnung erstellt, die erste erstellte Rechnung erhält die Rechnungsnummer 1, danach steigt die Zahl entsprechend an
- wird für die Referenznummer zur Identifikation der Zahlung verwendet
Falls gewünscht, setzen wir dir die Rechnungs-ID auf eine bestimmte Zahl (Bsp. 10 000) hoch, um nicht mit alten Buchhaltungsprogrammen zu kollidieren. Kontaktiere uns, falls erwünscht.
Rechnungsnummernkreis
Der Rechnungsnummernkreis entspricht in Webling den Rechnung-IDs, die jeweils einmalig und von 1 an aufsteigend vergeben werden.
Referenznummer
Beim Erstellen von QR-Rechnungen wird die Rechnungs-ID automatisch in die Referenznummer eingefügt. Beim Verbuchen der eingegangenen QRR oder LSV-Zahlungen stellt die Referenznummer die Verbindung zur Rechnung sicher. Bei zusätzlichen Informationen wird der Zahlungszweck auf die Rechnung aufgedruckt, etwa die Rechnungs-ID.
Die Referenznummer enthält
- die Rechnungs-ID
- eine Prüfziffer
- bei einigen Banken zusätzlich eine Banknummer
Beleg und Buchungs-ID (Belegnummer)
In Webling kann die Rechnungs-ID oder der Beleg als Rechnungsnummer verwendet werden. Da der Beleg manuell gesetzt wird, ist die Eindeutigkeit systemseitig nicht gewährleistet. Wir empfehlen daher, für Rechnungen die Rechnungs-ID zu verwenden. Neben der Rechnungs-ID gibt es jedoch noch die Buchungs-ID. Die Buchungs-ID wird wie die Rechnungs-ID vom System vergeben und ist pro Buchung eindeutig. Da eine Rechnung mehr als eine Buchung hat, gibt es auch mehrere Buchungs-IDs pro Rechnung.
