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Mitgliederportal einrichten

  • Aktualisiert

Mit dem Mitgliederportal gibst du deinen Mitgliedern einen eigenen, geschützten Bereich. Sie loggen sich mit ihrer E-Mail-Adresse ein und sehen dort ihre eigenen Daten, eure News, den Vereinskalender und alle Seiten, die du für sie freigibst.

Warum ist das wichtig

Ohne Mitgliederportal läuft jede Information über dich. Adressänderungen kommen per Mail, jemand fragt nach dem Datum der nächsten Hauptversammlung, die Statuten musst du zum dritten Mal verschicken. Jede dieser Anfragen kostet dich Zeit, und zwischendurch veraltet deine Mitgliederliste trotzdem.

Wenn du das Portal aktivierst, holen sich deine Mitglieder diese Informationen selbst. Ändert jemand seine Adresse im Portal, steht sie sofort korrekt in deinem Webling. Du tippst nichts mehr ab.

Wichtig ist dabei: Du entscheidest, wer hineinkommt und was sichtbar ist. Das Portal öffnet nichts, was du nicht freigibst.

Wofür kannst du das nutzen

  • Deine Mitglieder pflegen ihre eigenen Adress- und Kontaktdaten selbst.
  • Du veröffentlichst News, die nur der Verein sehen soll, und nicht die halbe Öffentlichkeit.
  • Deine Mitglieder sehen den Vereinskalender und melden sich direkt für Termine an.
  • Du legst Statuten, Protokolle oder Reglemente an einem Ort ab, an dem sie jedes Mitglied findet.
  • Der Vorstand veröffentlicht eine interne Kontaktliste, ohne sie auf die Vereinswebseite zu stellen.

Schritt 1: Portal aktivieren

  1. Öffne oben «Administration» (1).
  2. Klicke links unter «Mitgliederportal» auf «Zugang verwalten» (2).
  3. Schalte den Schalter «Mitgliederportal aktivieren (Mitglieder können sich einloggen)» ein (3).

Sobald der Schalter grün ist, erscheint darunter «Link zum Mitgliederportal». Das ist die Adresse, die deine Mitglieder brauchen. Kopiere sie und schicke sie deinen Mitgliedern oder setze sie auf eure Vereinswebseite.

Schritt 2: Login-E-Mail-Adresse wählen

Deine Mitglieder melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse an. Du legst fest, welches Datenfeld Webling dafür verwendet.

  1. Setze unter «Login E-Mail Adresse wählen» einen Haken bei den Feldern, die zum Einloggen gelten sollen — zum Beispiel «E-Mail» und «E-Mail Geschäft» (4).
  2. Wähle mindestens ein Feld aus.

Hast du mehrere Felder angehakt, kann sich ein Mitglied mit jeder dieser Adressen anmelden. Das ist praktisch, wenn manche Mitglieder bei euch nur eine Geschäftsadresse hinterlegt haben.

Wenn deine Mitglieder nur ein einziges E-Mail-Datenfeld haben, blendet Webling diese Auswahl aus und verwendet das vorhandene Feld automatisch.

Schritt 3: Festlegen, wer sich einloggen darf

  1. Öffne die Auswahl unter «Welche Mitglieder dürfen sich einloggen?».
  2. Wähle eine der beiden Optionen (5):
    • «Alle Mitglieder»: Jede Person in deinem Webling mit einer passenden E-Mail-Adresse kommt ins Portal. Das ist die Voreinstellung.
    • «Nur Mitglieder aus folgenden Gruppen»: Webling zeigt dir deinen Gruppenbaum. Klicke die Gruppen an, die Zugriff bekommen sollen. Ausgewählte Gruppen erscheinen blau markiert.

Die zweite Option brauchst du, sobald du in Webling auch Personen führst, die nicht ins Portal sollen — Ehemalige, Sponsoren, Kontaktadressen von Behörden.

Wählst du eine Gruppe aus, gelten ihre Untergruppen automatisch mit. Du musst also nicht jede Untergruppe einzeln anklicken.

Schritt 4: Vereinsname, Logo und Farbe anpassen

Damit deine Mitglieder das Portal auf Anhieb als euren Vereinsbereich erkennen, hinterlegst du Name, Logo und Farbe (6) .

  1. Klicke links unter «Einstellungen» auf «Logo & Name» (1).
  2. Trage bei «Vereinsname» euren Namen ein und klicke auf «Speichern» (2).
  3. Klicke bei «Logo» auf «Durchsuchen...», wähle eine Datei im Format JPG, PNG oder GIF und klicke auf «Hochladen». Ein quadratisches Bild wird am besten dargestellt (3).
  4. Klicke bei «Farbe» auf einen der Farbpunkte und dann auf «Speichern» (4).

Diese drei Angaben verwendet Webling nicht nur im Portal, sondern auch in der Menüleiste und auf der Login-Seite.

Schritt 5: So sieht das Portal für deine Mitglieder aus

Vier Seiten liegen im Portal fest und lassen sich nicht verschieben:

  1. «Start»: Die Begrüssung mit dem Vornamen des Mitglieds, zwei Schaltflächen zum Profil und darunter die News.
  2. «Mein Profil»: Die eigenen Mitgliederdaten mit der Schaltfläche «Meine Daten bearbeiten». Diese Seite erscheint nur, wenn du den Zugriff auf die eigenen Daten freigegeben hast.
  3. «Kalender»: Die Monatsansicht mit allen freigegebenen Kalendern und der Schaltfläche «Kalender abonnieren».
  4. «Bevorstehende Termine»: Die kommenden Termine als Liste.

Oben rechts findet dein Mitglied ein Benutzermenü mit «Mein Profil», «Passwort wählen», «Webling empfehlen», «Datenschutzerklärung», «Abmelden» und der Sprachauswahl.

Alle weiteren Menüpunkte legst du selbst an. Wie das geht, steht in «Seiten im Mitgliederportal».

Schritt 6: Zugriffe auswerten

Du willst wissen, ob das Portal überhaupt genutzt wird.

  1. Klicke unter «Zugang verwalten» im Abschnitt «Zugriffe auswerten» auf «Statistik anzeigen».
  2. Webling öffnet das Fenster «Mitgliederportal Statistik» mit zwei Werten:
    • «Letzte 30 Tage»: Wie viele Mitglieder das Portal im letzten Monat aktiv genutzt haben, als Verlaufskurve.
    • «Mitglieder»: Wie viele Mitglieder sich überhaupt schon einmal angemeldet haben, gemessen an allen Mitgliedern mit Zugriff.

Ist der zweite Wert tief, liegt das meistens nicht am Portal, sondern daran, dass der Link zu wenig kommuniziert wurde. Erwähne ihn im Newsletter, an der Hauptversammlung und in der Begrüssungsmail für neue Mitglieder.

Was nicht geht

  • Der Begrüssungstext auf der Startseite lässt sich nicht frei texten. Webling setzt ihn fest zusammen aus «Hallo» mit dem Vornamen, «Willkommen im Mitgliederportal von» mit eurem Vereinsnamen und den beiden Schaltflächen zum Profil.
  • Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse können sich nicht einloggen. Ergänze zuerst die Adresse im Mitgliederprofil.
  • Ein Portal-Zugang ist kein Webling-Benutzer. Wer zusätzlich in der Administration arbeiten soll — also Mitglieder erfassen oder buchen —, braucht dafür einen eigenen Benutzer.
  • Die vier fixen Seiten kannst du nicht umbenennen, ausblenden oder verschieben.

So geht es weiter

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