Eine Rechnung für das Folgejahr, die bereits im Vorjahr bezahlt wurde, kann man über die sogenannte passive Rechnungsabgrenzung korrekt verbuchen. Dazu bucht man den erhaltenen Betrag auf ein separates Konto mit dem Namen "Passive Rechnungsabgrenzung" anstatt auf die Rechnung. Im neuen Jahr verbucht man die Rechnung dann als bezahlt, jedoch nicht auf das Bankkonto, sondern auf das Konto für die passive Rechnungsabgrenzung.
Beispiel: Im Dezember zahlt ein Mitglied die Mitgliedsgebühr für das folgende Jahr. Obwohl der Verein die Rechnung erst im Januar stellt, soll die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden.
Welche Buchungen muss man machen?
Im alten Jahr, zum Zeitpunkt der Zahlung der Zahlung, bucht man eine erweiterte Buchung mit dem folgenden Buchungssatz (angenommen, der bezahlte Betrag ist 100.00):
SOLL: Bank +100.00
HABEN: Passive Rechnungsabgrenzung +100.00
DATUM: Tag des Zahlungseingangs
Welches Konto man im HABEN verwenden kann, ist weiter unten beschrieben: Welches Konto soll verwendet werden?
Die Buchung könnte dann etwa so aussehen:
Die erweiterte Buchung kann man unter dem Menüpunkt "Buchungen" > "Buchung erfassen" > "Erweiterte Buchung" erfassen.
Alternativ kann man auch direkt beim Verbuchen einer CAMT-Datei das Gegenkonto "Passive Rechnungsabgrenzung" auswählen.
Anschliessend muss man den Jahresabschluss durchführen, damit die Eröffnungsbilanz der Konten im neuen Jahr stimmt.
Im neuen Jahr verbucht man die Rechnung anstatt auf das Bankkonto auf das Konto für passive Rechnungsabgrenzung:
Um das Konto auszuwählen, muss man bei der Auswahl des Kontos auf "Weitere anzeigen" klicken, um alle verfügbaren Konten anzuzeigen:
Nachdem alle Rechnungen verbucht wurden, dann sollte das Konto für die passive Rechnungsabgrenzung im neuen Jahr einen Saldo von 0.00 ausweisen.
Welches Konto soll verwendet werden?
Für die Verbuchung benötigt man im Kontenplan ein Konto im Bereich "Passive". Dieses Konto hat in verschiedenen Kontenrahmen unterschiedliche Bezeichnungen:
Webling (vereinfachter Kontenrahmen):
Im Standard Kontenrahmen von Webling kann entweder das vorhandene Konto "Kreditoren" oder ein neues Konto mit der Bezeichnung "Passive Rechnungsabgrenzung" unter "Fremdkapital" verwendet werden.
Deutschland:
Im SKR 42 (ab 2025) gibt es dafür das Konto "39000 Passive Rechnungsabgrenzung".
Im SKR 49 (bis 2024) gibt es dafür das Konto "1990 Passive Rechnungsabgrenzung".
Schweiz:
In der Schweiz findet man im KMU-Kontenrahmen das Konto für Passive Rechnungsabgrenzung unter dem Namen "2301 Erhaltener Ertrag des Folgejahres".
Österreich:
Im österreichischen Einheitskontenrahmen wird das Konto für Passive Rechnungsabgrenzung unter der Kontonummer 390 - 398 geführt. Zum Beispiel "3900 Passive Rechnungsabgrenzungsposten".
Buchungen ohne Rechnungen
Das Gleiche gilt auch für Buchungen ohne Rechnungen. Um eine Zahlung erst im neuen Jahr als Ertrag zu buchen, bucht man diese wie im Beispiel oben bei den Rechnungen zuerst auf das Konto für passive Rechnungsabgrenzungen. Im neuen Jahr bucht man die Zahlung als erweiterte Buchung vom Abgrenzungskonto auf ein Ertragskonto.
Beispiel für die Buchung im neuen Jahr:
SOLL: Passive Rechnungsabgrenzung -100.00
HABEN: Ertrag aus Ticketverkauf +100.00
DATUM: Ein Datum im neuen Jahr, z.B. 1. Januar