Jahresabschluss

Am Ende einer Buchungsperiode erstellt man einen Jahresabschluss und beginnt danach mit einer neuen Buchungsperiode. Beim Abschluss erstellt Webling einige Exporte für dich, damit du das vergangene Rechnungsjahr auswerten kannst. Diese Unterlagen benötigst du für eine allfällige Revision und um sie dem Vorstand sowie der Hauptversammlung / Generalversammlung deines Vereins zu präsentieren. Das wichtigste Dokument aus diesem Export ist die Bilanz & Erfolgsrechnung.

Die Bilanz & Erfolgsrechnung kannst du jederzeit herunterladen und entspricht der Ansicht deines Kontenplans in Webling. Der Excel Export ist in mehrere Mappen aufgeteilt. Die erste Mappe zeigt die Erfolgsrechnung. 

In der Erfolgsrechnung stellt man die Aufwands- & Erfolgskonten gegenüber. Auf der Aufwandsseite siehst du alle Ausgaben und auf der Ertragsseite alle Einnahmen. Ist der Aufwand höher als der Ertrag, hat man in diesem Rechnungsjahr mehr ausgegeben als eingenommen, es gibt also einen Verlust. Ist der Ertrag höher, hat man einen Gewinn erzielt. Die Erfolgsrechnung zeigt unter dem Strich wie erfolgreich die Buchungsperiode war.

Die Bilanz stellt die Aktiv- & die Passivkonten gegenüber. Etwas vereinfacht gesagt, ist auf der Aktivseite das Vermögen und auf der Passivseite die Schulden (Verpflichtung/Fremdvermögen) des Vereins. Auf der Passivseite gibt es eine wichtige Ausnahme, das Eigenkapital bzw. Vereinsvermögen. Kurz gesagt, dieses Konto gleicht zu Beginn der Buchungsperiode die Bilanz aus. Am Ende der Buchungsperiode, also beim Abschluss, entspricht die Differenz der beiden Seiten ebenfalls dem Gewinn bzw. Verlust.

Mehr Infos zum Eigenkapital bzw. Vereinskapital auf Webling Wissen.

Damit du am Ende einen sauberen Abschluss präsentieren kannst, ist es wichtig den Abschluss gut vorzubereiten. Falls die Buchhaltung sorgfältig geführt wurde, ist das schnell erledigt. Eine gute Kontrolle verhindert, dass du den Abschluss wiederholen musst. Nach der Kontrolle erstellst du eine Folgeperiode und verschiebst du alle offenen Forderungen (Rechnungen) in diese neue Periode. Nun steht einem Abschluss nichts mehr im Weg. Das Vorgehen ist also:

1. Kontrolle
2. Folgeperiode erstellen
3. Rechnungen verschieben
4. Abschluss

Was du alles kontrollieren kannst und musst, hängt sehr von den Anforderungen von deinem Verein und einem allfälligen Revisor ab. Wir haben aber ein paar Tipps für dich:

• Stimmt der Endkontostand der Bankkonten mit der Buchhaltung überein?
• Stimmt die Summe des Bargelds mit dem Kontostand in der Buchhaltung überein?
• Gibt es relevante Abweichungen gegenüber dem Vorjahr?
• Muss ich Forderungen abgrenzen (Rechnungen die in einem anderen Jahr bezahlt werden als sie ausgestellt wurden)?
• Muss ich Abschreibungen vornehmen (Rechnungen die nicht mehr bezahlt werden)?
• Gibt es offene Rechnungen, die nicht mehr bezahlt werden und ausgebucht werden müssen?
• Falls ich Hilfskonten habe, sind diese alle ausgeglichen?

Erstelle eine Folgeperiode via "Buchungsperioden" > "Folgeperiode erstellen":

Alle offenen Rechnungen, welche erst in der Folgeperiode bezahlt werden, musst du ins neue Jahr verschieben. Rechnungen, die sicher nicht mehr bezahlt werden, musst du ausbuchen.

Die offenen Rechnungen verschiebst du wie folgt:

Link zur detaillierten Anleitung zum Rechnungen verschieben.

Wenn alles vorbereitet ist, können wir den effektiven Jahresabschluss durchführen. Öffne den Dialog für den Jahresabschluss wie folgt:

Kontrolliere im ersten Schritt des Dialogs, ob du die richtige Periode für den Abschluss ( 1 ) und als Folgeperiode ( 2 ) ausgewählt hast:

Falls du keine Rechnungen verschoben hast, hast du eventuell noch keine Folgeperiode erstellt. In diesem Fall kannst du im ersten Schritt eine Folgeperiode erstellen:

Im zweiten Schritt musst du das Eigenkapitalkonto auswählen:

Das Eigenkapital heisst manchmal auch Vereinsvermögen oder Vereinskapital. Auf dieses Konto wird der Gewinn verbucht. Falls du mehr zum Eigenkapital wissen möchtest, empfehlen wir dir diesen Artikel: https://www.webling.ch/wissen/eigenkapital-in-vereinen/

Mit einem Klick auf den Knopf "Buchungsperiode abschliessen" wird die aktive Periode abgeschlossen. Falls notwendig, kannst du die Periode wieder öffnen und erneut abschliessen. (z.B. für Korrekturen)

Im letzten Schritt kannst du den Jahresabschluss Export herunterladen (Dokumente exportieren):

Du erhältst mit dem Download eine ZIP Datei mit folgendem Inhalt:

• Ordner: Kontoauszüge aller Konten dieses Bereichs
• Bilanz und Erfolgsrechnung inklusive Auswertung nach Kostenstellen, Eröffnungsbuchung und Budget
• Änderungs- und Löschprotokoll von Rechnungen und Buchungen
• Liste aller Rechnungen

Im letzten Schritt beim Jahresabschluss zeigt dir Webling automatisch einen Export zum Download an. Dieser Download enthält auch die Bilanz & Erfolgsrechnung. Dieses Dokument kannst du aber auch jederzeit unabhängig vom Abschluss herunterladen. Klicke dazu oberhalb des Kontenplans auf den Exportieren Knopf:

Vor dem Download kannst du zusätzliche Optionen angeben. Gibst du nichts an, bekommst einen Auszug über alle Buchungen. Normalerweise ist das sinnvoll, beispielsweise am Ende der Buchungsperiode. Falls du einen Auszug über das erste Quartal möchtest und du bereits Buchungen aus späteren Quartalen hast, kannst du einen Stichtag angeben. ( 1 ) Wenn du einen Stichtag angibst, werden nur Buchungen bis zu diesem Datum berücksichtigt.

Bei ( 2 ) definierst du, ob im Abschluss eine zusätzliche Spalte mit den Zahlen der Vorperiode angezeigt wird. Das ist nur möglich, falls eine Vorperiode vorhanden ist.

In den folgenden Artikeln erklären wir zusätzliche Themen rund um den Jahresabschluss:

• Was ist das Übertragskonto und warum brauche ich das?
• Was geschieht mit dem Gewinn/Verlust und was hat das mit dem Eigenkapitalkonto zu tun?
• Was muss ich nach Korrekturen nach dem Abschluss tun?
• Wie kann ich eine Periode wieder öffnen?