In diesem Artikel zeigen wir kurz, wie man mit Webling Mitgliederbeiträge erfasst und verbucht. Die verlinkten Artikel führen dich detailliert ins Thema ein.
Mitglieder erfassen / Import
Um Rechnungen zu erstellen, musst du mindestens ein Mitglied im Webling sein.
Ein Mitglied erstellst du, indem du im Mitgliederbereich in einer Gruppe auf «Erfassen» → «Neues Mitglied» klickst. Falls du mehrere Mitglieder erstellen willst, geht das auch über den Import einer Excel-Datei. Eine detaillierte Anleitung zum Import findest du hier: Mitglieder Kontaktdaten importieren
Rechnung(en) erstellen
Klicke in der Buchhaltung, links im Menü, auf «Rechnungen» und dann oberhalb der Liste auf den Knopf «Rechnung erfassen». Bei einer Einzelrechnung sieht das so aus:
Mehrere Rechnungen erstellen
Um mehrere Rechnungen gleichzeitig zu erfassen, klicke auf den gleichen Knopf, wähle dort dann aber «Mehrere Rechnungen erfassen».
Wähle einen Buchungstext und definiere die Beiträge. Du kannst jedem Mitglied den gleichen Betrag in Rechnung stellen oder mit Regeln individuell angepasste Beiträge berechnen lassen.
Ausführlichere Anleitungen zum ersten Schritt:
Wähle im zweiten Schritt die Rechnungsdetails:
Im nächsten Schritt wähle, welche Mitglieder eine Rechnung erhalten sollen.
Mit Klick auf «Weiter», kannst du die Rechnungen überprüfen. Wähle anschliessend «Rechnungen erstellen».
Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen von Rechnungen, insbesondere mit komplexen Berechnungen, findest du in dieser Übersicht: Rechnungen.
Rechnung für Mitgliederbeiträge drucken oder versenden
Rechnung drucken:
Um eine Rechnung zu drucken, wähle die gewünschten Rechnungen in der Liste aus. Mit anschliessenden Klicks auf «Drucken» → «Rechnung drucken» gelangt man in das nächste Fenster, in dem man ein Design oder eine Vorlage auswählen kann, um anschliessend die Rechnung bei Bedarf noch zu bearbeiten und dann auszudrucken.
Weitere Informationen zum Drucken von Rechnungen und Etiketten.
Rechnung per Mail:
Wähle die gewünschten Rechnungen in der Liste aus und klicke dann auf «Versenden» → «Rechnung per E-Mail senden». Wenn du dir ein Design oder eine Vorlage ausgesucht hast, kannst du die E-Mail mit «Weiter» nochmals bearbeiten.
Der E-Mail kann eine Datei oder eine Rechnung angehängt werden, die dann als PDF mit verschickt wird.
Mitgliederbeiträge per Lastschrift einziehen
Du kannst für die erstellten Rechnungen eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugen und die Mitgliedsbeiträge einziehen. Dazu erstellt Webling zuerst eine Datei mit allen Informationen zum Einzug. Diese Datei lädst du herunter und bei deiner Bank wieder hoch. Eine ausführliche Anleitung findest du hier: SEPA LSV Sammellastschrift (DE/AT)
Mitgliederbeiträge verbuchen (Rechnungen abschliessen/verbuchen)
Wenn ein Mitglied seinen Mitgliederbeitrag einbezahlt hat, kann die dazugehörige Rechnung abgeschlossen werden.
Markiere die gewünschte Rechnung in der Liste und klicke dann auf «Verbuchen». Nun kannst du angeben, auf welches Konto der Mitgliederbeitrag bezahlt wurde (Post, Bank etc.). Wenn du alle Felder auf ihre Richtigkeit überprüft hast, klickst du auf die Schaltfläche «Rechnung verbuchen» und hast somit den Mitgliederbeitrag verbucht.
Weitere Informationen zum Verbuchen und Einlesen von bezahlten Rechnungen: