Erfasse neue Rechnungen, indem du in der Buchhaltung links im Menü auf "Rechnungen" und dann oberhalb der Liste auf den "Rechnung erfassen" Knopf klickst. Sobald die Rechnungen in der Webling Buchhaltung erstellt sind, kannst du sie drucken oder per E-Mail an deine Mitglieder schicken.
Wähle zwischen dem erstellen einer einzelnen Rechnung oder mehrerer Rechnung gleichzeitig an alle Mitglieder:
Mehrere Rechnungen erstellen
Im folgenden Beispiel erstellen wir mehrere Rechnungen gleichzeitig, jedoch mit pro Mitglied individuellen Beträgen.
Beispiel: Matthias spielt in einem Handballverein. Sein Verein muss in seiner Spielklasse Lizenzen für Spieler bei deren Liga im Verband lösen. Diese zusätzlichen individuellen Kosten muss Matthias übernehmen und bezahlt deshalb zusätzlich zum Mitgliederbeitrag eine Lizenzgebühr.
Damit wir beim Erstellen der Rechnungen eine entsprechende Regel nutzen können, muss im Mitgliederstamm ein Datenfeld vorhanden sein, wo die jeweilige Lizenz des Spielers erfasst ist. Das kann ein Auswahl- der ein Betragsfeld sein.
Da wir unterschiedliche Beträge je nach Mitglied berechnen möchten, wählen wir bei ( 1 ) "Erweitert". Es erscheint eine Liste von Rechnungsposten ( 2 ) mit welcher wir pro Mitglied individuell die Beiträge berechnen.
Jede Zeile ist ein eigener Rechnungsposten mit Buchungstext ( 1 ), eigenem Ertragskonto ( 2 ) und einem fixen ( 3 ) oder variablen Betrag ( 4 ).
Die Reihenfolge der Rechnungsposten änderst du, in dem du sie mit der Maus bei ( 1 ) packst und an die gewünschte Stelle verschiebst. Mit einem Klick auf ( 2 ) bearbeitest du einen Rechnungsposten. Zusätzliche Rechnungsposten fügst du über den Knopf bei ( 3 ) hinzu. Über die zusätzlichen Optionen bei ( 4 ) löscht oder duplizierst du die ausgewählte Zeile.
- Die Rechnungsposten kannst du beim Drucken der Rechnung auflisten, damit dein Mitglied weiss wie der Betrag zustande kommt. Über das Drucken von Rechnungen haben wir eine eigene Anleitung für dich: Serienbrief erstellen & drucken
- Zahl- und Betragsfelder von deinem Mitglieder kannst du addieren oder auch multiplizieren. So sind individuelle Berechnungen nach Konsum, Parzellengrössen (Gartenvereine) oder ähnlichen Attributen möglich. Beispiel mit verbrauchsabhängigen Rechnungen mit Betragsfeldern.
Rechnungsdetails
Die Rechnungsdetails beinhalten:
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Ertragskonto
- Debitorenkonto
- Rechnungskategorie (optional)
Beim Ertragskonto gibst du an, für was der Betrag der Rechnung geschuldet ist, z.B. "Mitgliederbeiträge".
Das Debitorenkonto ist das Zwischenkonto, auf welchem der Rechnungsbetrag darauf "wartet" bis er bezahlt wird. Deshalb siehst du in der Buchhaltung am Saldo des Debitorkonto auch an, wie viele Rechnungen von deinen Mitgliedern noch nicht bezahlt sind. Als Debitorenkonto wählst du z.B. ein Konto mit dem Namen "Debitoren" und nicht dein Bank- oder Postkonto.
Rechnungen ohne Mitglied
In der Regel sind Rechnungen mit einem Mitglied verknüpft. Es können auch Rechnungen erstellt werden, welche nicht mit einem Mitglied verknüpft sind. Dies ist jedoch nur mit der Einzeln-Erfassen Option "Rechnung erfassen" > "Einzelne Rechnung erfassen" möglich.
Eine Übersicht über Alle Artikel zum Theme Rechnung findest du hier: Rechnungen