Webling Buchhaltung: Erste Schritte

Die doppelte Buchführung erlaubt zusammen mit der Debitorenverwaltung eine einfache und komfortable Verwaltung der Vereinskasse. Debitoren können ohne eine doppelte Buchführung verwalten werden. Allerdings ist es üblich und sinnvoll eine doppelte Buchhaltung zu führen, auch wenn ein Verein vielfach ehrenamtlich geführt wird. Weitere Informationen zur doppelten Buchführung bieten folgende Links:

Webling Buchhaltung einrichten

Wenn du die Webling Buchhaltung zum ersten Mal öffnest oder einen neuen Mandanten erstellst, musst du einen Kontenplan einrichten:

Als Vorlage stehen dir drei Kontenrahmen zur Verfügung:

  • Einfacher Kontenrahmen
  • SKR 49 (Deutscher Standardkontenrahmen für Vereine)
  • CH-KMU (KMU Kontenrahmen der Schweiz

Falls du einen Kontenplan aus deiner alten Buchhaltung übernehmen willst, wähle die Vorlage, welche deinem alten ähnlich ist. Falls du SKR 49 oder CH-KMU noch nie gehört hast, empfehlen wir dir den einfachen Kontenrahmen. Später in dieser Anleitung findest du einen Abschnitt zum Bearbeiten des Kontenplans.

Was ist ein Kontenplan oder Kontenrahmen?

Ein Kontenrahmen ist eine Vorlage für einen Kontenplan. Der Kontenplan besteht aus zwei Teilen:

  • 1: Erfolgsrechnung (Aufwand & Ertrag)
  • 2: Bilanz (Aktiv- & Passivkonten)

1: In der Erfolgsrechnung siehst du Einnahmen und Ausgaben in der laufenden Buchungsperiode (Rechnungsjahr) . Die Summe des Aufwands und des Ertrags ergibt den Gewinn bzw. Verlust.

2: Die Bilanz stellt das Vereinsvermögen dar. Auf der Aktivseite sind alle Vermögensteile (Bargeld, Bank, Immobilien, offene Forderungen, etc.), auf der Passivseite alle Verpflichtungen (unbezahlte Rechnungen, Hypotheken, Schulden, etc.). Einzige Ausnahme ist das Eigenkapital auf der Passivseite.

Das Eigenkapital gleicht die Bilanz aus und zeigt, wie viel Vermögen der Verein besitzt. Klingt verwirrend, ist aber einfach:

Noch einfacher: Wenn ich 100 € besitze (Aktiv) und 70 € Schulden (Passiv) habe, habe ich ein Vermögen von 30 €. Diese 30 € sind mein Eigenkapital.

Im Kontenplan siehst du jeweils das Eigenkapital vom Vorjahr. Deshalb gibt es im laufenden Buchungsjahr eine Differenz zwische Aktiv und Passiv. Diese Differenz entspricht exakt dem Gewinn oder Verlust der Erfolgsrechnung.

Eröffnungsbilanz

Wie dein Bankkonto beginnen die Konten der Bilanz nicht bei Null. Das Bankkonto ist ein gutes Beispiel der Aktivseite. Das Buchungskonto deiner Bank beginnt mit der Eröffnungsbuchung des Anfangssaldos. Sprich wenn am Anfang der Periode auf deiner Bank 1000 € sind, dann muss in der Eröffnungsbilanz auch 1000 € auf deinem Buchhaltungskonto der Bank sein. Webling übernimmt diese Beträge beim Jahresabschluss automatisch. Wenn du aber neu mit Webling beginnst, musst du die Eröffnungsbilanz einmal von Hand erfassen:

Kontenplan bearbeiten

Beim Bearbeiten des Kontenplans, gibt es zwei einfache Regeln:

  • Löschbar sind nur Konten, welche in keiner Periode eine Buchung haben.
  • Alte Konten aus Vorperioden, welche nicht mehr benutzt werden, können Inaktiv gesetzt werden.

Bei den Konten und Kontengruppen gibt es kein Limit. Erstelle jedoch nur so viel wie notwendig, damit dein Kontenplan übersichtlich bleibt. Erweitern kannst du ihn jederzeit.

Klicke auf eine Buchungsperiode, um deren Kontenplan zu bearbeiten:

Kontonummern: Wenn du die Konten noch mit einer Nummer beschriften möchtest, schreibe die entsprechenden Zahlen vor den Kontennamen (Bsp. “1000 Kasse”).

Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen

Klicke auf den "Kontenplan" > "Bilanz und Erfolgsrechnung", dort kannst du die aktuelle Bilanz, Eröffnungsbilanz und Erfolgsrechnung als Excel Datei exportieren. Wenn Kostenstellen vorhanden sind, wird auch eine Auswertung der Kostenstellen angezeigt.

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