QR-Rechnungen schreiben

Zuerst benötigen wir Rechnungen, die wir drucken können. Wenn du deine Rechnungen noch nicht in Webling erfasst hast, dann erfasst du diese zuerst in der Buchhaltung. Dazu gehst du auf "Buchhaltung" > "Rechnungen" und klickst auf "Rechnungen erfassen". Folge den Schritten im Dialog um deine Rechnungen zu erfassen. Wie das funktioniert ist hier genauer beschrieben.

Wenn du deine Rechnungen erfasst hast, dann kannst du mit dem nächsten Schritt weitermachen.

Unter "Buchhaltung" > "Rechnungen" findest du nun deine Rechnungen. Um eine QR-Rechnung zu drucken klicke auf "Drucken" > "Rechnung drucken".

Es erscheint ein Dialog mit einer Auswahl von Designs. Wähle dort das Design "QR-Rechnung":

Nun erscheint die Rechnung und du kannst den Text der Rechnung wie gewünscht anpassen und die Rechnung gestalten.

Im unteren Bereich siehst du bereits eine Vorschau des QR-Rechnung Abschnittes. Wenn du die Funktion das erste Mal verwendest, dann musst du die Empfänger-Adresse und deine QR-IBAN hinterlegen. Klicke dazu auf "QR-Rechnung anpassen".

Die einzelnen Einstellungen der QR-Rechnung sind weiter unten genauer beschrieben.

Nachdem du alles eingegeben hast klickst du auf "Vorschau & Drucken" um eine Vorschau anzuzeigen. Wenn du zufrieden bist dann kannst du mit "Rechnungen drucken" die QR-Rechnungen als PDF herunterladen, welches du dann drucken kannst.

Die neue QR-Rechnung kannst du im Gegensatz zu den alten Einzahlungsscheinen auf normales Papier drucken. Du musst kein vorgedrucktes Papier mehr kaufen.

Erklärung zu den einzelnen Optionen:

QR-IBAN: Die QR-IBAN ist nicht die gleiche wie deine normale IBAN Kontonummer. Deine QR-IBAN erhältst du von deiner Bank. Die QR-IBAN erkennt man daran, dass sie an der 5. Stelle immer eine 3 hat, beispielsweise: CHXX 3XXX XXXX XXXX X.
Es ist zwar möglich, auch mit einer normalen IBAN Kontonummer QR-Rechnungen zu erstellen, aber das Abgleichen funktioniert dann nicht gleich gut, da man nicht alle benötigten strukturierten Informationen von der Bank erhält. Ohne QR-IBAN wird die Rechnungsnummer über das Referenz-Textfeld übergeben, was vom Zahlenden geändert/gelöscht werden kann. Mit der QR-IBAN wird sichergestellt, dass die QR-Referenz (früher Referenznummer) immer gültig ist und mitgeliefert wird. Darum macht die QR-IBAN die elektronische Verarbeitung zuverlässiger und ist grundsätzlich zu bevorzugen.

Kundenidentifikation Bank: Dies ist die ehemalige ESR-Teilnehmernummer. Diese ist mit der Einführung der QR-Rechnung grundsätzlich nicht mehr nötig. Kann aber aus Kompatibilitätsgründen weiterhin angegeben werden. Falls du eine solche erhalten hast, kannst du sie hier eingeben. Dieses Feld ist optional und erscheint nur, wenn du eine gültige QR-IBAN eingegeben hast. Die Zahl besteht meist aus 6 Ziffern, manchmal ist sie aber auch länger. Sie besteht nur aus Zahlen, keine Buchstaben oder andere Zeichen. Als Kundenidentifikation kannst du die BESR-ID/Bankreferenz/QR-Teilnehmernummer verwenden, die du früher mit den ESR-Einzahlungsscheinen (orange) benutzt hast. Postfinance nutzt diese Nummer nicht. Als Postfinance Kunden lässt du dieses Feld leer.

Rechnung mit/ohne Betrag drucken: Wenn du eine Rechnung mit Betrag druckst, dann wird der Restbetrag der Rechnung als Betrag aufgedruckt. Bei einer Rechnung ohne Betrag kann das Mitglied den Betrag selber wählen, es wird auch kein Betrag auf der Rechnung aufgedruckt (z.B nützlich für freiwillige Spenden).

Zahlungszweck / Zusätzliche Informationen: Dies erscheint auf der QR-Rechnung als Information für deine Mitglieder. Hier kannst du zum Beispiel den Grund der Rechnung angeben (z.B. "Jahresrechnung") und die Rechnungsnummer. Platzhalter sind hier erlaubt im Format {{Rechnung:ID}}.

Einzahlung für / Zahlungsempfänger: Hier gibst du die Adresse des Kontoinhabers an, z.B deine Vereinsadresse oder die Adresse der Person, auf welche das Konto lautet.

Zahlung durch / Zahlungspflichtiger: Dies ist die Adresse deiner Mitglieder. Du kannst konfigurieren, aus welchen Datenfeldern diese Informationen ausgelesen werden.

Druckeinstellungen: Wähle aus, ob du auf normales oder perforiertes Papier druckst. Bei normalem Papier werden zusätzliche Trennlinien aufgedruckt. Ist dein Papier perforiert, dann ist das nicht notwendig.

Sprache: Wähle, in welcher Sprache der QR-Abschnitt gedruckt werden soll.

Um QR-Rechnungen per E-Mail zu versenden klickst du oberhalb der Rechnungsliste auf "Versenden" > "Rechnung per E-Mail senden". Wähle ein Design oder eine Vorlage für dein E-Mail und klicke auf "Weiter".

Unterhalb des Textfeldes findest du nun "Rechnung anfügen".

Wähle für die Rechnung das Design "QR-Rechnung".

Die weiteren Schritte sind ab jetzt gleich wie weiter oben unter QR-Rechnung drucken beschrieben.

Weitere Informationen zur Umstellung von ESR-Einzahlungscheinen nach QR-Rechnung findest du auf folgender Seite:

• Umstellung QR-Rechnung (Neue Einzahlungsscheine)