Es kommt häufig vor, dass eine offene Rechnung erst im neuen Jahr beglichen wird. Dazu werden die offenen Rechnungen aus dem alten Jahr ins neue Jahr übertragen und die Zahlung wird dann im neuen Jahr auf die Rechnung gebucht.
In Webling gibt es die Funktion "Rechnungen verschieben". Mit dieser Funktion können offene und teilweise bezahlte Rechnungen aus einem alten Jahr ins neue Jahr übernommen werden. Die genaue Vorgehensweise ist hier beschrieben: Rechnung verschieben (Transitorische Abgrenzung)
Wenn man also eine Zahlung für eine offene Rechnung aus einem alten Jahr hat, dann muss man folgende Schritte machen:
- Rechnung erstellen: Wenn man noch keine Rechnung für die Zahlung hat, dann erstellt man zuerst im alten Jahr die Rechnung, lässt diese aber offen. In den meisten Fällen hat man schon eine Rechnung, dann kann man diesen Schritt überspringen. Es kommt aber manchmal vor, dass eine unerwartete Zahlung kommt, für die man noch keine Rechnung hat, dann muss man diese zuerst erfassen (z.B. Sponsorengelder die buchhalterisch dem alten Jahr zugewiesen werden müssen, aber erst im neuen Jahr überwiesen werden).
- Zahlungen im alten Jahr verbuchen: Zuerst sollte man alle anderen Zahlungen im alten Jahr verbuchen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen für Rechnungen korrekt verbucht worden sind. Sonst überträgt man evtl. zu viele Rechnungen ins neue Jahr, was zu Mehraufwand führen kann.
- Rechnungen verschieben: Jetzt kann man die Rechnungen aus dem alten Jahr ins neue Jahr übertragen (siehe Rechnungen verschieben)
- Jahresabschluss durchführen (optional): Im besten Fall führt man jetzt den Jahresabschluss durch. Dann stimmen die Anfangssaldi der Konten im neuen Jahr mit dem Endstand der Konten im alten Jahr überein. Dieser Schritt kann auch später (und auch mehrfach) durchgeführt werden und ist in diesem Schritt optional. Es ist aber empfohlen, damit man immer mit den richtigen Kontoständen arbeitet und diese auch kontrollieren kann.
- Rechnung verbuchen: Jetzt kann man die Rechnungen im neuen Jahr ganz normal verbuchen, indem man die Rechnung öffnet, und auf "Verbuchen" klickt. Auch die Zuweisung der Zahlung via CAMT funktioniert im neuen Jahr ganz normal.
Das gilt auch für teilweise bezahlte Rechnungen. In diesem Fall wird nur der noch ausstehende Betrag ins neue Jahr übertragen.
Was passiert wenn die Rechnungen verschoben werden?
Nachdem die Rechnungen ins neue Jahr übertragen wurden, ändert sich das Ertragskonto der Rechnungsposten auf "Übertragskonto Debitoren" und ist nicht mehr "Mitgliederbeiträge" o.ä. Das ist korrekt, da der Ertrag bereits im alten Jahr verbucht wurde und durch das Verschieben der Rechnungen transitorisch ins neue Jahr übertragen wurde. Die Rechnung kann im neuen Jahr wie gewohnt als bezahlt verbucht werden.