Webling zeigt dir, wie viel Speicher euer Verein belegt und welche Bereiche wie viel davon brauchen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Übersicht liest und wie du Platz gewinnst.
Warum ist das wichtig
Euer Abo enthält eine bestimmte Menge Speicher. Ist der Platz voll, kannst du keine Dateien mehr hochladen und keine E-Mails mit Anhang mehr versenden. Das merkst du meist im ungünstigsten Moment.
Mit der Übersicht siehst du vorher, wohin der Platz geht. Meist stecken wenige grosse Dateien hinter dem Verbrauch, etwa hochauflösende Fotos bei Mitgliedern oder Bilder in Serienbriefvorlagen.
Wofür kannst du das nutzen
- Prüfen, wie viel Platz noch frei ist
- Herausfinden, welcher Bereich am meisten belegt
- Gezielt aufräumen, statt überall zu suchen
- Entscheiden, ob Aufräumen genügt oder ob ihr Speicher dazukaufen solltet
So öffnest du die Übersicht
- Gehe zu «Dokumente».
- Klicke in der Seitenleiste in der Gruppe «Mit anderen geteilt» auf «Speicherplatz».
So liest du die Übersicht
Oben steht ein Balken mit dem Gesamtverbrauch, zum Beispiel «Insgesamt 12.8 MB von 4’000 MB verwendet».
Darunter listet Webling die Bereiche mit ihrem Verbrauch auf:
| Speicherpaltz | Zeile | Was dahinter steckt |
|---|---|---|
| «Dateien und Bilder bei Mitgliedern» | Dateien, Bilder und Mitgliederbilder in den Mitgliederdatensätzen | |
| «Serienbriefe» | Bilder in den Serienbriefvorlagen | |
| «Newsbeiträge» | Bilder in den Newsbeiträgen des Mitgliederportals | |
| «Öffentliche Daten» | der Ordner «Öffentliche Daten» samt Unterordnern | |
| Rollenordner, z. B. «Trainer» | jeder Rollenordner erscheint mit eigener Zeile | |
| Benutzer, z. B. «Demo Benutzer» | der Ordner «Persönliche Daten» dieses Benutzers und die Anhänge seiner versandten E-Mails | |
| «Diverses (Portalseiten, Formulare, Termine etc.)» | Bilder und Dateien aus diesen Bereichen zusammengefasst |
Zum Speicherplatz zählen alle hochgeladenen Dateien: die Dateien unter «Dokumente», Bilder und Dateien bei Mitgliedern, Belege bei Buchungen, Bilder in Serienbriefen, Anhänge von E-Mails und Vorlagen sowie Bilder und Dateien bei Terminen, Portalseiten und Formularen.
Nicht dazu zählen die übrigen Daten des Vereins, also Mitgliederdatensätze, Buchungen und ähnliche Einträge. Deren Textinhalte belegen keinen Speicher im Sinn dieser Übersicht.
So gewinnst du Platz
- Öffne die Übersicht und suche die Zeile mit dem grössten Verbrauch.
- Gehe in den entsprechenden Bereich.
- Sortiere die Dateiliste über «Sortieren nach» nach der Grösse, falls verfügbar, oder schaue in der Spalte «Grösse» nach den grössten Einträgen.
- Lösche, was ihr nicht mehr braucht, oder ersetze grosse Bilder durch kleinere Fassungen.
Typische Kandidaten: Fotos in Originalgrösse aus der Handykamera, alte Serienbriefvorlagen mit Logos in Druckauflösung, mehrfach hochgeladene Fassungen desselben Dokuments.
So bestellst du mehr Speicher
Am Ende der Übersicht steht der Hinweis, dass zusätzlicher Speicher ein kostenpflichtiges Abo benötigt, mit dem Link «Zur Aboverwaltung». Dort bestellst du zusätzlichen Speicher → Meldung an Support mit deiner Nachricht.
Was nicht geht
- Du siehst pro Benutzer nur, wie viel Platz seine «Persönlichen Daten» belegen. Den Inhalt siehst du nicht, auch als Administrator nicht.
- Dasselbe gilt für Rollenordner, denen du nicht angehörst: Grösse ja, Inhalt nein.
- Die Übersicht zeigt keine Liste der grössten Einzeldateien. Sie zeigt Bereiche, nicht Dateien.
- Gelöschte Dateien geben den Platz frei, sobald du die Löschmeldung nicht mehr rückgängig machst.
So geht es weiter
In der Liste siehst du die verschiedenen Bereiche von Webling welche zum Speicherverbrauch dazugerechnet werden.