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Dokumente: Überblick und Ordnerstruktur

  • Aktualisiert

In Webling legst du alle Unterlagen deines Vereins zentral ab. Dieser Artikel zeigt dir, wie der Bereich «Dokumente» aufgebaut ist und wer welche Ordner sieht.

Info: Die Dokumentablage von Webling ersetzt kein Google Docs oder eine Nextcloud: Ihr könnt Dokumente nicht gleichzeitig gemeinsam bearbeiten. Die Ordner in Webling sind eine Dateiablage.

Warum ist das wichtig

In vielen Vereinen liegen Protokolle, Statuten und Formulare auf privaten Rechnern. Nach einer Änderung arbeitet jeder mit einer anderen Fassung. Tritt jemand aus dem Vorstand zurück, sind die Unterlagen oft ganz weg.

Legst du die Dateien in Webling ab, greifen alle Berechtigten immer auf die aktuelle Fassung zu. Die Unterlagen gehören dem Verein und nicht einer Person.

Entscheidend ist dabei der Ordner. Der Ordner bestimmt, wer eine Datei sieht. Darum lohnt es sich, den Aufbau einmal zu verstehen, bevor du die erste Datei hochlädst.

Wofür kannst du das nutzen

  • Statuten und Reglemente allen Benutzern zur Verfügung stellen
  • Vorstandsprotokolle nur dem Vorstand zeigen
  • Deine eigenen Arbeitsunterlagen ablegen, ohne dass jemand mitliest
  • Nachschauen, welche E-Mails und SMS aus Webling gegangen sind
  • Vorlagen für Serienbriefe, E-Mails und Rechnungen verwalten

Die Bereiche im Überblick

Wenn du «Dokumente» öffnest, findest du diese Bereiche:

  1. Von mir gesendete E-Mails (1) → Hier siehst du alle E-Mails, die du versendet hast. Du kannst von hier aus auch direkt E-Mails schreiben. Mehr dazu in E-Mails- und SMS-Ordner.
     
  2. Alle E-Mails (2) → Wenn ein Administrator diese Option aktiviert hat, sehen hier alle Benutzer auch E-Mails von anderen – aber nur zu Mitgliedern und Rechnungen, die sie ohnehin sehen dürfen. Mehr dazu in Ich sehe versendete E-Mails von anderen Benutzern nicht.
     
  3. Persönliche Daten (3) → Ordner und Dateien, die nur du siehst. Mehr dazu in Persönliche und öffentliche Daten.
     
  4. SMS (4) → Hier siehst du alle SMS, die du versendet hast. Diesen Ordner siehst du nur, wenn du die Berechtigung «SMS» hast. Mehr dazu in E-Mails- und SMS-Ordner.
     
  5. Öffentliche Daten (5) → Ordner und Dateien, auf die alle angemeldeten Benutzer zugreifen. Mehr dazu in Persönliche und öffentliche Daten.
     
  6. Rollen-Ordner (6) → Ordner, die zu einer Rolle gehören (im Beispiel «Trainer»). Nur Personen mit dieser Rolle sehen sie. Mehr dazu in Private Ordner für Rollen.
     
  7. Speicherplatz (7) → Hier siehst du, wie viel Speicher dein Verein belegt. Mehr dazu in Verwendung des Speicherplatzes analysieren.
     
  8. Vorlagen (8) → Hier findest du alle Vorlagen, auf die du Zugriff hast. Mehr dazu in Vorlagen bearbeiten.

Ebenfalls unter «Mit anderen geteilt» findest du den Eintrag «Speicherplatz»: Hier siehst du, wie viel Speicher dein Verein belegt. Mehr dazu in Verwendung des Speicherplatzes analysieren.

Wer sieht welchen Ordner

Wer sieht welchen Ordner Ordner Wer sieht den Inhalt
  «Persönliche Daten» nur du. Auch Administratoren sehen den Inhalt nicht.
  «Öffentliche Daten» und alle Unterordner darin alle Benutzer, die sich in euer Webling einloggen
  Rollenordner, z. B. «Trainer» alle Benutzer mit dieser Rolle
  «Speicherplatz» nur Administratoren

 

Gehörst du mehreren Rollen an, siehst du auch mehrere Rollenordner, einen pro Rolle.

Tipp: Nutze «Persönliche Daten» für alle deine eigenen Arbeitsunterlagen. So hast du alles Vereinsrelevante an einem Ort. Reicht der Platz nicht mehr, erweiterst du den Speicher in GB-Schritten.

Lies die Zugriffszeile

Öffnest du einen Ordner, steht direkt unter dem Namen eine graue Zeile. Webling schreibt dort hin, wer Zugriff hat:

  • «Nur du hast Zugriff auf diesen Ordner»

  • «Alle Benutzer haben Zugriff auf diesen Ordner»

  • «Zugriff für alle Benutzer mit der Rolle “Trainer”»

Prüfe diese Zeile immer, bevor du eine Datei ablegst. Sie ist zuverlässiger als jede Merkhilfe.

Was nicht geht

  • Du kannst den Zugriff auf «Öffentliche Daten» nicht einschränken. Der Bereich steht allen angemeldeten Benutzern offen. Gehören Unterlagen nur einem Teil des Vereins, nutze einen Rollenordner.

  • Du kannst keinen Ordner für einzelne Personen freigeben. Der Zugriff läuft immer über Rollen.

  • Du kannst Dateien in Webling nicht bearbeiten. Webling speichert Dateien, es öffnet sie nicht zum Schreiben.

  • Empfangene E-Mails findest du in Webling nicht. Der Bereich zeigt nur, was aus Webling hinausgegangen ist.

So geht es weiter

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