Warum ist das wichtig
Nicht jedes Dokument soll für alle sichtbar sein. Sitzungsprotokolle des Vorstands, Trainingspläne oder vertrauliche Unterlagen gehören nur in die Hände der richtigen Personen. Mit den Rollenordnern stellst du sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
Wofür kannst du das nutzen
Sobald du eine Rolle erstellst, legt Webling automatisch einen passenden Ordner an. Diesen Ordner sehen nur die Mitglieder dieser Rolle. So tauschst du innerhalb einer Gruppe ganz einfach private Dokumente aus, zum Beispiel:
- Vorstandsprotokolle im Ordner Vorstand
- Trainingsunterlagen im Ordner Trainer
- Materialien für Helfer im Ordner Helfer
Gehörst du zu mehreren Rollen, siehst du auch mehrere solche Ordner, einen pro Rolle.
So findest du deine Rollenordner
- Gehe in Webling zum Menü «Dokumente».
- Du siehst dort einen Ordner für jede Rolle, der du angehörst.
- Der Ordner trägt den Namen deiner Rolle, etwa Vorstand oder Trainer.
- Lege deine Dokumente in den passenden Ordner. Nur die anderen Mitglieder dieser Rolle sehen sie.
Jede Rolle hat einen Ordner für Dokumente, die nur Benutzern dieser Rolle zugänglich sind. Jeder Benutzer, der zu einer Rolle hinzugefügt wird, erhält automatisch Zugriff auf einen Ordner mit dem Namen der Rolle, z.B. «Vorstand» oder «Trainer». So können Benutzer einer Rolle einfach private Dokumente tauschen.
Da ein Benutzer in mehreren Rollen sein kann, hat er unter Umständen mehrere solche Ordner (für jede Rolle einen). Die Ordner erscheinen mit der jeweiligen Bezeichnung der Rolle unter «Dokumente» in Webling.
Ein Administrator sieht nicht automatisch alle Rollenordner. Er muss ebenfalls zur Rolle hinzugefügt werden, damit er den Rollenordner sieht.
Wenn eine Rolle gelöscht wird, dann wird auch der komplette Inhalt im Ordner der jeweiligen Rolle gelöscht.