Für jede Rolle in Webling gibt es einen eigenen Dokumentenordner. Nur Benutzer mit dieser Rolle sehen ihn. Dieser Artikel zeigt dir, wie du damit arbeitest.
Warum ist das wichtig
Nicht jedes Dokument gehört allen. Sitzungsprotokolle des Vorstands, Trainingsplanungen oder Unterlagen zu Personalfragen sollen nur die richtigen Personen sehen.
Der Ordner «Öffentliche Daten» hilft dir dabei nicht: Ihn sehen alle angemeldeten Benutzer, und das lässt sich nicht einschränken. Rollenordner sind der Weg, mit dem du in Webling steuerst, wer welche Unterlagen sieht.
Wofür kannst du das nutzen
- Vorstandsprotokolle, z. B. im Ordner «Vorstand»
- Trainingsunterlagen, z. B. im Ordner «Trainer»
- Einsatzpläne, z. B. im Ordner «Helfer»
- Buchhaltungsbelege, die noch nicht verbucht sind, z. B. im Ordner «Kassier»
So findest du deine Rollenordner
- Gehe zu «Dokumente».
- Schaue in der Seitenleiste in die Gruppe «Mit anderen geteilt».
- Unterhalb von «Öffentliche Daten» steht ein Ordner pro Rolle, der du angehörst, zum Beispiel «Trainer».
- Öffne den Ordner. Unter dem Namen steht die Zugriffszeile, etwa «Zugriff für alle Benutzer mit der Rolle "Trainer"».
Gehörst du mehreren Rollen an, siehst du auch mehrere Ordner, einen pro Rolle.
Ein Administrator sieht nicht automatisch alle Rollenordner. Er muss ebenfalls zur Rolle hinzugefügt werden, damit er den Rollenordner sieht.
Wenn eine Rolle gelöscht wird, dann wird auch der komplette Inhalt im Ordner der jeweiligen Rolle gelöscht.
So legst du Unterlagen in einen Rollenordner
- Öffne den Rollenordner.
- Lade die Datei hoch oder ziehe sie per Drag & Drop hinein.
- Alternativ verschiebst du eine bestehende Datei über den Knopf «Verschieben» in den Rollenordner.
Innerhalb eines Rollenordners legst du wie überall Unterordner an, zum Beispiel «Protokolle 2026».
Wichtige Regeln
- Webling legt die Ordner selbst an → Sobald du eine Rolle erstellst, entsteht der passende Ordner. Du kannst ihn nicht separat anlegen und nicht umbenennen.
- Administratoren sehen Rollenordner nicht automatisch → Wer den Ordner «Vorstand» sehen will, muss der Rolle «Vorstand» angehören, auch als Administrator.
- Löschst du eine Rolle, löscht Webling den Ordner samt Inhalt → Sichere die Dateien vorher, zum Beispiel indem du sie in einen anderen Ordner verschiebst oder als ZIP-Archiv herunterlädst.
Was nicht geht
- Du kannst einen Rollenordner nicht für einzelne Personen freigeben. Der Zugriff hängt immer an der Rolle.
- Du kannst einen Rollenordner nicht löschen, solange die Rolle besteht.
- Du kannst nicht sehen, was in Rollenordnern liegt, denen du nicht angehörst. Administratoren sehen in der Speicherübersicht nur, wie viel Platz ein solcher Ordner belegt.