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Dateien und Ordner verwalten

  • Aktualisiert

Übersicht

Dieser Artikel zeigt dir, was du mit einer Datei tun kannst, die schon in Webling liegt: ansehen, umbenennen, verschieben, herunterladen und löschen.

Warum ist das wichtig

Eine Dokumentenablage wächst. Ohne Ordnung findet nach zwei Jahren niemand mehr das aktuelle Protokoll. Wenn du Dateien umbenennst, in Unterordner verschiebst und alte Fassungen ins Archiv legst, bleibt die Ablage brauchbar.

Beim Löschen ist Sorgfalt wichtig. Webling bietet dir ein Rückgängig an, aber nur für kurze Zeit.

Wofür kannst du das nutzen 

  • Eine Datei mit kryptischem Namen verständlich benennen
  • Alte Protokolle vom Hauptordner ins Archiv verschieben
  • Alle Unterlagen einer Sitzung in einem Zug als ZIP-Archiv herunterladen
  • Eine Datei aus «Persönliche Daten» in «Öffentliche Daten» verschieben, wenn sie fertig ist
  • Nachschauen, wer eine Datei umbenannt oder gelöscht hat

Die Aktionsleiste

Um eine Datei zu bearbeiten, zu verschieben, zu löschen oder herunterzuladen, markierst du diese in der Liste (1). Dann erscheinen oberhalb der Liste verschiedene Schaltflächen mit Aktionen, die du ausführen kannst (2):

  • Bearbeiten: Wähle die gewünschte Datei mittels Checkbox aus und klicke auf die Schaltfläche «Bearbeiten».
  • Verschieben: Über die Schaltfläche «Verschieben» kannst du die Datei im Verzeichnisbaum verschieben. Du kannst die Datei auch per «Drag & Drop» in einen Ordner in der Seitenleiste verschieben.
  • Löschen: Wähle die Schaltfläche «Löschen», um eine oder mehrere Dateien und/oder Verzeichnisse zu löschen.
  • Herunterladen: Mit einem Klick auf die Schaltfläche «Herunterladen» kannst du die Datei lokal herunterladen.
  • Sortieren: Die Liste der Dateien kann mit einem Klick auf die jeweiligen Spaltentitel aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Bearbeiten

Im Dialog «Dokument bearbeiten» stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

  1. Dateinamen umbenennen: Du kannst den Namen ändern, die Dateiendung jedoch nicht.
  2. Bearbeitung festlegen: Alle oder nur du selbst und Administratoren.
  3. Dokument herunterladen: Klicke auf den Dateinamen, um sie herunterzuladen.
  4. Dokument löschen: Wähle das Dreipunktmenü aus und bestätige die Löschung.

Mehrfachauswahl ist möglich.

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Eine Datei ansehen

Klicke auf den Dateinamen. Webling öffnet die Datei direkt im Browser.

Bei einem PDF erscheint eine Werkzeugleiste mit Seitenzahl, Zoom, Druck- und Speichern-Symbol. Über das Speichern-Symbol legst du das PDF auf deinem Computer ab.
 

Tipp: Chrome, Firefox und Safari zeigen PDF-Dateien an, statt sie herunterzuladen. Das ist kein Fehler. Nutze das Speichern-Symbol in der Werkzeugleiste, wenn du die Datei behalten willst.

Eine Datei umbenennen 

So gehst du vor:

  1. Setze das Häkchen bei der Datei.
  2. Klicke auf «Bearbeiten». Der Dialog «Dokument bearbeiten» öffnet sich.
  3. Ändere den Text im Feld «Dateiname».
  4. Klicke auf «Speichern».

Die Dateiendung steht ausserhalb des Eingabefelds. Du kannst sie nicht ändern.

Im selben Dialog legst du fest, wer die Datei ändern darf, und du lädst sie über den Link unter «Dokument herunterladen» herunter.

Eine Datei verschieben

So gehst du vor…

Über den Dialog

  1. Setze das Häkchen bei der Datei oder beim Ordner.
  2. Klicke auf «Verschieben». Der Dialog zeigt dir die möglichen Ziele.
  3. Wähle den Zielordner aus.
  4. Klicke auf «Verschieben».

Per Drag & Drop

Ziehe die Datei aus der Liste auf einen Ordner in der Seitenleiste.

Du verschiebst Dateien zwischen allen Ordnern, auf die du Zugriff hast, also auch von «Persönliche Daten» nach «Öffentliche Daten» oder in einen Rollenordner. Damit ändert sich, wer die Datei sieht. Prüfe darum nach dem Verschieben die Zugriffszeile des Zielordners.

Dateien herunterladen

  1. Setze die Häkchen bei allen Dateien, die du benötigst.
  2. Klicke auf «Herunterladen».

Webling packt die Auswahl in ein ZIP-Archiv. Wählst du einen Ordner aus, kommen auch die Dateien aus seinen Unterordnern mit.

Eine einzelne Datei lädst du schneller über den Link im Dialog «Dokument bearbeiten» herunter.

Löschen und wiederherstellen

  1. Setze das Häkchen bei der Datei oder beim Ordner.
  2. Klicke auf «Löschen».
  3. Bestätige im Dialog mit dem roten Knopf «Löschen».
  4. Oben rechts erscheint die Meldung «1 Dokumente/Ordner wurden gelöscht» mit dem Link «Rückgängig».

Klickst du auf «Rückgängig», holt Webling das Gelöschte zurück und meldet «1 Dokumente/Ordner wurden wiederhergestellt». Die Datei steht wieder in der Liste.

Vorsicht: Den Link «Rückgängig» findest du nur, solange die Meldung sichtbar ist. Schliesst du die Meldung mit dem Kreuz oder mit «alle schliessen», ist das Gelöschte endgültig weg. Prüfe darum sofort nach dem Löschen, ob du die richtige Datei erwischt hast.

Löschst du einen Ordner, verschwindet sein ganzer Inhalt mit. Bei Ordnern lohnt sich ein Blick in die Liste, bevor du löschst.

Sortieren und suchen

  1. Sortieren: Wähle rechts über der Liste unter «Sortieren nach» ein Kriterium, zum Beispiel «Dateiname». Über das Symbol daneben kehrst du die Richtung um. Ein Klick auf einen Spaltentitel sortiert ebenfalls.
  2. Suchen: Gib im Feld «Liste durchsuchen einen Teil des Dateinamens ein. Webling filtert die Liste im aktuellen Ordner.

Was nicht geht

  • Der Dialog heisst «Dokument bearbeiten», bearbeitet aber nicht den Inhalt der Datei. Du änderst darin nur den Namen und die Berechtigung. Um den Inhalt zu ändern, lade die Datei herunter, bearbeite sie auf deinem Computer und lade sie erneut hoch.
  • Du kannst die Dateiendung nicht ändern.
  • Nach dem Schliessen der Löschmeldung kannst du nichts mehr wiederherstellen. Es gibt keinen Papierkorb. Du kannst über support@webling.ch für das Zurückspielen eines Backups/Versuch einer Datenrettung anfragen, wenn du versehentlich wichtige Daten gelöscht hast.
  • Ist bei einer Datei der Schreibschutz gesetzt, kannst du sie nicht umbenennen und nicht löschen. Siehe «Dokumente vor Änderungen schützen (Schreibschutz)».

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