Nachdem du die Rechnungen erstellt und versendet hast, fehlt noch der wichtigste Teil. Die Zahlung der Rechnung. Damit du siehst, wer bezahlt hat, und wer nicht, musst du Zahlungen auf die richtige Rechnung verbuchen.
Das hilft dir, den Überblick zu behalten. Du kannst so auch später genau nachschauen, wann jemand gezahlt hat und auf welches Konto das Geld ging.
Wofür kannst du das benutzen
Wenn ein Mitglied oder ein Kunde eine Rechnung bezahlt hat, musst du das in der Buchhaltung eintragen. Das kann ein Jahresbeitrag sein, ein Kurs oder ein Event. Mit der Buchung erstellst du automatisch einen Eintrag in der Buchhaltung. Die Rechnung gilt danach als abgeschlossen.
So verbuchst du Rechnungen richtig
- Öffne die Rechnung, die du verbuchen willst.
- Klicke oben auf den Reiter «Verbuchen». Das führt dich zur Verbuchen-Maske. Jetzt musst du nur noch einige Angaben einfüllen, damit Webling die Buchung erstellen kann.
- Wähle das Konto im Feld «Bezahlt in». Hier wählst du das Konto, auf dem das Geld eingegangen ist. Das ist meistens dein Bankkonto oder dein Kassenkonto. Du kannst auch auf Passivkonten verbuchen. Diese sind hinter «Weitere anzeigen» versteckt, weil dies ein Spezialfall ist, den viele Webling-Nutzer nicht benötigen.
- Trage das Zahlungsdatum ein. Wichtig ist, dass du das genaue Datum auf dem Kontoauszug eingibst. Sonst gibt es beim Kontoabgleich hinterher ein Chaos.
- Überprüfe den Betrag, die Checkbox «Vollständiger Betrag bezahlt» ist standardmässig aktiviert. Wenn der Betrag stimmt, musst du nichts ändern. Falls nur ein Teil bezahlt wurde, deaktiviere die Checkbox und gib den bezahlten Betrag ein. Die Rechnung wird dann teilweise abgeschlossen, der restliche Betrag bleibt offen.
- Ergänze zusätzliche Angaben (optional). Du kannst hier noch einen Buchungstext, eine Belegnummer, eine Sphäre oder eine Bemerkung eintragen. Diese Felder brauchst du nur, wenn du sie für deinen Verein nutzt.
- Klicke auf «Rechnung verbuchen».
- Damit speicherst du die Buchung. Die Rechnung gilt nun als bezahlt und abgeschlossen.
Fertig! Du hast die Rechnung korrekt verbucht.
«Automatische» Verbuchung: Beim Einlesen von CAMT-Auszügen oder über die Online-Anbindung können Rechnungen auch beinahe vollautomatisch zugeordnet und als bezahlt verbucht werden. Für mehr Details, siehe → Online-Bankanbindung (DE/AT) und → Bankkonten manuell verwalten – Kontoauszüge einlesen und verbuchen.