Warum ein Durchlaufkonto?
Manche Banken stellen für das Konto zwei Camt-Dateien zur Verfügung. camt.054 mit den bezahlten Rechnungen und eine camt.053 Datei mit den anderen Zahlungen plus für jeden Tag eine Sammelzahlung. In den Sammelzahlungen sind die Zahlungen für die Rechnungen jeweils für einen Tag zusammengefasst anstatt einzeln im Detail gelistet.
Damit du trotzdem die Sammelbuchung verbuchen kannst und jede einzelne Zahlung einer Rechnung zuordnen kannst, nutzt du in Webling ein Hilfskonto. Das ist ein „Zwischenkonto“, das am Ende wieder auf Null stehen muss.
Dieses Vorgehen hat verschiedene Vorteile:
- Du kannst bequem camt 53 und camt 54 separat einlesen und behälts einfacher den Überblick.
- Mit dem Durchlaufkonto stellst du sicher, dass die Buchführung stimmt. Wenn nicht, erkennst du sofort, dass noch eine Zahlung fehlt oder falsch zugeordnet wurde. Das macht Fehler sichtbar und leicht korrigierbar.
- Es vermeidet unerwünschte, doppelte Buchungen im tatsächlichen Konto.
So gehst du vor
1. Erstelle ein Durchlaufkonto / Hilfskonto
- Öffne in Webling den Kontenplan.
- Lege ein neues Konto unter den Aktiven an.
- Gib ihm einen klaren Namen, z. B. Hilfskonto Sammelzahlungen.
- Dieses Konto dient nur zur Zwischenablage – hier bleibt kein Geld „liegen“.
- Hier findest du weitere Informationen zum Hilfskonto
2. Sammelzahlung erfassen (camt.053)
- Wenn deine Bank dir im Kontoauszug eine Sammelzahlung einfügt, buche diesen Betrag auf das Hilfskonto.
- Jetzt stimmt dein Bankkonto zumindest in der Summe mit der Buchhaltung überein, aber die Zahlungen sind noch nicht den Rechnungen zugeordnet.
3. Einzelzahlungen abgleichen (camt.054)
- Lade die camt.054-Datei im Hilfskonto hoch.
- In dieser Datei stehen die einzelnen Zahlungen (z. B. Mitgliedsbeiträge oder Rechnungen).
- Webling zeigt dir diese Zahlungen und du kannst sie den offenen Rechnungen oder Mitgliedern zuordnen.
- Stelle sicher, dass sie auf das Hilfskonto verbucht werden.
4. Jetzt muss das Hilfskonto ausgeglichen sein
- Jede zugeordnete Einzelzahlung verringert den Betrag auf dem Hilfskonto.
- Am Ende sollte das Hilfskonto wieder 0 CHF anzeigen.
- Dann ist alles korrekt. Ergebnis: Die Sammelzahlung ist in ihre Einzelteile aufgeteilt.
Tipps
- Schaue regelmässig nach, ob das Hilfskonto bei Null ist. Wenn nicht, fehlt vielleicht eine Zuordnung.
- Keine Sorge: Das Hilfskonto ist nur ein technisches Werkzeug, kein echtes Bankkonto.
- So behältst du den Überblick und deine Buchhaltung bleibt korrekt und nachvollziehbar.