Anmeldeformular mit Google Forms und Zapier

In dieser Anleitung zeigen wir am Beispiel von Google Formularen, wie man über Zapier Mitglieder in Webling erstellt. Wir empfehlen die Reihenfolge wie hier beschrieben einzuhalten. So klappt die Konfiguration von Zapier problemlos:

  1. Google Form einrichten
  2. API Key in Webling erstellen
  3. Zapier Einladung akzeptieren
  4. "Zap" einrichten

1. Google Form einrichten

Google Formular sind eine kostenlose Dienstleistung von Google. Du brauchst ein Google Konto, um ein Formular einzurichten:

Erstelle ein neues leeres Formular:

Für jedes Mitgliederdatenfeld in Webling, welches ausgefüllt werden soll, fügen wir eine Frage hinzu:

Klicke auf "Antworten" und dort auf das Google Tabellen Symbol. Damit bestimmen wir, in welcher Google Tabelle (Spreadsheet/Excel), die Antworten des Formulares gespeichert werden:

Sobald du die Tabelle erstellt hast, funktioniert dein Formular bereits. Nun müssen wir nur noch die Tabelle über Zapier mit Webling verlinken.

2. API Key in Webling erstellen

Damit Zapier die Daten aus deiner Google Tabelle in Webling speichern kann, brauchen wir einen Webling API Key. Das ist ein Schlüssel, mit welchem über die Programmierschnittstelle in Webling Mitglieder erfasst werden können. Wir empfehlen unbedingt, zuerst eine neue Mitgliedergruppe "Beispielanmeldungen" zu erstellen. Dann kannst Du einen API Key erstellen, welcher nur auf diese Mitgliedergruppe Zugriff hat. Das hat mehrere Vorteile. Zum Beispiel bietet es zusätzliche Sicherheit, da der Schlüssel nicht auf andere Daten zugreifen kann. Ausserdem willst die Anmeldungen in Webling auch getrennt speichern, damit du siehst, wer sich angemeldet hat.

Eine Anleitung zum Erstellen von API Keys in Webling findest du hier.

3. Zapier Einladung akzeptieren

Die Zapier Anbindung an Webling ist noch neu. Daher brauchst du im Moment noch eine Einladung. Für die Einladung brauchst du einen Link. Den Link haben wir in unserem allgemeinen Zapier Anleitung: Automatisierungen mit Zapier

4. "Zap" einrichten

"Zap" heissen die jeweiligen Anbindungen in Zapier. Du kannst in deinem Zapier Konto viele verschiedene Anbindung erstellen und jede davon wird Zap genannt. Wir erstellen also einen neuen Zap um das Google Formular mit Webling zu verknüpfen.

4.1 "Zap" einrichten - 1.Teil (Trigger/Auslöser)

Jeder Zap besteht mindestens aus einem "Trigger" (Auslöser) und einer "Action" (Aktion). Wir erstellen im ersten Teil einen Trigger, der ausgelöst wird, wenn in deiner Google Tabelle eine Anmeldung erfasst wird. Zapier überprüft das alle 15 Minuten. Im zweiten Teil erstellen wir die Aktion, welche das Mitglied in Webling erstellt.

Falls du dein Google Konto bereits mit Zapier verbunden hast, kannst du es hier direkt auswählen ( 1 ). Wenn das nicht der Fall ist, klicke auf "Connect an Account" ( 2 ), um dein Google Konto zu verbinden.

( 1 ) Wähle die Google Tabelle aus, welche von deinem Google Anmeldeformular ausgefüllt wird.
( 2 ) Wähle in dieser Google Tabelle das Tabellenblatt (Mappe/Sheet) aus, in welchem die Daten ausgefüllt werden.

Im nächsten Schritt ist es wichtig, dass deine Google Tabelle, bereits mindestens einen Eintrag hat. Also, dass mindestens eine Anmeldung erfasst ist. Dies brauchen wir später beim Konfigurieren der Aktion im zweiten Teil.

Wenn wie oben beschrieben, bereits eine Anmeldung erfasst ist, können wir hier auf den Knopf "Pull in Samples" ( 1 ) klicken. Damit sind wir mit dem ersten Teil (Trigger/Auslöser) fertig und gehen zum zweiten Teil über.

4.2 "Zap" einrichten - 2.Teil (Action/Aktion)

Unser Zap wird ausgelöst, wenn eine neue Anmeldung im Google Formular erfasst wird. Nun müssen wir definieren, was gemacht wird, sobald dies zutrifft. Als erstes wählen wir für unsere Aktion, Webling als App:

An dieser Stelle verknüpfen wir Zapier mit Webling. Dazu brauchen wir den API Key, welchen wir bereits erstellt haben.

Nun sind wir beim letzten Schritt des zweiten Teils. Wir können dies noch testen, aber viel wichtiger ist, dass wir den Zap aktivieren:

Nun ist unser neuer Zap aktiv. Sprich Zapier überprüft alle 15 Minuten, ob ein neues Mitglied angemeldet ist und erstellt dies dann in Webling.

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