Es steht ein Anlass an, für den noch dringend Helfer benötigt werden, oder die Jahresrechnung wird an die Mitglieder versandt. Dies und vieles mehr wird per E-Mail versandt. E-Mail ist schnell, praktisch und günstig, das ideale Kommunikationsmittel für Vereine.
Allerdings droht der Spamfilter jedes Mal, wenn der Senden-Knopf gedrückt wird. Wir haben einige Tipps, wie du deine Mails am Spamfilter vorbeibringst.
Allgemeine Tipps
- Verwende die eigene, verifizierte Vereinsdomain als Absender (z. B. muster@dein-verein.com). Vermeide Absenderadressen von Anbietern wie Gmail, GMX, Yahoo etc. Diese erlauben keine Verifizierung von Webling (also keine @gmail.com/@yahoo.com-Adresse etc. als Absender verwenden).
- Verwende eine persönliche Anrede mit Namen in der E‑Mail (z. B. mit Platzhaltern). Das erhöht die Chance, dass die Nachricht in der Inbox landet.
- E-Mails mit grossen Anhängen werden von einigen E-Mail-Anbietern abgelehnt oder eher als Spam klassifiziert. Wenn sie grössere Dateien verschicken möchten (grösser als 1 MB), dann ist es in der Praxis sinnvoll, einen Link zu senden (z. B. von Dropbox), anstatt die Datei anzuhängen.
- Sei sparsam mit Bildern. E‑Mails, die praktisch nur Bilder enthalten, landen eher im Spamfilter.
- Häufigkeit: Vermeide es, zu häufig E-Mails zu schreiben. Wenn du täglich eine E‑Mail sendest, dann kann es sein, dass diese schon bald automatisch als Spam eingestuft wird.
Relevante E-Mails schreiben
- Wenn eine E‑Mail für den Empfänger nutzlos oder langweilig ist, dann klickt der Empfänger manchmal auf den «Dies ist Spam»-Knopf im E-Mail-Programm. Dann landen zukünftige E-Mails auch im Spamordner. Versende nur E-Mails, welche die Empfänger auch interessieren.
- Wenn du sowohl Newsletter als auch andere E-Mails wie Rechnungen versendest, dann verwende unterschiedliche Absenderadressen für diese Nachrichten. Der Grund ist, dass viele Empfänger einen Newsletter als Spam markieren, wenn sie ihn nicht interessant finden, anstatt sich abzumelden. Damit landen später aber auch die Rechnungen im Spam, da sie vom selben Absender kommen.
Abmelden ermöglichen
- Wenn viele Empfänger deine E-Mails als Spam markieren, dann kann es auch Auswirkungen haben auf Personen, die deine Mails nicht als Spam klassifiziert haben. Wenn jemand wünscht, sich aus dem E‑Mail-Verteiler austragen zu lassen, sollten sie dies deshalb unbedingt beachten. Am besten fügst du in der Fusszeile einen Hinweis ein, warum die Person die Nachricht erhält, und wie man sich abmelden kann. Ein Beispiel: «Du erhältst diese E-Mail, weil du Mitglied im Verein XY bist. Wenn du diese Nachrichten nicht mehr erhalten möchtest, dann schreibe uns eine Nachricht an kontakt@deinverein.com, um dich vom Newsletter abzumelden.» Stelle sicher, dass der Empfänger nach der Abmeldung auch keine Newsletter mehr erhält.
- In der Fusszeile sollte auch der Absender klar ersichtlich sein. Häufig werden auch die Adresse oder andere Kontaktmöglichkeiten angegeben. Einige Spamfilter achten auf den Inhalt in der Fusszeile.
- Warum sollte ich abmelden ermöglichen? Wenn abmelden nicht einfach möglich ist, dann klicken die Leute schnell mal auf den Spam-Knopf. Problem für den Empfänger gelöst. Doch damit beginnt das Problem für dich. Denn wenn das zu viele Empfänger machen, dann lernen das die E-Mail-Anbieter und stufen die E-Mails auch bei anderen Personen als Spam ein, ohne dass diese je auf den Spam Button geklickt haben.
Weitere Tipps, um wirksame E-Mails zu schreiben
- Wenn Leute etwas machen sollen (z. B. sich anmelden, etwas herunterladen, kaufen, etc.), dann füge einen deutlich sichtbaren «Call-to-Action»-Link/‑Button in die Nachricht ein, mit dem der Empfänger die Aktion ausführen kann. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger macht, was du willst.
- Wichtige Informationen sollen immer sichtbar im Text stehen. Verstecke wichtige Informationen nicht in Bildern. Viele Empfänger zeigen heute Bilder nicht mehr automatisch an. Die E-Mail sollte auch ohne die Bilder gut verständlich sein. Darum sollte man Bilder eher zur Dekoration verwenden, und nicht für Informationen.
- Verwende einen kurzen und aussagekräftigen Betreff. Studien haben gezeigt, dass E-Mails mit einem Betreff von 7 oder weniger Wörtern häufiger gelesen werden als solche mit einem langen Betreff.
- Zum Versandzeitpunkt gibt es unterschiedliche Informationen. Generell kann man sagen, dass E-Mails, die unter der Woche entweder am Morgen oder am Abend versandt wurden, am häufigsten gelesen werden.