Eine Vorlage ist ein fertig vorbereiteter Brief, ein fertig vorbereitetes E-Mail oder eine fertig vorbereitete Rechnung. Du richtest sie einmal ein und verwendest sie danach immer wieder.
Warum ist das wichtig
Die meisten Vereine verschicken jedes Jahr die gleichen Dokumente: die Jahresrechnung, das Einladungsmail zur Generalversammlung, den Begleitbrief zur Rechnung. Ohne Vorlage baust du diese Dokumente jedes Mal neu auf. Das kostet Zeit, und es schleichen sich Fehler ein.
Mit einer Vorlage speicherst du Layout, Text und Platzhalter zusammen ab. Beim nächsten Versand wählst du die Vorlage, prüfst kurz den Inhalt und schickst raus.
Ein zweiter Punkt: Alle im Vorstand arbeiten mit dem gleichen Dokument. Der Verein tritt so einheitlich auf, auch wenn im Kassier-Amt jemand Neues sitzt.
Wofür kannst du Vorlagen nutzen
- Jahresrechnung an alle Mitglieder verschicken
- Mahnungen versenden
- Einladung zur Generalversammlung als Brief oder als E-Mail
- Willkommensbrief für neue Mitglieder
- Spendenbestätigung
- Begleitmail, das die Rechnung als PDF anhängt
Diese Arten von Vorlagen gibt es
Im Bereich «Dokumente» findest du im Seitenmenü unter «Vorlagen» vier Einträge:
| Menüpunkt | Wofür |
|---|---|
| «Serienbriefe» | Briefe an Mitglieder, die du druckst |
| «E-Mails» | E-Mails an Mitglieder, auf Wunsch mit angehängtem Serienbrief |
| «Rechnungen» | Rechnungen aus der Buchhaltung, die du druckst |
| «E-Mails für Rechnungen» | Begleitmails, die eine Rechnung als PDF anhängen |
Warum Webling das trennt
- Eine Vorlage speichert alles zusammen: Layout, Text und Einstellungen. Nur so verschickst du später mit wenigen Klicks.
- In Rechnungen stehen dir Platzhalter wie «Rechnung:Restbetrag» zur Verfügung. In einem Serienbrief an ein Mitglied fehlen diese Platzhalter, weil dort gar keine Rechnung ausgewählt ist.
Eine Vorlage bearbeiten
- Klicke im Hauptmenü auf «Dokumente» (1).
- Klicke im Seitenmenü unter «Vorlagen» auf die passende Art, zum Beispiel «Rechnungen» (2).
- Klicke bei der gewünschten Vorlage auf «Vorlage bearbeiten». Der Editor öffnet sich (3).
- Passe den Inhalt an.
- Speichere die Vorlage.
Weitere Möglichkeiten im Dreipunktmenü
Gilt nur für Serienbriefe und Rechnungen.
Klicke bei einer Vorlage auf die drei Punkte. Je nach Art der Vorlage stehen dir diese Optionen zur Verfügung:
- «Löschen» – du entfernst die Vorlage (4).
- «Vorlage verwenden» – du erstellst direkt ein Dokument aus dieser Vorlage, ohne sie zu bearbeiten (5).
- «Umbenennen» – du gibst der Vorlage einen neuen Namen (6).
- «Duplizieren» – du kopierst die Vorlage und speicherst die Kopie unter einem neuen Namen. Das lohnt sich, wenn du eine zweite, ähnliche Vorlage brauchst. So bleibt das Original unangetastet (7).
- «Für alle sichtbar machen» – du gibst die Vorlage für alle Benutzer frei (8).
Sichtbarkeit einer Vorlage ändern
Unter dem Namen der Vorlage steht, wer sie sieht: «Nur für mich sichtbar» oder «Für alle sichtbar».
Eine Vorlage, die nur du siehst, eignet sich für Entwürfe und für Versuche. Sobald die Vorlage fertig ist, gibst du sie für den ganzen Vorstand frei. Dann verschicken alle mit dem gleichen Dokument.
- Klicke im Hauptmenü auf «Dokumente».
- Klicke im Seitenmenü unter «Vorlagen» auf «Serienbriefe» oder «Rechnungen».
- Klicke bei der gewünschten Vorlage auf die drei Punkte.
- Wähle «Für alle sichtbar machen».
Der Hinweis unter dem Namen wechselt auf «Für alle sichtbar».
Achtung: Eine Vorlage, die für alle sichtbar ist, darf jeder Benutzer bearbeiten und löschen.
Vorlagen-Typ ändern
Du hast eine Serienbriefvorlage aufgebaut und brauchst das gleiche Layout jetzt für Rechnungen? Dann duplizierst du die Vorlage und änderst dabei den Typ. Du baust das Layout so nicht zweimal auf.
- Klicke im Hauptmenü auf «Dokumente».
- Klicke im Seitenmenü unter «Vorlagen» auf «Serienbriefe» oder «Rechnungen», je nachdem, wo deine Vorlage liegt.
- Klicke bei der gewünschten Vorlage auf die drei Punkte.
- Wähle «Duplizieren».
- Ändere den Vorlagentyp.
- Speichere die neue Vorlage.
Sichtbarkeit bei E-Mails ändern:
Schriftgrösse oder Schriftart lässt sich nicht ändern
Du markierst Text, wählst eine andere Schriftgrösse – und nichts passiert. Der Text bleibt, wie er war. So kannst du das beheben.
Das kommt vor, wenn im Text noch eine alte Formatierung steckt, zum Beispiel aus Word oder von einer Webseite kopiert. Diese Anweisung ist stärker als deine neue Auswahl. Darum passiert nichts, wenn du eine andere Schriftgrösse anklickst.
So wirst du sie los:
- Markiere den betroffenen Text (1). Prüfe, dass die Formatierungsleiste nicht ausgegraut ist.
- Klicke auf «Formatierung entfernen». Du findest die Schaltfläche hier:
- Vorlagen für Serienbriefe und Rechnungen: Klicke rechts der Absatzmarke (¶) auf das Dreipunktemenü (2). Klicke dann auf die Schaltfläche mit dem Radiergummi (3).
- Vorlagen für E-Mails: Klicke auf die Schaltfläche mit dem schräggestellten T (2).
- Der Text springt auf die Standardschrift zurück. Das ist richtig so. Auch wenn du nicht sofort etwas siehst: Webling hat die alte Anweisung gelöscht.
- Wähle jetzt die gewünschte Schriftgrösse und Schriftart. Webling übernimmt sie sofort.
Beispiel für Vorlagen Serienbriefe und Rechnungen
Beispiel für Vorlagen E-Mails
Tipp: Wenn du viel Text aus Word übernimmst, füge ihn mit «Cmd+Shift+V» (Mac) oder «Ctrl+Shift+V» (Windows) ein. So kommt nur der Text mit, ohne Formatierung.
Was (noch) nicht geht
- Bei Vorlagen für E-Mails und für E-Mails mit Rechnung kannst du im Dreipunktmenü nur «Löschen» und «Umbenennen» wählen. «Duplizieren» und «Für alle sichtbar machen» stehen dort noch nicht zur Verfügung.
- Du kannst eine Serienbriefvorlage nicht direkt in eine Rechnungsvorlage umwandeln. Du gehst immer über «Duplizieren».