Serienbriefe, Rechnungen und E-Mails lassen sich mit Platzhaltern personalisieren. Mit diesem Beispiel zeigen wir dir, wie das bei Serienbriefen und Rechnungen funktioniert. Bei E-Mails funktioniert das fast identisch.
Grundlagen
Klicke im Text an die Stelle, wo der Platzhalter eingefügt werden soll. Wähle dann in der Werkzeugleiste das Symbol { }. Platzhalter werden grün hinterlegt dargestellt.
Du hast die Wahl zwischen einfachen Platzhaltern (1) und bedingten Platzhaltern (2).
Einfache Platzhalter
Mit der Auswahl «Einfacher Platzhalter» fügst du einen Platzhalter ein, welcher mit einem beliebigen Datenfeld deiner Wahl ausgefüllt wird. Beim Erstellen einer Rechnung hast du zusätzliche Platzhalter für die Eigenschaften der Rechnung. (z. B. Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum) zur Verfügung. Du erkennst diese Platzhalter an der Bezeichnung, wie «Rechnung:Betrag».
Wähle den gewünschten Platzhalter und klicke auf «Einfügen». Der Platzhalter erscheint in deinem Text:
Im aufgeklappten Auswahlmenü der Platzhalter findest du das gewünschte Feld schneller, indem du den Feldnamen einzutippen beginnst.
Wenn du das entsprechende Datenfeld kennst, kannst du den Platzhalter auch direkt mit doppelten geschweiften Klammern als Text einschreiben. Nach dem (Zwischen-)Speichern der Vorlage erscheinen korrekte Platzhalter grün hinterlegt.
Bedingte Platzhalter (Wenn-Dann-Platzhalter)
Manchmal reichen einfache Platzhalter nicht aus, weil du auf bestimmte Fälle unterschiedlich reagieren willst. Mit bedingten Platzhaltern druckst du einen Satz oder einen ganzen Textabschnitt nur dann aus, wenn eine festgelegte Bedingung erfüllt ist.
Ein Beispiel: Du verschickst ein Rundschreiben und möchtest deine Mitglieder bitten, ihre E-Mail-Adresse zu melden. Diesen Hinweis sollen aber nur die Mitglieder erhalten, bei denen das Feld «E-Mail» leer ist. Bei allen anderen bleibt der Brief an dieser Stelle unverändert.
- Klicke im Platzhalterdialog auf den zweiten Tab.
- Definiere die «Wenn-Bedingung».
- In vorliegendem Beispiel möchten wir überprüfen, ob eine E-Mail-Adresse erfasst wurde, da wir diese für die interne Kommunikation und den Newsletter benötigen. Falls bereits eine Adresse erfasst ist, soll kein Hinweis angedruckt werden → wir lassen das Feld für «dann» leer.
- Wurde keine Adresse erfasst, so soll ein entsprechender Hinweis angezeigt werden.
Datenfelder ohne Inhalt können abgeprüft werden, indem du die Bedingung nach «ist» oder «ist nicht» leer lässt.
Platzhalter für das aktuelle Datum
In Serienbriefen und Rechnungen kannst du einen Platzhalter mit dem aktuellen Datum einfügen. Es stehen dir drei automatische/vorformatierte Formate zur Verfügung:
Individuelles Datumsformat
Du kannst einen Platzhalter auch von Hand eintippen, statt ihn über den Tab «Platzhalter einfügen» auszuwählen. Setze ihn dazu in doppelte geschweifte Klammern. Auf diese Weise legst du zum Beispiel auch individuelle Datumsformate fest.
Folgende Formatierungen stehen zur Verfügung:
Tag
- {{D}} → aktueller Tag, ohne führende Null (z. B. 5)
- {{DD}} → aktueller Tag, mit führender Null (z. B. 05)
- {{DDDD}} → aktueller Wochentag, ausgeschrieben (z. B. «Mittwoch»)
Monat
- {{M}} → aktueller Monat ohne führende Null (z. B. 9)
- {{MM}} → aktueller Monat mit führender Null (z. B. 09)
- {{MMMM}} → aktueller Monat, ausgeschrieben (z. B. «September»)
Jahr
- {{YY}} → zweistellige Jahreszahl (z. B. 26)
- {{YYYY}} → vierstellige Jahreszahl (z. B. 2026)
Kombination
{{DDDD, D. MMMM}} gibt «Mittwoch, 5. Juli» aus.
Nach dem (Zwischen-)Speichern der Vorlage erscheinen korrekte Platzhalter grün hinterlegt.
Spezieller Platzhalter «IBAN maskiert»
Diesen speziellen Platzhalter findest du vorkonfiguriert unter «Platzhalter einfügen» als «IBAN maskiert». Damit kannst du für die IBAN «DE12345678901234567890» eine datenschutzkonforme Ausgabe erzeugen:
****************7890