E-Mail senden

Mit Webling kann man einfach und unkompliziert E-Mails an Mitglieder versenden.

E-Mails in Webling

Die meisten Vereine verschicken regelmässig E-Mails mit Webling. Die E-Mails können mit Designs nach den eigenen Vorstellungen gestaltet werden. In Vorlagen können öfter genutzte Texte gespeichert werden. Mit Platzhaltern können Mitglieder persönlich angesprochen werden. Das ist nicht nur bei Rundmails (Serienmails), sondern auch bei einzelnen Nachrichten möglich. Mit den richtigen Vorlagen, erspart man sich damit eine Menge Arbeit.

Designs

Du kannst zwischen verschiedenen Designs wählen. Nachfolgend stellen wir die Designs kurz vor. Natürlich kannst du die Designs anpassen und eigene Vorlagen mit den Designs erstellen.

Kein Design

Das Design "Kein Design" ist ein ganz normales E-Mails mit Text. Das Design hat keine Formatierungen, Kopfzeilen, Fusszeilen usw. Deshalb wirkt dieses Designs schlicht und seriös.

Standard

Das Standard Design passt sich an verschiedene Geräte an, so ist es zum Beispiel auf auf Smartphones gut zu lesen. Zudem kann ein prominenter Button eingefügt werden, zum Beispiel mit einem Link zu einer Webseite mit weiteren Infos. Die Farben können angepasst werden und die Kopf- und Fusszeilen ein und ausgeblendet werden.

Box

Einfach

Das "Box" Design ist schlicht und eigent sich gut für Geschäftsemails. Es hat einen Kopfbereich, Hauptteil und eine Fusszeile. Das Design kann mit vier verschiedenen Farbschemas angepasst werden. Du kannst auch selbst ein Farbschema erstellen um die Vereinsfarben ins E-Mail einzubringen.

Die Farben des Kopfbereichs, Hauptteils, Hintergrund und Fussbereich können angepasst werden. Kopf- und Fussbereich können deaktiviert werden.

Natur

Natur

Das Hauptmerkmal des Designs "Natur" ist Gras unten im E-Mail. Dies lockert das E-Mail auf. Es besteht aus einem Kopf- und Fussteil, der mit eigenem Text befüllt wird und dem Hauptteil in der Mitte.

News

Philosophie

Das Design „News“ eignet sich für Newsletter. Es ist sehr übersichtlich und kann beliebig formatiert und farblich verändert werden. Es gibt zwei Farbschemas, eines im Rot- und eines im Blauton. Zusätzlich kannst du die Farben selbst anpassen.

Kopf- und Fussbereich können deaktiviert werden.

E-Mail mit Webling schreiben

Um ein E-Mail zu schreiben, klicke auf  "Versenden" > "E-Mail senden". Es öffnet sich ein Fenster, wo du das Design wählen, das E-Mail schreiben und das E-Mail verschicken kannst.

Als Vorlage speichern

Alle E-Mails können als Vorlage gespeichert werden. Klicke auf der rechten Seite auf „Vorlagen“. Das E-Mail kann als öffentliche oder private Vorlage gespeichert werden. Öffentliche Vorlagen sind für alle Benutzer zugänglich und können von allen Benutzern bearbeitet und gelöscht werden. Private Vorlagen können nur von dir benutzt werden.

Es können beliebig viele Vorlagen erstellt werden, die Vorlagen erscheinen unterhalb der Designs. Wir empfehlen öfter genutzte E-Mails als Vorlagen zu speichern. Speziell gestaltete E-Mails können auch als Vorlagen erfasst werden.

Tipps, wie wir bei einer bestehenden Vorlage die Sichtbarkeit von "öffentlich" zu "privat" oder umgekehrt ändern, findest du hier.

Vorlagen bearbeiten und löschen

Vorlagen bearbeiten und löschen

Alle gespeicherten Vorlagen können auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder bearbeitet werden. Klicken Sie dazu in den Mitgliedern auf "Versenden" > "E-Mail versenden". Im Fenster, das sich öffnet erscheinen auch die gespeicherten Vorlagen.

Vorlage benutzen: Wählen Sie die gewünschte Vorlage an und klicken Sie dann auf weiter.

Vorlage bearbeiten: Fahren Sie mit der Maus über die entsprechende Vorlage und es erscheinen zwei Zeichen. Klicken Sie auf den Stift (links), um die Vorlage zu bearbeiten.

Vorlage löschen: Fahren Sie mit der Maus über die Vorlage, die Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf das X (rechts) und bestätigen Sie die Löschung der Vorlage.

Text bearbeiten

Nachdem du das Design gewählt hast, erscheint ein Textfeld. Du kannst jetzt Anpassungen am Design machen, das E-Mail schreiben. Den Text kannst du mit Formatierungen wie Fett, Kursiv, diversen Schriftfarben und Grössen gestalten. Diese Formatierungen kannst du im Bearbeitungsbalken auswählen. Der Balken der erscheint, wenn du auf das Textfeld klickst.

Absender bearbeiten

In allen E-Mails, die du mit Webling versendest, kannst du eine beliebige Absender E-Mailadresse eintragen. Dies kannst du machen, während du im Fenster bist, in welchem der Text geschrieben wird. Oberhalb des Betreffs siehst du den Button "Absender und Empfänger bearbeiten". Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein neues Fenster in welchem du sowie den Absender, als auch Empfänger (auch mehrere) bearbeiten kannst.

Platzhalter

Mit Platzhaltern können E-Mails personalisiert werden. Du kannst zum Beispiel eine persönliche Anrede einfügen und Angaben aus Webling automatisch in das E-Mail einfügen.

Schreibe in das E-Mail den Platzhalter <<Vorname>>, dieser wird beim Versenden und in der Vorschau automatisch durch den Inhalt des Datenfelds Vorname ersetzt. Du kannst einen Platzhalter auch über das Menü "Platzhalter" einfügen.

Aus Guten Tag <<Vorname>> wird dann Guten Tag Rita.

Mehrere E-Mailadressen pro Mitglied

Natürlich ist es auch möglich, pro Mitglied mehrere Emailadressen abzuspeichern. Dies bietet sich in verschiedenen Situationen an:

- Sind Sie ein Verein mit vielen Kindern als Mitglieder? Es kann ja auch vorkommen, dass E-Mails verschickt werden, welche auch die Eltern erhalten sollen.

- Haben Sie Mitglieder, die Mails an die private und auch an die geschäftliche Mailadresse erhalten möchten?

E-Mail-Datenfelder erstellen

Als erstes wird ein oder mehrere E-Mail-Datenfelder erstellt. Gehen Sie dazu in Webling in die Mitglieder, dann "Datenfelder bearbeiten". Mit Klick auf "Neues Datenfeld erstellen" kann eine zweite oder dritte E-Mailadresse abgespeichert werden. Erstellen Sie also beispielsweise zwei neue E-Mail-Datenfelder und benennen Sie diese mit "E-Mail Eltern" oder "E-Mail Geschäft".

In jedem Mitglied haben Sie nun die Möglichkeit, in die verschiedenen E-Mail Felder unterschiedliche E-Mailadressen einzutragen.

 

E-Mail an eine oder verschiedene E-Mailadressen pro Mitglied versenden

Wählen Sie die gewünschten Mitglieder oder Gruppe aus, an die Sie das E-Mail versenden möchten. Klicken Sie dann auf "Versenden" > "E-Mail senden" und wählen Sie das gewünschte Format. Nachdem Sie auf "Weiter" geklickt haben, gelangen Sie ins "Empfänger und Absender korrigieren"-Fenster.

Im unteren Abschnitt "E-Mailadresse" können Sie mit Häkchen auswählen, an welche E-Mail-Datenfelder das E-Mail verschickt werden soll. Sie können also das Mail nur an die Eltern, nur an das Kind, oder eben an alle versenden.

Tipp: Sie können die Absender auch im Text-Erfassen Dialog ändern, indem sie auf "Absender & Empfänger bearbeiten" klicken.

Bedingte Platzhalter (Wenn-Dann-Platzhalter)

Bedingte Platzhalter (Wenn-Dann-Platzhalter)

Mit den bedingten Platzhaltern können personalisierte E-Mails individuell und persönlicher gestaltet werden.

Es kann beispielsweise die Anrede im Brief angepasst und personalisiert werden. Das Beispiel für die Anrede finden wir im Bild bei Punkt 1 auf der linken Seite. In den beiden Briefen unterhalb sehen wir, dass bei Leon die Anrede "Lieber" bei Doris "Liebe" eingesetzt wurde.

Die bedingten Platzhalter können auch wie im zweiten Beispiel für Ergänzungen der persönlichen Daten der Mitglieder genutzt werden. Wir verschicken einen Brief an alle Mitglieder, fügen aber noch den Platzhalter mit "Moblline ist (leer)" ein. Bei allen Mitgliedern, bei denen keine Natelnummer eingetragen ist, erscheint dann der Satz "Bitte teile uns noch deine Natelnummer mit. Vielen Dank." im Brief. Alle anderen, die bereits vollständig erfasst sind und ihn nicht benötigen, sehen diesen Satz gar nicht erst.

Bilder in den E-Mails

Du kannst Bilder in Webling einfügen. Klicke im Bearbeitungsbalken auf das Bild Symbol, lade ein Bild hoch und füge das Bild ein. Das Bild kann beispielsweise das Logo Ihres Vereins sein, das du im E-Mails einfügen willst.

Bilder in den E-Mails

Bilder bearbeiten

Nach dem hochladen kannst du das Bild bearbeiten. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle "Bild bearbeiten". Du kannst das Bild zuschneiden oder verschiedene Effekte wie Helligkeit, Sättigung und benutzen.

Sobald das Bild fertig ist, klicke auf speichern. Das Bild erscheint mit den Änderungen im E-Mail.

Gesendete E-Mails

Alle gesendeten E-Mails werden von Webling gespeichert. Um die Liste der gesendeten E-Mails diese anzusehen, geh auf "Dokumente" > "E-Mails". Du kannst die E-Mails anschauen, nochmals an andere Empfänger versenden oder löschen.

Deine gesendeten E-Mails kannst nur du sehen. Du kannst die gesendeten E-Mails anderer Benutzer nicht sehen, weil die E-Mailkommunikation privat ist.

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