Datenfelder einrichten

Klicke im Hauptmenü auf «Mitglieder» (1) und in der Seitenleiste unter «Organisieren» auf «Datenfelder bearbeiten» (2).

Du siehst nun alle Datenfelder deines Weblings, gruppiert nach Kategorien (3).

1. Klicke auf «Neues Datenfeld» (4).
2. Wähle im Schritt «Typ wählen» (1) einen Vorschlag wie «E-Mail», «Mobile» oder «Mitgliederbeitrag». Unter «Weitere anzeigen» (2) erscheinen zusätzliche Vorschläge wie «Mitgliederbild», «Geburtstag» oder «IBAN». Passt kein Vorschlag, wähle unter «Oder eigenes Datenfeld erstellen» (3) einen eigenen Typ.
3. Klicke auf «Weiter».
4. Trage im Schritt «Name festlegen» den Namen des Feldes ein.
5. Klicke auf «Erstellen».

Im Schritt «Neues Datenfeld erstellen» stellst du je nach Typ noch mehr ein: Ein Standardwert (1) füllt das Feld beim Erfassen eines neuen Mitglieds automatisch aus. Bei einem Auswahlfeld erfasst du die Auswahlwerte und entscheidest, ob mehrere Werte gleichzeitig (2) gelten dürfen.

Beim Erstellen und Bearbeiten von Datenfeldern kannst du diese auch als Pflichtfelder (3) definieren → Pflichtfelder bei Mitgliederdatenfelder 

Klicke rechts beim Datenfeld auf «…». Du wählst dort «Bearbeiten», «Duplizieren» oder «Löschen».

Im Dialog «Datenfeld bearbeiten» änderst du den Namen, den Standardwert und das Pflichtfeld. Unter «Verwenden als» legst du fest, wofür Webling das Feld einsetzt: Ein Textfeld, das du als «E-Mail» verwendest, wird automatisch zum Link und du kannst darüber E-Mails versenden. 

Felder kopieren (duplizieren) oder deren Datentyp wechseln geht in Webling sehr einfach → Datenfelder kopieren (duplizieren)

Packe ein Datenfeld links am Griff mit den drei Querbalken mit der Maus und zieh es an die gewünschte Position. Genauso verschiebst du eine ganze Kategorie.
 

Jeder Verein legt seine eigenen Datenfelder an. Neben Name und Vorname erfasst du zum Beispiel die Lizenznummer, die Art der Mitgliedschaft oder das Eintrittsdatum. Zu jedem Typ zeigt dir Webling im Dialog eine Kurzbeschreibung.

Du kannst beliebig viele Datenfelder anlegen. Jedes Mitglied hat dieselben Datenfelder, und du kannst jedes Feld jederzeit anpassen.

Beim Typ «Datei / Bild» wirkt der Feldname auch ausserhalb von Webling. Webling benennt jede Datei um, die in einem solchen Feld liegt. Beim Herunterladen heisst sie «Vorname Name - ID - Feldname» plus die Dateiendung. So siehst du bei jeder Datei, zu wem sie gehört und aus welchem Feld sie stammt, egal wie sie vorher hiess.

Verzichte deshalb im Feldnamen auf den Schrägstrich, denn im Dateipfad trennt er die Ordner. Aus «Aufnahmeantrag / Austrittsschreiben» machst du also zum Beispiel «Aufnahmeantrag und Austrittsschreiben».

Noch klarer wird es, wenn du zwei Felder daraus machst: Dann tragen der Aufnahmeantrag und das Austrittsschreiben beim Herunterladen je ihren eigenen Namen. Wie du Dokumente bei den Mitgliedern ablegst, liest du unter → Kann ich ein Dokument zu einem Mitglied speichern? 

Fehlt der Menüpunkt «Datenfelder bearbeiten», dann hast du keine Administrator-Rechte. In Webling legen nur Administratoren neue Datenfelder an oder bearbeiten bestehende Felder. Bitte deinen Administrator, die Felder für dich so anzupassen, dass du optimal mit Webling arbeiten kannst.

Eine Kategorie fasst Datenfelder zusammen. Daran hängen die Ansicht und die Zugriffsrechte:

1. Kategorien unterteilen die Datenfelder in der Ansicht.
2. Kategorien steuern die Zugriffsrechte für Benutzer im Webling-Admin.
3. Kategorien steuern die Zugriffsrechte für Mitglieder im Mitgliederportal.

Um eine neue Kategorie anzulegen, klickst du auf «Neue Kategorie», trägst einen Namen ein, wählst die Berechtigungen für Benutzer und klickst auf «Erstellen».
 

Klicke in der Übersicht auf den Namen der Kategorie. Im Dialog «Kategorie bearbeiten» änderst du den Namen und die Berechtigungen und klickst auf «Speichern».

Löschen kannst du eine Kategorie über «Kategorie löschen» im selben Dialog. Das geht erst, wenn keine Datenfelder mehr in der Kategorie liegen. Verschiebe die Felder also zuerst in eine andere Kategorie.
 

Beschränke den Zugriff der Webling-Benutzer auf die Mitgliederdaten, die sie benötigen. So braucht der Trainer einer Mannschaft in der Regel keinen Zugriff auf die IBAN. Der Kassier dagegen benötigt die IBAN, wenn er Bankeinzüge per Lastschrift macht.

Den Zugriff vergibst du im Dialog «Kategorie bearbeiten» unter «Berechtigungen für Benutzer»:

Bei allen drei Optionen bleiben die bisher vergebenen Zugriffsrechte erhalten. Du kannst sie mit dieser Option aber weiter einschränken.

• «Standard» bedeutet, dass diese Kategorie nicht weiter eingeschränkt wird.
• «Eingeschränkt» bedeutet, dass du pro Benutzerrolle zusätzliche Einschränkungen vergeben kannst.
• «Nur Administratoren» bedeutet, dass nur Benutzer mit Administrator-Rechten Zugriff auf diese Kategorie haben.
   

Im selben Dialog siehst du unter «Berechtigungen im Mitgliederportal», welchen Zugriff deine Mitglieder auf die Felder dieser Kategorie haben. Dort steht zum Beispiel «Eigene Daten einsehen und bearbeiten» oder «Kein Zugriff». Über «Mitgliederportal Berechtigungen verwalten» kommst du direkt zur Konfiguration des Mitgliederportals.

Dort stehen dir die Datenfeldkategorien ebenfalls zur Verfügung. So gibst du deinen Mitgliedern zum Beispiel nur ihre eigenen Adressdaten zum Einsehen oder Bearbeiten frei:

Wir entwickeln Webling laufend weiter. Die Bildschirmdarstellung im Video weicht deshalb an einzelnen Stellen von deinem Webling ab. Die Schritte bleiben dieselben.