E-Mail senden

Das Design «Kein Design» ist eine ganz normale E-Mail mit Text. Das Design hat keine Formatierungen, Kopfzeilen, Fusszeilen usw. Deshalb wirkt dieses Design schlicht und seriös.

Das Standarddesign passt sich an verschiedene Geräte an, so ist es zum Beispiel auf Smartphones gut zu lesen. Zudem kann ein prominenter Button eingefügt werden, zum Beispiel mit einem Link zu einer Webseite mit weiteren Informationen. Die Farben können angepasst und die Kopf- und Fusszeilen ein- und ausgeblendet werden.

Das «Box»-Design ist schlicht und eignet sich gut für Geschäftsmails. Es hat einen Kopfbereich, einen Hauptteil und eine Fusszeile. Das Design kann mit vier verschiedenen Farbschemas angepasst werden. Du kannst auch selbst ein Farbschema erstellen, um die Vereinsfarben in die E‑Mail einzubringen.

Die Farben des Kopfbereichs, Hauptteils, Hintergrunds und Fussbereichs können angepasst werden. Kopf- und Fussbereich können deaktiviert werden.

Das Hauptmerkmal des Designs «Natur» ist Gras unten im E‑Mail. Dies lockert die E-Mail auf. Es besteht aus einem Kopf- und Fussteil, das mit eigenem Text befüllt wird, und dem Hauptteil in der Mitte.

Das Design «News» eignet sich für Newsletter. Es ist sehr übersichtlich und kann beliebig formatiert und farblich verändert werden. Es gibt zwei Farbschemas, eines im Rot- und eines im Blauton. Zusätzlich kannst du die Farben selbst anpassen.

Kopf- und Fussbereich können deaktiviert werden.

Alle E-Mails können als Vorlage gespeichert werden. Klicke auf der rechten Seite auf «Vorlagen». Die E‑Mail kann als öffentliche oder private Vorlage gespeichert werden. Öffentliche Vorlagen sind für alle Benutzer zugänglich und können von allen Benutzern bearbeitet und gelöscht werden. Private Vorlagen können nur von dir benutzt werden.

Es können beliebig viele Vorlagen erstellt werden. Die Vorlagen erscheinen unterhalb der Designs. Wir empfehlen, öfter genutzte E-Mails als Vorlagen zu speichern. Speziell gestaltete E-Mails können auch als Vorlagen erfasst werden.

Tipps, wie wir bei einer bestehenden Vorlage die Sichtbarkeit von «öffentlich» zu «privat» oder umgekehrt ändern, findest du hier → Vorlagen bearbeiten

Alle gespeicherten Vorlagen können auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder bearbeitet werden. Klicken Sie dazu in den Mitgliedern auf «Versenden» → «E-Mail versenden». Im Fenster, das sich öffnet, erscheinen auch die gespeicherten Vorlagen.

• Vorlage benutzen: Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie dann auf weiter.
• Vorlage bearbeiten: Fahren Sie mit der Maus über die entsprechende Vorlage und es erscheinen zwei Zeichen. Klicken Sie auf den Stift (links), um die Vorlage zu bearbeiten.
• Vorlage löschen: Fahren Sie mit der Maus über die Vorlage, die Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf das X (rechts) und bestätigen Sie die Löschung der Vorlage.

Nachdem du das Design gewählt hast, erscheint ein Textfeld. Du kannst jetzt Anpassungen am Design machen, das E-Mail schreiben. Den Text kannst du mit Formatierungen wie Fett, Kursiv, diversen Schriftfarben und -grössen gestalten. Diese Formatierungen kannst du im Bearbeitungsbalken auswählen. Der Balken, der erscheint, wenn du auf das Textfeld klickst.

In allen E-Mails, welche du mit Webling versendest, kannst du eine beliebige Absender-E-Mail-Adresse eintragen. Oberhalb des Betreffs siehst du den Knopf «Absender und Empfänger bearbeiten». Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein neuer Dialog, in welchem du den Absender wie auch den Empfänger (auch mehrere) bearbeiten kannst.

Mit Platzhaltern können E-Mails personalisiert werden. Du kannst etwa eine persönliche Anrede einfügen und Angaben aus Webling automatisch in die E-Mail einfügen.

Schreibe in die E-Mail den Platzhalter <<Vorname>>. Dieser wird beim Versenden und in der Vorschau automatisch durch den Inhalt des Datenfelds «Vorname» ersetzt. Du kannst einen Platzhalter auch über das Menü «Platzhalter» einfügen.

Aus «Guten Tag, <<Vorname>>» wird dann «Guten Tag, Rita».

Mit den bedingten Platzhaltern können personalisierte E-Mails individuell und persönlicher gestaltet werden.

Es kann etwa die Anrede im Brief angepasst und personalisiert werden. Das Beispiel für die Anrede finden wir im Bild bei Punkt 1 auf der linken Seite. In den beiden Briefen darunter sehen wir, dass bei Leon die Anrede «Lieber» und bei Doris «Liebe» eingesetzt wurde.

Detaillierte Anleitung zu Platzhalter zur Personalisierung

Du kannst bestehende Dateien an die E-Mail anhängen. Dafür klickst du auf die Schaltfläche «Dateianhang anfügen» unter dem E-Mail-Editor.

Natürlich ist es auch möglich, pro Mitglied mehrere E-Mail-Adressen abzuspeichern. Dies bietet sich in verschiedenen Situationen an:

• Sind Sie ein Verein mit vielen Kindern als Mitgliedern? Es kann auch vorkommen, dass E-Mails verschickt werden, welche auch die Eltern erhalten sollen.
• Haben Sie Mitglieder, die Mails an die private und auch an die geschäftliche E-Mail-Adresse erhalten möchten?

E-Mail-Datenfelder erstellen

Als Erstes wird ein oder mehrere E-Mail-Datenfelder erstellt. Gehen Sie dazu in Webling in die Mitglieder, dann auf «Datenfelder bearbeiten». Mit Klick auf «Neues Datenfeld erstellen» kann eine zweite oder dritte E-Mail-Adresse abgespeichert werden. Erstellen Sie also beispielsweise zwei neue E-Mail-Datenfelder und benennen Sie diese mit «E-Mail Eltern» oder «E-Mail Geschäft».

In jedem Mitglied haben Sie nun die Möglichkeit, in die verschiedenen E-Mail-Felder unterschiedliche E-Mail-Adressen einzutragen.

E-Mail an eine oder verschiedene E-Mail-Adressen pro Mitglied versenden

Wähle die gewünschten Mitglieder oder die Gruppe aus, an die du die E-Mail versenden möchtest. Klicke dann auf «Versenden» > «E-Mail senden» und wähle das gewünschte Format. Nachdem du auf «Weiter» geklickt hast, gelangst du ins «Empfänger und Absender korrigieren»-Fenster.

Im unteren Abschnitt «E-Mail-Adresse» können Sie mit Häkchen auswählen, an welche E-Mail-Datenfelder das E-Mail verschickt werden soll. Sie können also das Mail nur an die Eltern, nur an das Kind, oder eben an alle versenden.

Tipp: Sie können die Absender auch im Text-Erfassen-Dialog ändern, indem sie auf «Absender & Empfänger bearbeiten» klicken.

Du kannst Bilder in Webling einfügen. Klicke im Bearbeitungsbalken auf das Bildsymbol, lade ein Bild hoch und füge das Bild ein. Das Bild kann etwa das Logo Ihres Vereins sein, das du in E-Mails einfügen willst.

Im Fenster klicke auf den Tab «Hochladen», wähle eine Datei aus, dann klicke auf «Zum Server senden» und zum Schluss klicke auf «OK».

Alle gesendeten E-Mails werden von Webling gespeichert. Um die Liste der gesendeten E-Mails anzusehen, geh auf «Dokumente» → «E-Mails». Du kannst die E-Mails anschauen, nochmals an andere Empfänger versenden oder löschen.

Deine gesendeten E-Mails kannst nur du sehen. Du kannst die gesendeten E-Mails anderer Benutzer nicht sehen, weil die E-Mail-Kommunikation privat ist.