In diesem Artikel erfährst du, was das Debitorenkonto in der Bilanz ist, warum sein Saldo die offenen Rechnungen deiner Mitglieder und aller Rechnungen, die du gestellt hast zeigt und wie sich der Saldo durch Rechnungen und Zahlungen verändert.
Warum ist das wichtig
Das Debitorenkonto ist kein Bank- oder Postkonto. Es ist ein Aktivkonto im Umlaufvermögen und zeigt jederzeit die Summe aller im laufenden Rechnungsjahr erfassten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Aus Sicht der Buchhaltung gehört dieser Betrag bereits zum Vereinsvermögen – deshalb ist es ein Aktivkonto.
Wenn du verstehst, wie das Debitorenkonto funktioniert, erkennst du auf einen Blick, wie hoch deine offenen Forderungen sind, und du siehst, ob Rechnungen und Zahlungen sauber verbucht sind.
Wofür kannst du das nutzen
- Du siehst den Bestand deiner offenen Forderungen: Der Saldo entspricht der Summe aller offenen Rechnungen.
- Du kontrollierst deine Buchhaltung: Sind alle Rechnungen bezahlt, ist der Saldo des Debitorenkontos null.
- Du kannst einzelne Rechnungen nachvollziehen und sehen, welche Buchungen dazugehören.
So funktioniert das Debitorenkonto
Als Debitorenkonto verwendest du normalerweise ein Konto mit dem Namen «Debitoren» o.ä. In diesen Beispielen zahlt das Mitglied seinen Beitrag auf dein Bankkonto ein.
Für jeden Rechnungsposten entsteht eine Buchung von einem Ertragskonto auf das Debitorenkonto. Solange die Rechnung also offen ist, beinhaltet der Saldo des Debitorenkontos den offenen Betrag. Wird die Rechnung bezahlt, senkt eine zweite Buchung am Zahldatum den Saldo wieder und erhöht den Saldo deines Bankkontos. Beide Buchungen bleiben erhalten; der Saldo der bezahlten Rechnung ist danach ausgeglichen.
Hinweis: Sind alle Rechnungen bezahlt, ist der Saldo des Debitorenkontos null. Bestehen am Ende des Rechnungsjahres noch offene Rechnungen, können diese auf die nächste Periode übertragen werden → Rechnung verschieben (Transitorische Abgrenzung).
Beispiel: Weg eines Mitgliederbeitrags
- Du erstellst eine Rechnung: 100.00 werden dem Ertragskonto «Mitgliederbeiträge» im Haben und dem Aktivkonto «Debitoren» im Soll gutgeschrieben.
- Das Mitglied bezahlt: 100.00 werden vom Debitorenkonto abgezogen und dem Bankkonto gutgeschrieben.
Eine Übersicht über alle Artikel zum Thema Rechnungen findest du hier: Rechnungen
Wo du das in Webling siehst
Tipp: Erstelle deine Rechnungspositionen mit zusätzlichen Daten aus dem Mitgliederstamm → lege bei der Erstellung mehrerer Rechnungen die Rechnungsposition beispielsweise mit «Mitgliederbeitrag {{Vorname}} {{Name}}» an. Die Zahlung des Mitgliedes über die Bank wird meist auch seinen Namen im Detailtext beinhalten. So kannst du in Webling sehr einfach und komfortabel zusammengehörende Transaktionen suchen oder filtern.
Darstellung im Debitorenkonto
Öffne im «Buchhaltung» (1) → «Kontenplan» (2) den Kontendialog deines Debitorenkontos (3), indem du auf die Kontobezeichnung klickst → du siehst alle Buchungen. Im zweiten Tab «Kontoauszug» (4) zeigt dir Webling die Buchungen als Kontoauszug mit Saldo.
Buchungen zur bezahlten Rechnung
Diese Buchungen findest du auch im Buchungsjournal unter «Buchhaltung» (1) → «Buchungen» (2).
Übersicht der Rechnungen
Wenn du eine Rechnung bearbeitest (1), siehst du alle Buchungen dieser Rechnung: die Rechnungsposten (Ertragsbuchung) (2) sowie die eingehende Zahlung auf deine Bank (3). Heben sich die Buchungen auf, ist die Rechnung bezahlt (4) und der Betrag auf dem Debitorenkonto ausgeglichen (5).
Details der Rechnung
