Webling protokolliert jede Änderung in der Buchhaltung. Zu jedem Konto führt Webling einen eigenen Änderungsverlauf. Darin siehst du, welcher Benutzer wann etwas am Konto oder an den Buchungen dieses Kontos geändert hat.
Der Verlauf ist ein Protokoll, das Webling automatisch schreibt. Du musst nichts einschalten und nichts mitschreiben.
Warum ist das wichtig
Eine Vereinsbuchhaltung führen meistens mehrere Personen: der Kassier, die Präsidentin, vielleicht ein Treuhänder. Wenn ein Saldo plötzlich nicht mehr stimmt, hilft dir die Frage «Wer hat wann was gemacht?» weiter als jede Schätzung.
Der Änderungsverlauf hilft dir bei drei Dingen:
- Du findest Fehler statt sie zu suchen. Fehlt eine Buchung oder stimmt ein Betrag nicht, zeigt dir der Verlauf, ob jemand die Buchung gelöscht oder geändert hat – und wann.
- Du verstehst, wie ein Fehler entstanden ist. So vermeidest du, dass er wieder passiert.
- Du kannst gegenüber der Revisionsstelle Auskunft geben. Die Revision fragt oft nach nachträglichen Korrekturen. Der Verlauf zeigt sie dir schwarz auf weiss.
Wichtig für Buchhaltungs-Anfänger: Der Verlauf ersetzt keine Buchhaltung und keine Belege. Er dokumentiert nur, wer im Programm was verändert hat.
Wofür kannst du das nutzen
- Du vergleichst den Kontoauszug der Bank mit dem Webling-Konto und findest eine Differenz. Im Verlauf prüfst du, ob jemand eine Buchung nachträglich verschoben oder gelöscht hat.
- Der Saldo eines Kontos war letzte Woche anders als heute, obwohl du selbst nichts gebucht hast. Im Verlauf siehst du, welcher Benutzer gebucht hat.
- Ein Betrag steht auf dem falschen Konto. Im Verlauf siehst du, ob jemand das Gegenkonto geändert hat und auf welchen Wert.
- Du hast einen Import gemacht und willst wissen, wie viele Buchungen dabei entstanden sind.
- Du übernimmst die Kasse von deinem Vorgänger und willst verstehen, was in den vergangenen Monaten am Konto passiert ist.
Schritte zur Lösung
- Klicke oben im Hauptmenü auf «Buchhaltung».
- Klicke links im Seitenmenü auf «Kontenplan». Webling zeigt dir alle Konten deiner Buchhaltung, gegliedert nach «Aufwand», «Ertrag», «Umlaufvermögen» und so weiter.
- Klicke auf den Namen des Kontos, das du prüfen willst, zum Beispiel «Spesen». Webling öffnet den Kontodialog mit den Reitern «Buchungen», «Kontoauszug», «Grafik» und «Kommentare».
- Klicke oben rechts im Kontodialog auf das Drei-Punkt-Menü «…».
- Klicke auf «Änderungen». Webling öffnet das Fenster «Änderungen an [Kontoname]».
- Lies den Verlauf von oben nach unten. Webling gruppiert die Einträge nach Datum und zeigt das neueste Datum zuoberst. Innerhalb eines Tages steht links die Uhrzeit, daneben der Benutzer und darunter, was dieser Benutzer gemacht hat.
- Wähle oben links im Auswahlfeld, wie viel du sehen willst:
- «Alle Änderungen anzeigen»: Webling zeigt jeden Eintrag, auch neu erstellte Buchungen.
- «Nur Mutationen und Löschvorgänge anzeigen»: Webling zeigt nur noch geänderte und gelöschte Einträge. Diese Ansicht hilft dir, wenn du einen Fehler suchst. Neu erfasste Buchungen blendet Webling dann aus, und du siehst nur, was jemand nachträglich angefasst hat.
- Klicke auf «aktualisieren», wenn gerade jemand anderes arbeitet und du den neuesten Stand sehen willst.
- Klicke auf eine blau dargestellte Buchung, um direkt zu dieser Buchung zu springen.
- Klicke auf «Schliessen», wenn du fertig bist.
So liest du die Einträge
Webling schreibt jeden Eintrag als ganzen Satz. Diese Sätze begegnen dir am häufigsten:
| Eintrag im Verlauf | Was passiert ist |
|---|---|
| «Das Konto Spesen wurde in der Kontengruppe Aufwand erstellt» | Jemand hat das Konto angelegt. Das ist meist der älteste Eintrag ganz unten. |
| «Die Buchung 22 Spesen Anfahrt GV Annika über 28.00 EUR mit Gegenkonto Kasse wurde erstellt» | Jemand hat eine neue Buchung erfasst. Die Zahl vorne ist die Buchungsnummer, danach folgt der Buchungstext. |
| «5 Buchungen wurden erstellt» | Jemand hat mehrere Buchungen auf einmal erfasst, zum Beispiel über einen Import oder über das Bankkonto. |
| «Das Gegenkonto der Buchung 20 … wurde von Post auf Kasse geändert» | Jemand hat eine bestehende Buchung korrigiert. Webling nennt dir immer den alten und den neuen Wert. |
| «Die Buchung 157 … über 150.00 EUR wurde zur Kostenstelle Spielbetrieb hinzugefügt» | Jemand hat die Buchung einer Kostenstelle zugeordnet. |
| «Das Budget wurde auf 400.00 EUR gesetzt» | Jemand hat den Budgetbetrag dieses Kontos festgelegt oder geändert. |
Das Gegenkonto ist das zweite Konto, das bei jeder Buchung mitspielt: Gibst du 28.00 für die Anfahrt aus, wächst der Aufwand auf «Spesen» und das Geld verlässt die «Kasse». «Kasse» ist hier das Gegenkonto.
Öffne den Kontendialog und klicke auf die drei Punkte rechts oben, dann auf Änderungen. Anschliessend siehst du einen Verlauf mit allen Änderungen im Konto.
Was nicht geht
- Du kannst im Änderungsverlauf nicht suchen. Es gibt kein Suchfeld. Ältere Einträge findest du nur, indem du nach unten scrollst.
- Du kannst eine gelöschte Buchung nicht über den Verlauf zurückholen. Der Verlauf zeigt dir nur, dass jemand gelöscht hat. Die Buchung erfasst du danach neu.
- Du kannst den Verlauf nicht bearbeiten und keine Einträge daraus entfernen. Genau das macht ihn für die Revision brauchbar.
- Der Verlauf zeigt nur dieses eine Konto. Willst du alle Änderungen der ganzen Buchhaltung sehen, nutze «Letzte Änderungen» im linken Seitenmenü.
So geht es weiter
- Das Änderungsprotokoll über die ganze Buchhaltung → Letzte Änderungen (in der Mitgliederverwaltung und in der Buchhaltung)
- So prüfst du Saldo und Buchungen eines Kontos → Konto kontrollieren