Die E-Rechnung hält Einzug in Deutschland. Viele Vereine fragen sich daher, ob sie Handlungsbedarf haben. Vor Ende 2026 besteht für Vereine kein obligatorischer Handlungsbedarf.
Wichtig ist zwischen dem Empfang von E-Rechnungen und dem Senden von E-Rechnungen zu unterscheiden.
E-Rechnung empfangen
E-Rechnungen musst du ab dem 1.1.2025 empfangen können. Das ist schon heute kein Problem. Du kannst eine E-Rechnung per E-Mail empfangen und genauso wie herkömmliche Rechnungen begleichen.
Egal, ob du die Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD bekommst, du kannst die Rechnung in Webling weiterverarbeiten. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Buchung kannst du die E-Rechnung als Beleg hochladen. Webling zeigt dir nicht nur den Inhalt an, sondern füllt beim Erstellen der Buchung auch gleich einige Felder wie den Betrag automatisch korrekt aus.
E-Rechnungen versenden
Das Versenden von E-Rechnungen wird für Vereine in Deutschland frühestens Ende 2026 Pflicht. Mit Webling werdet ihr vor Ende 2026 E-Rechnungen versenden können. Ein fixes Datum ist aber aktuell noch nicht bekannt.
Termine: Vereine mit einem Jahresumsatz von weniger als 800 000 Euro dürfen auch im ganzen Jahr 2027 noch Rechnungen in einem alten Format versenden. Für kleine Vereine ist der Versand von E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend. Bei höherem Jahresumsatz muss dein Verein ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen im E-Rechnungsformat ausstellen.
Beleg richtig ablegen
Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original, nicht deren Bild. Lade darum immer die Datei hoch, die du erhalten hast: bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt die Originaldatei nicht.
Wie lange und unter welchen Bedingungen du E-Rechnungen aufbewahren musst, liest du im Abschnitt «Aufbewahrung von E-Rechnungen im Verein» in unserem Vereinswissen-Artikel → Webling Wissen.
Wie geht es weiter
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Link zu unserem Vereinswissen-Artikel: Thema E-Rechnung mit allen Fristen und Vorgaben