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Buchhaltung exportieren

  • Aktualisiert

Webling erstellt aus deiner Buchhaltung fertige Berichte, zum Beispiel die Jahresrechnung für die Versammlung, Kontoauszüge für die Revision oder ein Archiv für die Ablage. Alle Berichte findest du gesammelt unter «Buchhaltung» → «Berichte».

Warum ist das wichtig

Spätestens beim Jahresabschluss brauchst du deine Zahlen ausserhalb von Webling. Die Versammlung genehmigt die Jahresrechnung, die Revisorin oder der Kassenprüfer kontrolliert Konten und Belege, und das Treuhandbüro übernimmt die Buchungen für die Steuererklärung. Ausserdem musst du die Buchhaltung je nach Land mehrere Jahre aufbewahren.

Mit den Berichten lädst du jede dieser Unterlagen mit wenigen Klicks als Datei herunter. Du musst nichts abtippen oder von Hand zusammenstellen.

Wofür kannst du das nutzen

  • Du legst der Generalversammlung oder Mitgliederversammlung die Bilanz und die Erfolgsrechnung als PDF vor.
  • Du gibst der Revision die Kontoauszüge und die Belege, damit sie jede Buchung nachprüfen kann.
  • Du zeigst dem Vorstand, wie weit die effektiven Zahlen vom Budget abweichen.
  • Du siehst pro Mitglied, wie viel es bezahlt hat und welcher Betrag noch offen ist.
  • Du legst nach dem Jahresabschluss die ganze Buchungsperiode als Archiv ab.
  • Du übergibst die Buchungen im DATEV-Format an dein Treuhandbüro.

Schritte zur Lösung

Bericht herunterladen

  1. Prüfe links unter «Aktive Buchungsperiode», welche Periode aktiv ist. Alle Berichte beziehen sich auf diese Periode. Wenn du eine andere Periode brauchst, klicke auf «wechseln» und wähle die gewünschte Periode.
  2. Gehe zu «Buchhaltung» → «Berichte».
  3. Klicke beim gewünschten Bericht auf «Herunterladen». Ein Fenster mit den Optionen für diesen Bericht öffnet sich.
  4. Lege die Optionen fest und starte den Download. Dein Browser speichert die Datei im Download-Ordner.

Abkürzung über den Kontenplan oder die Buchungsperioden

Die häufigsten Berichte startest du auch direkt dort, wo du gerade arbeitest:

  • Unter «Buchhaltung» → «Kontenplan» klickst du auf «Exportieren». Dort findest du das Archiv, die Bilanz und Erfolgsrechnung, die Kontoauszüge als Excel und als PDF und den Kontenplan als PDF. Mit «Weitere Berichte…» gelangst du zur Seite «Berichte».
  • Unter «Buchhaltung» → «Buchungsperioden» klickst du auf «Dokumente exportieren». Dort findest du das Archiv, die Kontoauszüge als Excel und als PDF, die Bilanz und Erfolgsrechnung, die Belege und den DATEV Export.

Die vollständige Auswahl siehst du nur auf der Seite «Berichte».

Die Berichte im Überblick

(1) Buchhaltungsdaten als Archiv

Du erhältst eine ZIP-Datei mit Bilanz und Erfolgsrechnung, Budget, Kontoauszügen, Buchungsjournal, Rechnungen und Belegen. Lade das Archiv nach dem Jahresabschluss herunter. So legst du die ganze Buchungsperiode in einer einzigen Datei ab.

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(2) Bilanz und Erfolgsrechnung

Du erhältst die Jahresrechnung als PDF oder Excel, zum Beispiel für die Versammlung. Auf Wunsch stellt Webling frühere Perioden zum Vergleich daneben. Wenn du Kostenstellen verwendest, enthält der Bericht zusätzlich eine Auflistung nach Kostenstellen.

Du kannst diesen Bericht auch für einen einzelnen Monat, ein Quartal oder bis zu einem Stichtag erstellen. Wie das geht, erklärt der Artikel Bilanz und Erfolgsrechnung für einen Zeitraum exportieren.

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(3) Kontoauszüge als Excel

Du erhältst eine ZIP‑Datei. Darin liegt pro Konto eine Excel-Datei mit allen Buchungen und dem Saldo, dazu das Buchungsjournal. Nimm diesen Bericht, wenn du die Buchungen filtern, sortieren oder selbst auswerten willst.

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(4) Kontoauszüge als PDF

Du erhältst die Auszüge aller Konten als PDF. Du wählst, ob Webling alles in ein Dokument packt oder pro Konto eine eigene Datei erstellt. Die PDFs eignen sich zum Drucken, zum Versenden und für die Revision.

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(5) Budget

Du erhältst eine Excel-Datei, die pro Konto das Budget neben die effektiven Zahlen stellt. Auf Wunsch fügt Webling eine Spalte mit den Zahlen des Vorjahres hinzu.

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(6) Kontenplan als PDF

Du erhältst alle Konten mit ihren Kontogruppen als PDF. Auf Wunsch zeigt das PDF auch die deaktivierten Konten. Nimm diesen Bericht, wenn du den Kontenplan mit dem Vorstand oder dem Treuhandbüro besprichst.

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(7) Rechnungen als PDF

Du erhältst eine ZIP-Datei mit den Rechnungs-PDFs, die du bereits erstellt hast. Pro Rechnung legt Webling das zuletzt erstellte PDF ab. Rechnungen ohne PDF überspringt Webling. Wenn dir eine Rechnung fehlt, prüfe also zuerst, ob du für sie schon ein PDF erstellt hast.

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(8) Beiträge pro Mitglied summiert

Du erhältst eine Excel-Datei mit einer Zeile pro Mitglied. Sie zeigt die Summe aller Rechnungen und daneben, wie viel davon bezahlt und wie viel noch offen ist. Abgeschriebene Rechnungen zählt Webling hier nicht mit.

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(9) Belege

Du erhältst eine ZIP-Datei mit den Beleg-Dateien aller Buchungen. Webling benennt jede Datei nach der Buchungsnummer und dem ursprünglichen Dateinamen. So findest du zu jeder Buchung schnell den passenden Beleg.

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(19) DATEV-Export

Du erhältst eine ZIP-Datei mit den Buchungssätzen und Sachkonten als CSV-Dateien im DATEV‑Format. Diese Dateien gibst du an dein Treuhandbüro oder deine Steuerberatung weiter. Wie du den Export vorbereitest, erklärt der Artikel DATEV Export.

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Was nicht geht

  • Du kannst nicht mehrere Buchungsperioden in einem Download exportieren. Wechsle die aktive Buchungsperiode und lade den Bericht für jede Periode einzeln herunter. Eine Ausnahme ist die Bilanz und Erfolgsrechnung: Dort kannst du frühere Perioden zum Vergleich hinzufügen.

So geht es weiter

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