Webling speichert von jeder Buchung und jeder Rechnung die Originalversion und jede spätere Änderung. Das gilt auch, wenn du eine Buchung oder Rechnung löschst. Diese Änderungsliste lädst du zusammen mit dem Archiv deiner Buchhaltung herunter.
Wir sorgen dafür, dass deine Buchhaltung sicher ist. Wir betreiben Webling selbst und unsere Server sind in einem Rechenzentrum in Zürich, Schweiz.
Warum ist das wichtig
Eine Buchhaltung muss richtig, vollständig, klar und nachvollziehbar sein. Nachvollziehbar heisst: Wer deine Buchhaltung prüft, sieht auch, welche Buchungen jemand nachträglich korrigiert oder gelöscht hat, wer das war und wann es passiert ist.
In Deutschland regeln das die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie verlangen, dass niemand eine Buchung so verändert, dass ihr ursprünglicher Inhalt verloren geht. Deshalb zeichnet Webling jede Änderung automatisch auf. Du musst dazu nichts einstellen.
Auch in der Schweiz und in Österreich hilft dir die Änderungsliste, wenn die Revision eine Korrektur nachprüfen will.
Wofür kannst du das nutzen
- Die Revisorin, der Kassenprüfer oder das Finanzamt will wissen, wer eine bestimmte Buchung geändert hat. Du zeigst es mit der Änderungsliste.
- In deinen Buchungsnummern fehlt eine Zahl, zum Beispiel folgt auf Buchung 41 direkt Buchung 43. In der Liste siehst du, was mit Buchung 42 passiert ist.
- Du vermisst eine Rechnung. In der Liste siehst du, wer sie wann gelöscht hat.
- Du übergibst das Kassieramt. Mit dem Archiv inklusive Änderungsliste kann deine Nachfolgerin jede Buchung der letzten Jahre nachvollziehen.
Schritte zur Lösung
- Gehe zu «Buchhaltung» (1) → «Berichte» (2).
- Prüfe links unter «Aktive Buchungsperiode» (3), welche Periode aktiv ist. Das Archiv enthält nur diese Periode. Wenn du eine andere Periode brauchst, klicke auf «wechseln» und wähle die gewünschte Periode.
- Klicke bei «Buchhaltungsdaten als Archiv» auf «Herunterladen» (4). Das Fenster «Buchhaltungsdaten als Archiv exportieren» öffnet sich und zeigt dir, welche Daten im Archiv stecken.
- Klicke auf «Exportieren». Dein Browser lädt eine ZIP-Datei herunter.
- Öffne die ZIP-Datei. Darin findest du die «Liste mit Änderungen an Buchungen» und die «Liste mit gelöschten Rechnungen».
Webling legt die beiden Listen immer ins Archiv. Du musst dafür keine Option anklicken.
Export mit den erweiterten Optionen anpassen
Wenn du vor Schritt 4 auf «Erweiterte Optionen anzeigen» klickst, kannst du den Export anpassen. Für ein vollständiges Archiv nach dem Jahresabschluss oder für die Revision lässt du alle Voreinstellungen, wie sie sind.
- Mit «Nur Buchungen ab» und «Nur Buchungen bis am» (1) schränkst du den Export auf einen Zeitraum ein. Lass beide Felder leer, wenn du die ganze Buchungsperiode archivieren willst.
- Mit «Sortierung» (2) legst du fest, in welcher Reihenfolge die Buchungen erscheinen. Voreingestellt ist «Neuste Buchung zuoberst».
- Mit «Format» (3) wählst du das Dateiformat für die Auswertungen im Archiv. Voreingestellt ist «PDF».
- Mit «Nur Kostenstelle» (4) exportierst du nur die Buchungen einer einzelnen Kostenstelle. Voreingestellt ist «Alle Buchungen».
- Bei «Belege» (5) entfernst du das Häkchen «Beleg-Dateien exportieren», wenn du nur die Zahlen brauchst. Viele Belege machen die ZIP-Datei schnell sehr gross. Für ein vollständiges Archiv lässt du das Häkchen gesetzt.
- Mit «Rechnungs-PDFs» (6) bestimmst du, welche Rechnungs-PDFs ins Archiv kommen. Bei «Nur das neueste PDF» legt Webling pro Rechnung die zuletzt erstellte Fassung ab.
- Mit «Exportieren» (6) generiert Webling das ZIP-Archiv für dich. Dies kann einen Moment dauern.
Den gleichen Export startest du auch über «Buchhaltung» → «Kontenplan» → «Exportieren» oder über «Buchhaltung» → «Buchungsperioden» → «Dokumente exportieren». Wähle dort jeweils «Buchhaltungsdaten als Archiv exportieren».
Was das Archiv sonst noch enthält, beschreibt der Artikel Buchhaltung exportieren.
Tipp: Lade das Archiv nach jedem Jahresabschluss herunter und lege es zusammen mit einem Ausdruck in deinem Vereinsarchiv ab. So bleiben alle Zahlen erhalten, auch wenn dein Verein später eine andere Software verwendet.
Was nicht geht
- Du kannst die Liste mit Änderungen an Buchungen und die Liste mit gelöschten Rechnungen nicht einzeln herunterladen. Webling liefert sie nur als Teil des Archivs.
- Du kannst die Änderungen nicht für mehrere Buchungsperioden in einem Download exportieren. Wechsle die aktive Buchungsperiode und lade das Archiv für jede Periode einzeln herunter.
Der Standort unserer Server
Die Webling-Server stehen in Zürich und sind auf zwei professionell gesicherte Rechenzentren aufgeteilt. Die Server gehören uns und wir betreiben diese Server selbst. Das heisst, du weisst genau, wo deine Daten sind, im Gegensatz zu einer grossen Cloud.
So geht es weiter
- Buchhaltung exportieren: Übersicht über alle Berichte und Exporte.
- Jahresabschluss: So schliesst du die Buchungsperiode am Ende des Jahres ab.
- Abschluss korrigieren: So korrigierst du einen Fehler nach dem Jahresabschluss.