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Buchungen aus einem anderen System übernehmen, statt sie abzutippen

  • Aktualisiert

Du hast eine lange Liste von Transaktionen aus einem Kassensystem, einem Onlineshop oder aus einer anderen Webling-Buchhaltung und möchtest diese importieren. Webling hat kein Menü, das «Buchungen importieren» heisst. Der Weg führt über die Buchungsliste: Nur dort liest Webling Excel- und CSV-Dateien ein. Die Bankkontenverwaltung hilft dir dabei nicht, denn sie ist für die Online-Anbindung und für CAMT-Dateien gebaut.

Warum ist das wichtig

Hundert Buchungen von Hand zu erfassen, kostet dich einen Abend. Webling kann dies mit Bordmitteln auf einen Bruchteil reduzieren: Datum, Betrag und Text kommen eins zu eins aus deiner externen Quelle und du suchst am Schluss nicht konstant nach einer Differenz.

Wofür kannst du das nutzen

  • Transaktionen aus einem Drittsystem: Kassensystem, Onlineshop, Ticketverkauf, ein Kassenbuch in Excel.
  • Buchungen von einem Mandanten in einen anderen: Du rechnest ein Lager oder ein Fest in einem eigenen Mandanten ab, die Zahlen stehen aber in der Hauptbuchhaltung.
  • Altdaten aus einem früheren Buchhaltungsprogramm.

Das brauchst du vorher

Ein Bilanzkonto als «Eingangstor». Webling liest eine Datei immer auf ein Konto ein, wie einen Bankauszug. Jede Buchung benötigt zwei Konten: Die Datei liefert die eine Seite über den Importdialog, das Gegenkonto bestimmst du danach selbst. Passend sind das Bank- oder Kassenkonto, ein Debitorenkonto oder ein technisches Scharnierkonto, das du nur dafür anlegst, zum Beispiel «Verrechnung Hauptbuchhaltung».

Eine Datei mit diesen Spalten: Datum und Betrag sind Pflicht, Buchungstext, Beleg sowie Referenz/Rechnungsnummer sind optional. Pro Buchung eine Zeile, Spaltentitel in die erste Zeile, gespeichert als .xlsx oder .csv.

Tipp: Exportiere zuerst zwei bestehende Buchungen über «Exportieren». Dann siehst du den Aufbau am lebenden Beispiel und beim Weg über zwei Mandanten ist dieser Export gleich deine Importdatei.

Schritt 1: Datei einlesen

  1. Gehe zu «Buchhaltung» (1) → «Buchungen» (2).
  2. Willst du Buchungen exportieren, so kannst du dies über «Exportieren» (3) starten.
  3. Klicke oberhalb der Liste auf «Einlesen» (4). Der Dialog «Kontodaten einlesen» (5) öffnet sich.
  4. Wähle unter «Datei hochladen» dein Eingangstor-Konto (Bankkonto, Debitorenkonto, technisches Scharnierkonto) und lade die Datei hoch.
  5. Ordne unter «Datenformat» die Spalten zu. Hat deine Datei keine getrennten Spalten für Gutschrift und Lastschrift, wählst du bei beiden Betragsfeldern dieselbe Spalte.
  6. Prüfe die «Vorschau» und notiere dir die Anzahl Zeilen. Klicke auf «Weiter».

Bis hierhin hat Webling nichts verbucht. Du kannst jederzeit abbrechen.

Schritt 2: Gegenkonto zuweisen und verbuchen

Webling sucht zuerst passende Rechnungen. Bei Daten aus einem Drittsystem findet es keine und meldet: «Keine Rechnung zu den Buchungen gefunden». Das ist kein Fehler, denn du bestimmst nun selbst, wohin die Buchungen gehören.

  1. Setze das Häkchen in der Kopfzeile (1). Webling wählt alle Buchungen aus.
  2. Klicke auf «Aktion ändern» (2) und wähle «Verbuchen auf Konto» (3).
  3. Wähle bei «Gegenkonto» (3) das Konto aus deinem Kontenplan, zum Beispiel «Mitgliederbeiträge». Bei der Wahl bist du frei.
  4. Optional setzt du eine «Kostenstelle» – damit wertest du die importierten Buchungen später als Gruppe aus. «Buchungstext» und «Beleg-Nr.» füllst du nur aus, wenn alle Zeilen denselben Text tragen sollen: Sonst überschreibst du die Texte aus deiner Datei.
  5. Klicke auf «Aktion ändern», kontrolliere die Liste und klicke dann auf «Buchungen verbuchen».

Gehören deine Zeilen zu verschiedenen Konten, wählst du nur eine Gruppe aus, weist ihr ein Gegenkonto zu und wiederholst das für die nächste Kombination Buchungen/Gegenkonto. Erst am Schluss verbuchst du alles gemeinsam.

Schritt 3: Ergebnis kontrollieren

Öffne das Konto, auf welches du Buchungen eingelesen hast, und vergleiche Anzahl und Summe mit deiner Datei. Nutzt du ein technisches Konto nur als technisches Scharnier, so buchst du seinen Saldo anschliessend mit einer einzelnen Buchung dorthin um, wo er sachlich hingehört. Kläre im Zweifelsfall mit deiner Revision, welches Konto das ist. 

Selbstverständlich kannst du auch jede einzelne Buchung, die du über ein technisches Scharnierkonto geparkt hast, ändern und einem gewünschten Konto zuweisen. Dies geht jedoch nur von Hand und Buchung für Buchung.

Was nicht geht

  • Kein Excel-Import über die Funktion «Bankkonten»: Lädst du unter «Buchhaltung» → «Bankkonten» eine XLSX- oder CSV-Datei hoch, weist Webling sie ab und verlangt CAMT, XML, ZIP oder GZ. Nimm für Excel und CSV immer den Weg über «Buchungen» → «Einlesen».
  • Kein automatischer Import: Du lädst die Datei jedes Mal selbst hoch.
  • Keine Verbindung zwischen Mandanten: Der Weg über die Datei ist eine Kopie, keine Synchronisation. Änderst du im Quellmandanten etwas, passiert im Zielmandanten nichts. Führe den Import darum nur einmal aus, sonst hast du alles doppelt.
  • Kein Import ohne Bilanzkonto: Direkt zwischen zwei Erfolgskonten geht es nicht. Hier musst du mit einem technischen Scharnierkonto in der Bilanz arbeiten.
  • Keine Belege in der Datei: PDF oder Foto hängst du nachträglich an die einzelne Buchung.
  • Keine automatische Zuordnung zu Mitgliedern: Offene Rechnungen erkennt Webling nur über die Referenznummer, und Daten aus einem Drittsystem tragen diese nicht.

So geht es weiter

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