Bankkonten manuell verwalten – Kontoauszüge einlesen und verbuchen

Deine Bankbewegungen gehören in die Buchhaltung. Statt jede Zahlung von Hand zu erfassen, liest du den Kontoauszug als Datei ein. Webling schlägt dir dann für jede Zahlung die passende Buchung vor – bei QR-Rechnungen sogar automatisch anhand der Referenznummer. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.

• Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnen und diese als «bezahlt» markieren.
• Eine Sammelgutschrift (z. B. mehrere QR-Zahlungen an einem Tag) auf die einzelnen Rechnungen aufteilen.
• Ausgaben, Gebühren und übrige Bewegungen als manuelle Buchung erfassen.

Du benötigst eine CAMT-Datei (oder ein ZIP mit mehreren Auszügen) aus deinem Online-Banking. Empfohlen ist camt.053 mit Detailangaben.

→ Details dazu: Elektronische Auszüge beziehen

1. Gehe zu «Buchhaltung» (1)  → «Bankkonten» (2) und wähle dein Konto (z. B. «PostFinance»).
2. Klicke auf «Bankdaten einlesen (CAMT/XML)» (3).
3. Lade deine Datei über «Datei auswählen» (4) hoch und klicke auf «Weiter» (5). Du kannst CAMT-, XML-, ZIP- oder GZ-Dateien hochladen.

1. Webling zeigt dir unter «Vorschau» (1) alle Zahlungen, die es in der Datei gefunden hat. Prüfe die Liste. Mit einem Klick auf eine Zahlung siehst du unter «Zahlungsdetails» (2) alle Angaben aus der Bankdatei.
2. Klicke auf «X Zahlungen einlesen» (3), um die Zahlungen zu importieren.

Nach dem Einlesen erscheint oben der Hinweis: «X Zahlungen müssen noch verbucht werden».

1. Klicke auf «Verbuchung jetzt starten» (1), um alle neuen Zahlungen der Reihe nach durchzugehen.
2. Oder wähle einzelne Zahlungen in der Liste an und klicke auf «Zahlung verbuchen» (2).

Im Fenster «Zahlung verbuchen» siehst du rechts unter «Zahlungsinfos der Bank» alle Angaben zur Zahlung (Betrag, Datum, Debitor, Referenz). Diese helfen dir bei der Zuordnung. Links wählst du, wie du die Zahlung verbuchst.

Für Zahlungseingänge, die zu einer Rechnung gehören:

1. Webling kann auch schwierige Fälle der richtigen Rechnung zuordnen.
2. Falls es nicht möglich ist: Wähle «Zahlung für Rechnung» (1).
3. Suche im Feld «Rechnung suchen …» (2) die passende Rechnung und wähle sie aus. Gibt es die Rechnung noch nicht, klickst du auf «Neue Rechnung erstellen» (3).
4. Klicke auf «Zahlung verbuchen und nächste Zahlung» (4), um direkt zur nächsten Zahlung zu springen.

Bei QR-Rechnungen mit Referenznummer schlägt Webling die passende Rechnung stets automatisch vor.

Zahlt die Bank mehrere Eingänge als eine Sammelgutschrift aus, und es sind nicht genügend Informationen für eine automatische Zuweisung vorhanden, teilst du den Betrag auf die einzelnen Rechnungen auf:

1. Klicke auf «Mehrere Rechnungen wählen» (1).
2. Setze bei allen betroffenen Rechnungen ein Häkchen (2). Webling zeigt dir laufend an, wenn der Betrag noch nicht aufgeht («Es fehlen noch …») (3).
3. Verbuche, sobald die ausgewählten Rechnungen dem Gesamtbetrag entsprechen.

Für Bewegungen ohne Rechnung (z. B. Bankgebühren, Ausgaben, Zinsen):

1. Wähle «Manuelle Buchung» (1).
2. Erfasse «Betrag» (2) und «Buchungstext» (3) und wähle das «Gegenkonto» (4) – also das Konto, auf das die Buchung gehört (z. B. ein Aufwandskonto). Bei Bedarf hängst du unter «Beleg» ein Dokument an oder wählst eine «Kostenstelle».
3. Möchtest du eine Zahlung aufteilen, so klickst du auf «Weitere Teilbuchung» (5) und erfasst eine zweite Teilbuchung. Die «Zusammenfassung» (6) zeigt dir den Total-Betrag.

Manchmal passt eine Zahlung nicht sauber zu genau einer offenen Rechnung. Webling zeigt dir das an und bietet dir für jeden Fall eine Lösung.

A) Es wurde zu viel bezahlt:

Zahlt ein Mitglied mehr, als die Rechnung fordert, hast du drei Möglichkeiten:

• Betrag nicht verbuchen: Webling ignoriert den zu viel bezahlten Teil.
• Zusatzbuchung auf ein Ertragskonto: Webling bucht den Mehrbetrag direkt vom gewählten Ertragskonto aufs Bankkonto. Diese Buchung hängt nicht an der Rechnung.
• Rechnung erhöhen und abschliessen: Du hebst den Rechnungsbetrag auf den bezahlten Betrag an und schliesst die Rechnung ab. Alternativ fügst du der Rechnung eine Zusatzposition hinzu oder erstellst gleich eine neue Rechnung.

B) Die Rechnung ist bereits beglichen:

Diesen Hinweis zeigt Webling, wenn du die Zahlung schon aus einer früheren Datei eingelesen hast oder das Mitglied die Rechnung doppelt bezahlt hat. Dir stehen dieselben Möglichkeiten offen wie bei einer Überzahlung.

C) Die Rechnung wurde mehrfach bezahlt:

Dieser Fall trifft zu, wenn ein Mitglied dieselbe Rechnung doppelt bezahlt hat und die Rechnung in Webling noch offen ist (zwei Zahlungen über den vollen Betrag in derselben Datei). Auch hier wählst du aus denselben Möglichkeiten.

D) Die Zahlung gehört zu einer anderen Periode:

Dieser Fall trifft zu, wenn ein Mitglied eine alte Rechnung aus einem früheren Jahr bezahlt – zum Beispiel mit einem alten Einzahlungsschein. Auch hier stehen dir dieselben Möglichkeiten zur Verfügung.

Es kommt vor, dass Webling eine Zahlung beim Einlesen nicht automatisch einer Rechnung zuweist. Das sind die häufigsten Gründe:

• Die Datei enthält zu wenig Angaben: Lade ein camt.053 mit Detailangaben oder ein camt.054 herunter. Nicht jedes CAMT-Format enthält die Referenznummern der Rechnungen. → Welches CAMT-Format verwenden?
• Du hast eine CSV- oder Excel-Datei hochgeladen: Diese Formate sind nicht standardisiert und enthalten oft nicht alle nötigen Angaben. Lade, wenn möglich, eine CAMT/XML-Datei hoch.
• Die Rechnung hat keine Referenznummer: Rechnungen ohne Referenznummer (alte rote Einzahlungsscheine) kann Webling nicht automatisch zuordnen. Das klappt nur mit orangen Einzahlungsscheinen und QR-Rechnungen.
• Die Rechnung stammt aus einem anderen Programm: Rechnungen aus einem fremden System tragen Referenznummern, die Webling nicht kennt. Die Zuordnung klappt dann nicht.
• Du hast die Rechnung gelöscht: Jede Rechnung hat eine eindeutige ID. Löschst du eine verschickte Rechnung, lässt sich die Zahlung nicht mehr zuordnen. Buche verschickte Rechnungen darum lieber aus, statt sie zu löschen.

Was tun mit einer Zahlung, die zu keiner Rechnung passt?

• Auf das Kreditorenkonto verbuchen: So behältst du alle Angaben aus der Bankdatei (Betrag und Datum). Beschwert sich später ein Mitglied über eine Mahnung, findest du anhand von Betrag und Datum heraus, von wem die Zahlung stammt.
• Die Bank nachforschen lassen: Du kannst deine Bank bitten, die Zahlung mit dieser Referenz zurückzuverfolgen. Beachte, dass das meist Kosten verursacht.
• Im alten System einlesen: Stammt die Zahlung aus einem früher genutzten Buchhaltungssystem, liest du die Datei dort ein. Sobald du die Zahlung dem Mitglied zuordnen kannst, schliesst du die Rechnung in Webling von Hand ab.