PLZ und Ort aus einem Feld in zwei Felder aufteilen

Viele Vereine führen die Adresse ihrer Mitglieder in einem einzigen Textfeld, zum Beispiel «8400 Winterthur». Zum Ausdrucken reicht das. Sobald Webling die Adresse aber strukturiert braucht, fehlt die Trennung: Die QR-Rechnung erwartet die Postleitzahl und den Ort in zwei getrennten Datenfeldern. Auch die Suche nach einer Region oder das Sortieren nach Postleitzahl funktioniert nur, wenn die PLZ allein in einem Feld steht.

Webling rechnet nicht selbst. Ausser bei Datumsfeldern gibt es keine berechneten Felder, die einen Feldinhalt automatisch zerlegen. Du teilst die Daten deshalb ausserhalb von Webling auf, in Excel. Von Hand jedes Mitglied nachbearbeiten musst du trotzdem nicht: Du exportierst die Daten, trennst sie mit zwei Formeln und spielst sie über den Mitglieder-Import wieder zurück. Webling erkennt jedes Mitglied an seiner ID.

• QR-Rechnungen: PLZ und Ort müssen als eigene Felder vorliegen.
• Suchen und Gruppieren: Du findest alle Mitglieder mit PLZ 8400 oder legst eine gespeicherte Suche pro Region an.
• Serienbriefe und Etiketten: Webling setzt die Adresse sauber zusammen.
• Sortieren: Du sortierst die Mitgliederliste nach Postleitzahl.

Das Ziel sieht so aus: Aus der Spalte «PLZ ORT» werden zusätzlich die beiden Spalten «PLZ» und «ORT».

Der oft einfachste Weg, eine solche Aufgabe zu lösen, ist über Excel oder eine Tabellenkalkulationssoftware, wie Google Sheets oder Apple Numbers mit vergleichbaren Funktionen. Das nachstehende Beispiel kann entsprechend auch auf viele andere Datenmanipulationen angewendet werden.

Exportiere zuerst alle Mitglieder mit allen Feldern und lege die Datei zur Seite. Falls beim Aktualisieren etwas schiefgeht, hast du den Ursprungszustand.

1. Gehe zu «Mitglieder» (1) → «Alle» (2).
2. Blende über «Felder» (3) die Spalten «ID» (4) und dein kombiniertes Feld (hier «PLZ Ort») (5) ein.
3. Klicke auf «Exportieren» (6).
4. Wähle «Aktuelle Ansicht» (7) und klicke auf «Alle exportieren» (8).

Öffne die Datei in Excel. In unserem Beispiel steht die ID in Spalte A und «PLZ Ort» in Spalte B.

1. Schreibe in Zelle C1 den Titel PLZ.
2. Schreibe in Zelle C2 die Formel wie unten angezeigt → der Befehl LINKS liest das Feld, in diesem Fall B2 von links und extrahiert die ersten vier Zeichen.
3. Ziehe die Formel nach unten bis zur letzten Zeile. Am schnellsten geht das mit einem Doppelklick auf das kleine Quadrat unten rechts an der Zelle (der Mauszeiger wird zum +), sofern sich Excel an der Spalte links ohne Unterbruch nach unten hangeln kann.

=LINKS(B2;4)

Die Formel nimmt die ersten vier Zeichen aus Zelle B2, also «8400», und zeigt sie als Resultat.

1. Schreibe in Zelle D1 den Titel Ort.
2. Schreibe in Zelle D2 die Formel wie unten → der Befehl TEIL liest das Feld, in diesem Fall B2 von links, beginnt aber erst bei der sechsten Stelle und extrahiert die nächsten 99 Zeichen.
3. Ziehe die Formel nach unten bis zur letzten Zeile. Am schnellsten geht das mit einem Doppelklick auf das kleine Quadrat unten rechts an der Zelle (der Mauszeiger wird zum +), sofern sich Excel an der Spalte links ohne Unterbruch nach unten hangeln kann.

=TEIL(B2;6;99)

Die Formel liest ab dem fünften Zeichen und nimmt bis zu 99 Zeichen mit. Sie überspringt also die vier Ziffern und das Leerzeichen dahinter.

Die beiden Formeln oben passen auf vierstellige Postleitzahlen, wie sie die Schweiz und Österreich verwenden. Für Deutschland mit fünf Stellen lauten sie:

=LINKS(B2;5)
=TEIL(B2;7;99)

Mischst du Länder oder bist du unsicher, nimm diese beiden Formeln. Sie suchen das erste Leerzeichen und schneiden genau dort:

=LINKS(B2;FINDEN(" ";B2)-1)
=TEIL(B2;FINDEN(" ";B2)+1;99)

Prüfe die Spalten kurz durch, bevor du weitergehst. Zeilen ohne Leerzeichen oder mit leerem Feld ergeben eine Fehlermeldung wie #WERT!. Korrigiere diese Zeilen oder lösche sie aus der Datei.

Speichere die Datei anschliessend als Excel- oder CSV‑Datei. Webling kann sowohl Excel- als auch CSV‑Dateien lesen. Bei Excel liest Webling das Resultat und nicht die Formel aus.

• Gehe zu «Mitglieder» (1) → «Mitglieder importieren» (2).
• Klicke unter «Bestehende Mitglieder aktualisieren» (3) auf «bestehende Daten aktualisieren» (4).
• Wähle bei «Datei hochladen» (5) deine Datei aus.

Im Schritt «Dateivorschau» setzt du folgende Optionen:

1. Aktiviere «Erste Zeile enthält Titel (Nicht importieren)» (1).
2. Aktiviere «Bestehende Mitglieder aktualisieren» (2).
3. Wähle bei «Eindeutiges Feld in der Datei» die Spalte «ID» (3).
4. Wähle bei «Eindeutiges Feld in Webling» ebenfalls «ID» (4).

Kontrolliere die Vorschau (5) darunter. Dort siehst du, wie viele Mitglieder Webling gefunden hat und ob die Spalten richtig getrennt sind.

Webling vergleicht die Titel in der ersten Zeile deiner Datei mit den Namen der bestehenden Datenfelder. Findet es einen gleichen Namen, ordnet es die Spalte automatisch zu. Deshalb steht «PLZ Ort» im Schritt «Spalten zuordnen» bereits fertig zugeordnet da, während «PLZ» und «Ort» leer bleiben: Diese Felder gibt es in Webling noch nicht.

Kontrolliere die automatischen Zuordnungen trotzdem. Webling geht bei einem Namenstreffer davon aus, dass er stimmt.

Die beiden neuen Felder legst du direkt hier an:

1. Klicke in der Zeile «PLZ» auf «Neues Datenfeld erstellen».
2. Klicke im Dialog auf «Weitere anzeigen» und wähle den Vorschlag «PLZ». Es handelt sich um eine Variante der Adresszeile. Webling behandelt das Feld damit als Teil der Adresse und verwendet es unter anderem für QR-Rechnungen.
3. Lege im zweiten Schritt den Namen fest.
4. Wiederhole das für die Zeile «Ort» mit dem Vorschlag «Ort».

Du kannst diese Feldtypen mehrfach anlegen, zum Beispiel für eine zweite Adresse «Privat» und «Geschäft». Gib den Feldern dann sprechende Namen wie «PLZ privat» und «PLZ Geschäft».

Die Zuordnung für das alte Feld «PLZ Ort» kannst du leer lassen. Dann rührt Webling dieses Feld nicht an. Lässt du die automatische Zuordnung stehen, schreibt Webling denselben Wert nochmals hinein, was ebenfalls kein Problem darstellt.

Wenn alle drei Zeilen richtig zugeordnet sind (1), klicke auf den grünen Knopf «78 Mitglieder aktualisieren» (2). Die Zahl zeigt, wie viele Mitglieder Webling ändert. Du kannst das Feld «PLZ Ort» auch auf «--nicht importieren--» (3) stellen.

Webling meldet «Die Mitglieder wurden erfolgreich aktualisiert».

Gehe zurück zu «Mitglieder» → «Alle» und blende über «Felder» die neuen Spalten «PLZ» und «Ort» ein. Prüfe ein paar Mitglieder, besonders solche mit mehrteiligen Ortsnamen wie «La Chaux-de-Fonds».

Stimmen die Daten, kannst du das alte Feld «PLZ Ort» unter «Mitglieder» → «Datenfelder bearbeiten» löschen. Warte damit ein paar Tage. Wenn du ein Datenfeld löschst, löscht Webling auch alle Werte darin. Deine Sicherung aus Schritt 1 bleibt dein Rückweg.

Willst du den Inhalt gar nicht zerlegen, sondern nur den Typ eines Feldes wechseln, brauchst du den Umweg über Excel nicht. Ein Beispiel: Deine PLZ steckt in einem Zahlenfeld, du willst aber auch britische Postleitzahlen wie «SW1A 1AA» erfassen und brauchst dafür ein Textfeld.

In diesem Fall duplizierst du das Datenfeld unter «Mitglieder» → «Datenfelder bearbeiten», legst beim Duplikat den neuen Feldtyp fest und übernimmst die bestehenden Inhalte gleich mit.

• Datenfelder einrichten
• Datenfelder kopieren (duplizieren)
• Berechtigungen auf Datenfelder
• Wie verschiebe ich Datenfelder und Kategorien?