Wenn deine E-Mails öfter nicht ankommen oder im Spam-Ordner landen, kann das unterschiedliche Gründe haben. Einer der häufigsten Gründe ist jedoch, dass die Absenderadresse nicht verifiziert ist. In diesem Fall verwendet Webling automatisch @emails.webling.ch als Absender. Dieser Absender erscheint im Mailprogramm als "via webling.ch". Bei dieser Methode kann es jedoch vorkommen, dass nicht alle E-Mails ankommen oder im Spam-Ordner landen.
Du kannst dies ändern, indem du eine eigene E-Mail-Domäne einrichtest. Eine Anleitung dazu findest du weiter unten.
Warum muss ich meinen Absender verifizieren?
Einige E-Mail-Empfänger prüfen, ob die empfangene E-Mail von demselben Server stammt, auf dem sich auch die zugehörige Website befindet. Ist dies nicht der Fall, stufen einige E-Mail-Empfänger die Nachricht als Spam ein. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, da sonst jeder in deinem Namen E-Mails versenden könnte. Um Webling zu erlauben, auch in deinem Namen E-Mails zu versenden, ohne dass diese als Spam eingestuft werden, kannst du die Absender-Domain verifizieren (also z.B. @dein-verein.com). Dies ist allerdings nur möglich, wenn dein Verein eine eigene Domain besitzt. Bei Absenderadressen von GMX, Gmail, Hotmail etc. ist dies leider nicht möglich.
Wie du deine Domain verifizieren kannst, ist weiter unten beschrieben.
Eine E-Mail Domain einrichten
Du kannst eine eigene E-Mail Domain von Webling verifizieren lassen. In der Administration unter "Einstellungen" > "E-Mail Domains" kannst du die Domain eintragen, von welcher du E-Mails versendest.
Sobald du den Eintrag hinzugefügt hast, werden die benötigten DNS Einträge angezeigt. Der Webseiten-Administrator sollte diese DNS Einträge hinterlegen können.
Die Einträge sind im Format:
[Subdomain] [TYP] [Wert]
emails.beispiel-verein.com CNAME u2309200.wl201.sendgrid.netDie drei Spalten sind jeweils mit einem Leerzeichen getrennt.
Bei einigen Webseiten-Hostern müssen sie diese DNS-Einträge in einem Formular eingeben. In unserem Beispiel wären die Werte:
Domain/Zone/Subdomain: emails.beispiel-verein.com
Typ: CNAME
Wert/Value: u2309200.wl201.sendgrid.net
Was ist DNS?
Ein DNS (Domain Name System) wird hauptsächlich verwendet, um z.B. www.deinverein.com in eine maschinenlesbare Adresse (IP) umzuwandeln. DNS wird aber auch verwendet, um anderen Servern zu erlauben, E-Mails mit dem Absender deiner Domain zu versenden. Dies geschieht durch spezielle DNS-Einträge.
Was ist DKIM?
DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine Sicherheitsmethode, bei der E-Mails mit einem digitalen "Siegel" versehen werden, um nachzuweisen, dass sie tatsächlich von der angegebenen Internetadresse stammen und nicht unterwegs verändert wurden. Dieses Siegel hilft Empfängern zu erkennen, ob eine E-Mail echt ist oder nicht und schützt so vor Betrug und Phishing. Wenn du eine E-Mail-Domain authentifizierst, richtet Webling DKIM automatisch ein.
Was ist DMARC?
Mit DMARC können Inhaber von Internetadressen festlegen, was geschehen soll, wenn eine E-Mail nicht als authentisch erkannt wird (z. B. wenn die DKIM-Prüfung fehlschlägt). Beispielsweise kann festgelegt werden, dass solche E-Mails immer zurückgewiesen oder direkt in den Spam-Ordner verschoben werden.
Was ist SPF?
SPF wird heute von fast allen Empfangsservern genutzt um zu überprüfen, ob das Versandsystem (z.B. Webling) authorisiert ist, mit deiner Domain E-Mails zu versenden. Wir empfehlen dringend, deinen SPF-Eintrag so zu erweitern, dass die Webling-Mailserver explizit erwähnt sind. Das sieht dann zum Beispiel so aus:
beispiel-domain.de TXT v=spf1 include:mailservers.webling.ch +mx +a -all
Wichtig:
Achte auf das letzte Wort "all" bzw. das Zeichen davor. Ein "-all" bedeutet, dass nur die im SPF-Eintrag erwähnten Server, mit deiner Domain Nachrichten verschicken dürfen. Ein "-all" ist am sichersten, so verhinderst du, dass jemand anders mit deiner Domain Spam verschicken darf und deine Domain eine schlechte Spam-Reputation bekommt. Allerdings bedeutet das auch, dass jedes System, mit welchem du E-Mails verschicken willst, im SPF-Eintrag vorkommen muss. Mit "+mx" und "+a" sind die MX- & A-Einträge im DNS deiner Domain auch mit drin. Sprich der normale Mailserver und Webserver deiner Domain darf auch mit deiner Domain senden. Einige Domain-Hoster haben jedoch eigene zusätzliche Mail-Versandsysteme, welche dann auch im SPF mit drin sein müssen.
Mit dem folgenden Link kannst du dir einen SPF automatisch zusammenstellen:
Hinweis: Falls du dir nicht sicher bist, wende dich an den Support von deinem Domain-Anbieter oder lass dich von einer fachkundigen Person beraten.
Warum verwendet Webling kryptische Absender?
Webling verwendet als Absender manchmal kryptische Absender wie "cgzuicb4orqfv52tloeuw4f6lujom9@mailer.webling.ch". Diese Absender sind nötig, um zu verhindern dass deine E-Mails im Spam landen. Viele E-Mail Dienste markieren E-Mails als Spam, wenn die E-Mails nicht vom selben Server versendet wurden, auf welchem auch die entsprechende Webseite abgelegt ist. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, da sonst jeder in deinem Namen E-Mails senden könnte. Darum verwendet Webling diese Absender.
Du kannst diese kryptischen Absender loswerden, indem du eine E-Mail Domain einrichtest. Eine Anleitung dafür findest du weiter oben.