Übergabe von Webling an einen Nachfolger

Personalwechsel im Vorstand gehören zum Alltag. Für "normale" Vorstandsmitglieder mit einem Webling Benutzer ist eine solche Übergabe kein Problem. Es wird ein entsprechender neuer Benutzer erstellt und der alte gelöscht oder die Rechte entzogen. Etwas mehr zu beachten gibt es, wenn es nur einen einzigen Benutzer auf Webling mit Administrationsrechten gibt. In diesem Fall gibt es in dieser Anleitung ein paar Tipps, damit die Übergabe bei Webling reibungslos funktioniert.

Neuen Benutzer erstellen

Dein Nachfolger benötigt für die Nutzung von Webling einen eigenen, neuen Benutzer. Dieser kann in der Administration unter "Benutzer" erstellt werden. Klicke dazu auf den Knopf "Neuer Benutzer". Beim zweiten Schritt "Berechtigungen festlegen" aktivierst du die Checkbox "Administrator (hat alle Rechte)" damit dein Nachfolger vollständigen Zugriff auf Webling erhält.

Kontakt- und/oder Rechnungsadresse des Vereins ändern

Vielfach ist der Administrator auch als Kontaktperson in der Aboverwaltung eingetragen. Wir empfehlen das zu kontrollieren und gegebenfalls anzupassen:

  1. Klicke in der Administration links im Menü auf "Rechnung".
  2. Klicke am unteren Rand der Seite auf den Knopf "Adresse ändern".

An dieser Stelle kann auch gleich die Rechungsadresse angepasst werden, wenn die Rechnung von Webling an eine neue Adresse geschickt werden soll.

Persönliche Dokumente übertragen

Das ist vor allem dann wichtig, falls in deinem Webling persönliche Dokumente (Dateien) abgespeichert sind, die für die Vereinsarbeit auch vom deinem Nachfolger benötigt werden. Um diese zu übertragen, melde dich mit dem "alten" (deinem) Benutzer an. Klicke dann auf "Dokumente" > "Persönliche Daten". Markiere alle Dateien und Ordner und klicke dann oberhalb der Liste auf "Herunterladen".

Melde dich anschliessend mit dem "neuen" Benutzer (deines Nachfolgers) an und gehe wieder in die Dokumente > Persönliche Daten. Klicke nun auf "Dateien hochladen", um die zuvor heruntergeladenen Dateien hier abzuspeichern. Diese Dokumente sind somit nicht verloren gegangen und können deinem Nachfolger die Arbeit mit Webling erleichtern.

Mitglieder über den Wechsel informieren (falls erwünscht)

Falls du die/einige Mitglieder über den Zuständigkeitswechsel informieren möchten, kannst du dies einfach über die Mail- oder Serienbrieffunktion tun. In diesem Schreiebn kann auch gerade die neue Korrespondenz (z.B. neue Adresse, Mail, Tel, etc.) angegeben werden.

Alten Benutzer löschen (8-ung! nicht zu hastig)

Zum Schluss kann der alte, nicht mehr genutze Benutzer gelöscht werden. Wir empfehlen jedoch, dies erst nach ein paar Tagen/Wochen nach dem offiziellen Wechsel zu tun. In der ersten Phase zeigt sich schnell, ob alles richtig eingerichtet und übergeben wurde, um ohne Einschränkungen mit Webling arbeiten zu können. Falls in der Einstiegszeit Probleme auftreten sollten, steht der "alte" Benutzer nach wie vor zur Verfügung und kann evtl. zur Lösung beitragen.

Alternativ kann der Benutzer auch einfach "deaktiviert" werden. Sprich du entziehst dem alten Benutzer mit dem neuen Benutzer die Zugriffsrechte oder du gibst über die Administration dem alten Benutzer ein Passwort, welches der alte Verwalter nicht kennt. Auch diesen Schritt empfehlen wir erst vorzunehmen, wenn die Übergabe über die Bühne ist und der neue Verwalter eingearbeitet ist.

Viele dieser Schritte sind nicht notwendig, falls der eigene Benutzer übergeben wird. In diesem Fall erhält der Nachfolger auch Zugriff auf die persönlichen Vorlagen, die persönlichen Dateien und auf die verschickten Nachrichten. (E-Mail und SMS)

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