Webling importiert Mitgliederdaten aus Excel zuverlässig. Manchmal sind die Daten aber ungewöhnlich formatiert. Für diese Fälle haben wir einige Tipps und Tricks für dich.
Leerzeilen
Einige Programme exportieren zusätzliche Zeilen in deinem Excel und füllen diese mit unsichtbaren Steuerzeichen. Die meisten davon sortieren wir beim Import automatisch aus. Ist das nicht der Fall, werden leere Mitglieder importiert. Um das zu verhindern empfehlen wir alle Leerzeilen und auch Leerspalten zu löschen. Denn auch wenn du nichts siehst in deinem Excel, ist da vielleicht etwas drin.
Das Löschen ist einfach. Markiere alle Zeilen oder Spalten und lösche sie dann mit einem Rechtsklick, wie in diesem Bild:
Spaltentitel auf erster Zeile
Falls dein Excel in der ersten Zeile nicht die Spaltentitel enthält, erkennt Webling deine Datenfelder nicht korrekt
Lösche daher alle Zeilen ( 1 ), welche oberhalb der Spaltentitel ( 2 ) sind. So dass die Spaltentitel danach in der ersten Zeile sind.
Formatierungen entfernen
In seltenen Fällen verhindern Text-Formatierungen den korrekten Import. Deshalb empfehlen wir Formatierungen zu löschen. Markiere alle Zellen mit einem Klick oben links ( 1 ) und lösche dann die Formate ( 2 ).
Zeichensatzprobleme mit CSV
Eine CSV Datei ist eine reine Textdatei ohne Formatierungen oder Informationen zum Zeichensatz. Deshalb ist es schwierig, de Zeichensatz korrekt zu erkennen. Das führt dazu, dass Spezialzeichen falsch dargestellt werden. Offensichtlich ist das bei Umlauten.
Eine gute Lösung ist es, wenn du deine CSV Datei vor dem Import in eine richtige Excel-Datei umwandelst. Öffne deine CSV Datei in Microsoft Excel oder einem kostenlosen Programm wie LibreOffice. Wenn deine Spezialzeichen inklusive Umlaute dort korrekt angezeigt werden, speichere die Datei im Excel (XLSX) Format ab:
Falls es mit Excel nicht klappt, versuche es mit LibreOffice. Damit hast du beim Öffnen deiner CSV Datei die Möglichkeit den Zeichensatz auszuwählen.
Datum Probleme
Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten, wie man ein Datum darstellen kann. Der Import weiss zum Beispiel bei zweistelligen Jahren nicht, ob damit 1920 oder 2020 gemeint ist. Manche Programme exportieren das Datum aber auch im amerikanischen Format (MM.TT.), wo der Tag und Monat vertausch sind. Stelle daher bereits im Excel sicher, dass du eines der folgenden Formate verwendest:
- TT.MM.JJJJ (z.B. 31.12.2020)
- JJJJ-MM-TT (z.B. 2020-12-31)
Formeln umwandeln
In einigen Fällen ist es möglich, dass nicht das Resultat von Formelfeldern, sondern die Formel selber importiert wird. Um das zu verhindern gehe wie folgt vor:
- Öffne eine zweite leere Excel Datei
- Markiere und kopiere in der Originaldatei alle Spalten
- Füge in der leeren Excel Datei die Daten wie auf dem Bild ersichtlich ein:
Speichere die neue Datei unter einem neuen Namen und importiere die neue Datei.
Mehrfachauswahlfeld importieren
Um Daten in ein Mehrfachauswahlfeld zu importieren, so dass schlussendlich mehrere Optionen angewählt sind, müssen die unterschiedlichen Werte in der Import-Datei mit einem Komma getrennt sein:
Beispiel: Orange,Rot,Blau