Dein Verein nimmt vorübergehend keine neuen Mitglieder auf, das Anmeldeformular auf der Website bleibt aber online. Mit zwei Formularen und einer einzigen Einstellung zeigst du Interessenten in diesem Fall eine Meldung zum Aufnahmestopp und leitest sie auf eine Warteliste weiter. So geht dir niemand verloren, und du kannst die Leute anschreiben, sobald wieder Plätze frei sind.
So funktioniert es
Jedes Neumitglieder-Formular in Webling legt neue Einträge in einer Gruppe ab. In den Einstellungen des Formulars legst du fest, wie viele Mitglieder diese Gruppe höchstens enthalten darf. Ist die Zahl erreicht, blendet Webling die Formularfelder aus und zeigt stattdessen einen Text an, den du selbst schreibst. In diesen Text setzt du den Link zum Wartelisten-Formular.
1. Gruppen anlegen
Leg unter «Mitglieder» → «Gruppen bearbeiten» → eine Obergruppe «Neumitglieder» mit zwei Untergruppen an:
- Anmeldungen für Interessenten, die sich regulär anmelden
- Warteliste für Interessenten, die sich während eines Aufnahmestopps eintragen
Neue Einträge landen so getrennt von deinen bestehenden Mitgliedern. Du prüfst sie und verschiebst sie danach in die passende Mitgliedergruppe.
2. Zwei Formulare erstellen
Öffne «Mitglieder» → «Formulare» und erstelle mit «Formular erstellen» zwei Formulare:
| Formular | Mitgliedergruppe |
|---|---|
| Anmeldung für Neumitglieder | Anmeldungen |
| Anmeldung für Warteliste | Warteliste |
Die Felder wählst du im Reiter «Formularfelder». Für die Warteliste reichen meist Name, Adresse und E-Mail. Im Reiter «Einstellungen» schreibst du beim Wartelisten-Formular einen kurzen Informationstext, zum Beispiel: «Bitte trage dich in die Warteliste ein. Wir werden dich kontaktieren, sobald wieder Plätze frei werden.»
Kopier dir den öffentlichen Link des Wartelisten-Formulars. Du findest ihn oben im Reiter «Formularfelder» oder in der Übersicht unter «Formular anzeigen».
3. Meldung zum Aufnahmestopp vorbereiten
Öffne das Formular «Anmeldung für Neumitglieder», wechsle in den Reiter «Einstellungen» und scrolle nach unten zum Feld «Text», falls die Gruppe schon voll ist. Trag dort die Meldung ein und füg den Link zur Warteliste an, zum Beispiel:
Leider nehmen wir gegenwärtig keine neuen Mitglieder auf.
Du kannst dich jedoch gerne auf die Warteliste setzen lassen und wir kontaktieren dich, sobald wieder Plätze frei werden.
Warteliste https://demo.webling.ch/forms/memberform/248565d132168575c5be
Den Text kannst du jederzeit hinterlegen. Webling zeigt ihn erst an, wenn die Gruppe voll ist. Lass das Feld «Maximale Anzahl Mitglieder» vorerst leer, dann bleibt das Formular unbegrenzt offen.
4. Aufnahmestopp einschalten
Trag im selben Formular unter «Maximale Anzahl Mitglieder» die Zahl 1 ein und klick auf «Speichern». Rechts neben dem Feld siehst du, wie viele Einträge die Gruppe «Anmeldungen» gerade enthält.
Ab sofort sieht jeder, der das Anmeldeformular öffnet, statt der Eingabefelder deine Meldung mit dem Link zur Warteliste:
Der Link auf deiner Vereinswebsite bleibt unverändert. Du musst also nichts an der Website anpassen.
5. Aufnahmestopp aufheben
Sobald ihr wieder Mitglieder aufnehmt, öffnest du das Formular «Anmeldung für Neumitglieder», leerst das Feld «Maximale Anzahl Mitglieder» und speicherst. Das Formular nimmt dann wieder Anmeldungen entgegen. Den Text zum Aufnahmestopp kannst du stehen lassen, er bleibt bis zum nächsten Mal unsichtbar.
Danach schreibst du die Personen in der Gruppe «Warteliste» an, zum Beispiel mit «Versenden» → «E‑Mail» direkt aus der Gruppe.
Gut zu wissen
- Die Gruppe darf nicht leer sein. Der Wert 1 schliesst das Formular nur, wenn in «Anmeldungen» bereits mindestens eine Person steht. Ist die Gruppe leer, lässt Webling noch eine Anmeldung durch. Trag in diesem Fall die aktuelle Anzahl ein oder lass einen Eintrag in der Gruppe stehen.
- Der Link in der Meldung ist nicht anklickbar. Das Textfeld übernimmt nur reinen Text. Interessenten müssen die Adresse kopieren und im Browser einfügen. Setz den Link zur Warteliste deshalb zusätzlich auf deine Vereinswebsite, etwa direkt neben den Link zum Anmeldeformular.
- Kontrolliere den Link vor dem Speichern. Öffne die Adresse aus deiner Meldung einmal selbst und prüf, ob das Wartelisten-Formular erscheint.