Webling Tutorial, Einstieg & Vorwort

Willkommen beim Webling Tutorial! Diese Anleitung ist für Einsteiger, allerdings sind einige Themen auch für fortgeschrittene Benutzer interessant. Die Themen & Abschnitte sind so geschrieben, dass keine Vorkenntnisse notwendig sind. Ist ein Thema für dich nicht relevant, kannst du es ignorieren und überspringen.

Vorbereitungen

Webling ist sehr flexibel und bietet dir viele Möglichkeiten. Bevor du mit der Einrichtung beginnst, empfehlen wir dir, dass du dir einige Gedanken zu deinem Verein und euren Prozessen machst. Denn je nachdem ob du allein mit Webling arbeitest oder auf welche Art ihr zusammenarbeitet, hat grossen Einfluss auf die Konfiguration.

Falls du bereits ein eingerichtetes Webling hast, insbesondere der Mitgliederdaten, überspringe diesen Abschnitt. Beginne direkt mit dem Thema 1: Webling Grundlagen. Das gilt auch, falls du mit unseren Beispieldaten in der Live-Demo arbeitest:

Prozesse

Überlege dir, welche Arbeiten du mit Webling machen willst und wer daran beteiligt ist.

Wir machen ein Beispiel mit einem Sportclub mit zwei Sektionen. Für die Mitgliederdaten beider Sektionen ist der Aktuar zuständig.

  • Vorsitzender / Präsident
    • Rundschreiben per Post / E-Mail
    • Einblick in die Finanzen
  • Kassenwart / Kassier
    • Verschicken der Jahresrechnung für Mitgliederbeiträge
    • Verbuchen aller Ein- und Ausgaben
    • Erstellen des Jahresabschlusses
  • Trainer Sektion A
    • Rundschreiben per Post / E-Mail an Sektion A
  • Trainer Sektion B
    • Rundschreiben per Post / E-Mail an Sektion B
  • Aktuar
    • Infos an Neumitglieder per Post / E-Mail
    • Eintragen Adressänderungen
  • Revisor / Steuerberater
    • Einblick in die Finanzen

Deine Prozesse können deutlich einfacher oder auch komplexer sein. Vereine sind sehr individuell und jeder arbeitet etwas anders. Eine Liste hilft dir nicht nur beim Einrichten, sondern auch danach zur Kontrolle.

Auf Grund der Prozessliste sehen wir bereits jetzt Dinge wie:

  • Trainer der jeweiligen Sektion benötigen lediglich Lesezugriff auf die Mitglieder der eigenen Sektion
  • Der Vorsitzende / Präsident benötigt keinen Schreibzugriff
  • Der Kassenwart benötigt Lesezugriff auf alle Mitgliederdaten und Schreibzugriff auf die Buchhaltung
  • Der Aktuar benötigt Schreibzugriff auf die Mitgliederdaten
  • Der Revisor benötigt keinen Zugriff auf Mitgliederdaten, jedoch Lesezugriff auf die Buchhaltung

Je genauer du dir diese Dinge bereits jetzt überlegst, desto weniger Überraschungen gibt es später. Etwas geht immer vergessen, das lässt sich nicht verhindern. Es hilft aber, wenn du dich in die Lage der jeweiligen Person versetzt und dir den Ablauf vorstellst. Eine ungeklärte Frage in diesem Beispiel ist:

Muss der Aktuar dem Neumitglied nach dem Eintritt nicht nur Infos, sondern auch eine Beitragsrechnungen zusenden? Falls nein, informiert er den Kassenwart, damit er das macht?

Checkliste zur Konfiguration

Du hast dir bereits Gedanken zu deinen Prozessen gemacht. Damit bist du gerüstet, um diese Checkliste durchzugehen und danach dein Webling erfolgreich einzurichten.

  • Habe ich an alle Personen und Prozesse gedacht?
    • Siehe Abschnitt oberhalb
  • Welche Datenfelder für Mitglieder benötige ich?
    • Mitgliederdaten
      • Vorname, Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Geburtstag, etc.
    • Vereinsdaten
      • Mitglieder ID (Nummer)
      • Mitgliedsart (z.B. Aktiv, Passiv, Gönner, etc.)
      • Bemerkungen / Notizen
    • Finanzen
      • IBAN, etc.
  • Wer braucht Zugriff auf welche Daten?
    • Wer braucht Lese- oder Schreibzugriff auf Mitgliederdaten?
    • Wer braucht nur auf einen Teil der Mitglieder Zugriff?
  • Habe ich die Mitgliederdaten für den Import bereit?
  • Habe ich den letzten Abschluss der Buchhaltung?
  • Habe ich Vorlagen für Serienbriefe und E-Mails?
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