Webling Tutorial, Thema 2: Mitgliederdaten

Die Mitglieder sind das Herz jedes Vereins. Die Verwaltung ihrer Daten und die Kommunikation mit Ihnen ist eine zentrale und wichtige Aufgabe. Webling bietet dir dafür viele starke Funktionen.

Falls du noch keine Mitgliederdaten in deinem Webling hast oder zusätzliche importieren möchtest, beginne mit dem nächsten Abschnitt. Ansonsten kannst du die nachfolgenden Abschnitte überspringen und direkt mit dem Abschnitt "Anmeldeformulare für Neumitglieder" beginnen.

Inhaltsübersicht

Bevor wir mit den Mitgliedern arbeiten können, müssen wir sie importieren. Vor dem Import ist es wichtig, dass wir uns Gedanken zu den Datenfeldern der Mitglieder machen und diese dann entsprechend konfigurieren.

Mitglieder Datenfelder konfigurieren

Alle Datenfelder deiner Mitglieder kannst du komplett frei definieren. Auch bestehende Datenfelder kannst du bearbeiten oder löschen, falls du sie nicht brauchst. Du brauchst aber nicht nur eine Liste deiner Felder, sondern du musst auch wissen, was für eine Art es sein soll. Bei einem Namen ist das einfach, das ist ein normales Textfeld. Etwas komplizierter wird bei speziellen Datenfeldern.

Spezielle Datenfelder

Nehmen wir als Beispiel einen Sportclub, welcher unterschiedliche Jahresbeiträge erhebt. Beim Erstellen der Rechnungen berechnet dir Webling auf Wunsch die individuellen Beiträge auf Grund der Datenfelder oder auch der Mitgliedergruppen deines Mitglieds. Ein Textfeld (z.B. Vorname) kannst du nicht zur Berechnung verwenden. Diese Datenfelder eignen sich zur Berechnung von Beiträgen:

  • Auswahlfeld (z.B. mit den Optionen «Aktiv», «Passiv», «Gönner», etc.)
  • Mehrfach-Auswahlfeld (Falls mehrere Optionen auswählbar sein müssen.)
  • Betragsfeld (Für sehr individuelle Beiträge oder zusätzliche Kosten.)
  • Zahlfeld (z.B. Um einen Verbrauch zu berechnen oder eine geleistete Anzahl Stunden zu berücksichtigen.)

Zur Berechnung kannst du auch mehrere Datenfelder kombinieren. Darauf gehen wir im Kapitel der Buchhaltung genauer ein. (Siehe «Rechnungsposten»)

Mitglieder organisieren

Im nächsten Abschnitt möchten wir die Mitglieder importieren. Wenn wir uns vor dem Import überlegen, wie wir unsere Mitglieder organisieren, spart uns das später Arbeit. Die wichtigste Frage dabei ist:

Wann benötigen wir eine Mitgliedergruppe und wann ist es besser, ein Datenfeld zu benutzen.

Nehmen wir als Beispiel bei einem Sportclub die Zugehörigkeit zu einer Mannschaft. Entweder du erstellst entsprechende Mitgliedergruppen und speicherst die Mitglieder darin. Oder du erstellst ein Mehrfachauswahlfeld mit allen Mannschaften:

Welches davon die besser Variante ist, hängt davon ab, wie du dein Webling nutzen willst. Meist ist es besser, wenn du dich für ein Datenfeld entscheidest. Der Vorteil liegt dann vor allem beim Erstellen und Bearbeiten deiner Mitglieder. Ist ein Mitglied in mehr als einer Gruppe, musst du das Mitglied nicht in jede Gruppe kopieren oder bei einem Wechsel verschieben. Es reicht die entsprechenden Haken zu setzen.

Eine Mitgliedergruppe kann jedoch etwas, was das Datenfeld nicht kann. Wenn du einem Trainer Zugriff auf seine Mannschaft, aber nicht auf die restlichen Mitglieder erteilen willst, dann sind die Mitgliedergruppe das Richtige für dich. Über die Mitgliedergruppen kannst du die Lese- und Schreibzugriffe pro Gruppe steuern.

Mitglieder Import

Am besten funktioniert der Mitgliederimport mit einer Excel Datei. Webling unterstützt auch CSV Dateien. Da CSV Dateien keine definierten Zeichensätze haben, kann es bei Umlauten und anderen Spezialzeichen zu Fehlern kommen. Deshalb empfehlen wir dir, die CSV zuerst als Excel Datei abzuspeichern. Mehr zum Thema CSV, sowie andere Import Tipps & Tricks:

Wenn dein Webling vorbereitet ist und deine Import Excel bereit liegt, bist du startklar für den Import. Klicke im Mitgliederbereich im linken Seitenmenü auf den Menüpunkt «Mitglieder importieren»:

Der Webling Import Dialog führt dich nun Schritt für Schritt durch den Import. Eine detaillierte Anleitung zu jedem Schritt, inklusive einer Videoanleitung, findest du hier:

Anmeldeformular für Neumitglieder

Erstelle Anmeldeformular für Neumitglieder und baue die Formulare in deine Homepage ein. Mach es einfacher für Interessenten sich als Mitglied anzumelden und spare dir die Arbeit, das Mitglied manuell einzutippen.

Falls du unterschiedliche Mitgliederbereiche hast, kannst du mehrere Formulare erstellen und einbinden. Wenn du alle Mitglieder in einer Gruppe hast, empfehlen wir dir eine neue Untergruppe «Neumitglieder» zu erstellen. So siehst du immer alle Neumitglieder und falls erwünscht, kannst du diese dann noch weiterverarbeiten. Beispielsweise eine Rechnung für Neumitglieder erstellen und ihm einen Willkommensbrief senden.

Neues Formular erstellen

  1. Wähle im Mitgliederbereich links im Menü den Menüpunkt «Formulare». Klicke dann auf den grünen Knopf «Neues Formular».
  2. Wähle einen Namen für dein Formular und bestimme, in welche Mitgliedergruppe die Neumitglieder gespeichert werden sollen. Bestätige die beiden Angaben mit einem Klick auf «Formular erstellen».

Dein Formular ist nun erstellt, aber noch nicht konfiguriert. Bestimme nun, welche Datenfelder dein Mitglied ausfüllen soll und wer alles bei einer Anmeldung benachrichtig werden soll. Im letzten Abschnitt kümmern wir um das Einbauen des Formulars in deine Homepage.

Formular konfigurieren

Klicke in der Formularliste auf das vorhin erstellte Formular. Es öffnet sich ein Dialog in dem du dein Formular konfigurieren kannst. Im ersten Tab siehst du den Link ( 1 ) unter dem dein Formular erreichbar ist. Darunter siehst du eine noch leere Liste von Datenfelder ( 2 ) in deinem Formular und rechts davon eine Liste aller Datenfelder ( 3 ), welche du in dein Formular einfügen kannst.

Klicke auf das Plus ( + ) bei den gewünschten verfügbaren Datenfelder um sie ins Formular einzufügen. Alternativ kannst du sie auch mit der Maus hinüberziehen.

Jedes hinzugefügte Datenfeld bietet dir diverse Einstellungen, um die Ansicht im Formular anzupassen. Den Platzhalter und die Beschreibung kannst du auf Wunsch leer lassen. So wird dein Datenfeld später im Formular angezeigt:

Tipp: Wie dein Formular aussieht, kannst du sehen, wenn du auf den Link am oberen Rand im Dialog klickst. Denke daran, dass nur gespeicherte Einstellungen im Formular sichtbar sind.

Du hast viele weitere Konfigurationsmöglichkeiten wie:

  • Datenschutz/AGB Checkbox im Formular
  • E-Mail Benachrichtigungen
  • Spamschutz

Eine detaillierte Anleitung dazu unter diesem Link: Anmeldeformulare (Beitrittserklärung / Neumitglieder)

Anmeldeformular Einbinden

Am besten ist es, wenn du das erstellte Formular direkt in deine Homepage per iframe einbindest. Es reicht auch nur ein Link zum Formular, allerdings ist es angenehmer und schöner, wenn dein Mitglied direkt auf deiner Homepage bleiben kann. Im vierten und letzten Tab sind alle dafür notwendigen Informationen und ein Stück HTML Code um dein Formular per iframe direkt in deine Homepage einzubauen.

Weiter zum Tutorial Thema 3: Kommunikation (Serienbriefe, E-Mails, Rechnungen ...)

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